5.4. Основи організації комп’ютерної обробки економічної інформації

5.4.1. Підготовка вихідних аналітичних даних

Доброякісність аналізу і вірогідність аналітичних висновків будуть залежати насамперед від якості звітних матеріалів. Помилки, непогодженості і всі інші недоліки, що містяться часом у звітності, можуть відбитися на аналітичних розрахунках, можуть спотворити результати аналізу. Тому попередньою умовою аналізу є ретельна перевірка всіх залучених до аналізу матеріалів. Підготовка даних до аналізу складається головним чином у їхній перевірці, у перевірці якості звітних матеріалів. Важлива роль тут належить, як указувалося раніше, зовнішньому і внутрішньому аудиту.

Перевірка звітних матеріалів проводиться з метою встановлення:

1. правильності оформлення звітів; повноти охоплення всіх підприємств, що підлягають включенню в зведений звіт; правильності підрахунків і обчислень;

2. повноти, якості і термінів проведення інвентаризації, відображення її результатів в обліку і мір, прийнятих по виявленим нестачам;

3. правильності показаних у балансі торгових націнок на залишок нереалізованих товарів;

4. відповідності показників звітності по платежах у бюджет і фінансуванню з бюджету даним фінансових органів;

5. обґрунтованості і законності змін статутного капіталу, списання втрат по операціях минулих років, по нестачах, списання утрат від стихійних лих, від ліквідації основних засобів і ін.;

6. правильності оцінки статей балансу відповідно до діючих положень.

Економічна інформація, яка використовується в процесі аналізу виробничо-господарської діяльності підприємств, повинна відповідати ряду вимог, а саме: повноті даних, достовірності, адитивності, прогнозованості інформації тощо.

Вимога повноти даних означає: для аналізу потрібно мати інформацію як в цілому по організації, так і по всіх підрозділах та об'єктах, а також по всіх показниках, що відбивають її діяльність. Така інформація має характеризувати як рівень показника, так і темпи його зміни. З позицій економічного аналізу вимога повноти інформації означає, що в останній мають бути дані, достатньою мірою деталізовані для того, щоб на їх підставі можна було б здійснити вичерпний факторний аналіз.

Водночас існує проблема надлишковості інформації, яка виникає у випадку розходження складу та періодичності даних, необхідних для аналізу, зі змістом обліку та звітності. Надлишковість інформації спричинює збільшення витрат на її збирання, обробку, передачу та зберігання. Недостача ж її призводить до зниження рівня обґрунтованості прийнятих рішень і, відповідно, — до економічних та соціальних втрат. Через це логічніше говорити про необхідний і достатній об'єм інформації для економічного аналізу.

Достовірність інформації. Об'єктивність відображення процесів виробництва, використання трудових, матеріальних, технічних і фінансових ресурсів - основна вимога, якій повинні задовольняти чинні у господарській діяльності будь-якого підприємства системи інформації, обліку та звітності.

Аналіз недостовірних даних можливий, але марний, адже його результати не відповідають реальній дійсності.

Достовірність інформації забезпечується використанням способів її контролю, обліковими перевірками, періодичними ревізіями, системою дисциплінарної матеріальної та кримінальної відповідальності за навмисне перекручення звітності та приписки. Важливий шлях забезпечення достовірності інформації — перехід до організації її збирання, нагромадження, обробки та передачі на основі нової технології, яка ґрунтується на широкому використанні сучасних засобів зв'язку, обчислювальної та організаційної техніки. Це забезпечує як підвищення об'єктивності даних, так і зниження трудомісткості робіт з організації інформаційних потоків.

Уся підібрана для аналізу інформація, і насамперед показники обліку і звітності, мають бути ретельно перевірені за формою і змістом.

При перевірці за формою встановлюється правильність оформлення документів і звітів з погляду повної наявності й заповнення всіх реквізитів, підписів, таблиць, арифметичних сум, підсумків; відповідність і спадковість цифр, перенесених з інших документів і за попередні роки, узгодженість цифр у різних формах звіту і взаємозалежних величин.

При перевірці інформації за змістом (а вона може бути здійснена лише на підприємстві) встановлюють відповідність звіту даним бухгалтерського обліку і достовірність самого обліку – його відповідність реальному стану речей та процесам на підприємстві.

Повинно реалізуватись переважання економічного змісту над формою, тобто відображення інформації повинно здійснюватись з позиції економічної сутності операції, а не юридичної форми, яка може передбачати інше трактування.

Вимога адитивності інформації стосується даних про витрати та результати. Вона означає можливість підсумовувати відповідні показники за структурними підрозділами організації та за періодами.

Дотримання вимоги перспективності вихідної інформації означає, що для аналізу необхідні не тільки ретроспективна, а й прогнозна інформація.