Могилевский государственный
технологический колледж
______________________________________
______________________________________
(наименование дисциплины)
Контрольная работа № ________ Вариант №_________
______________________________________
(фамилия)
______________________________________
(имя и отчество учащегося)
______________________________________
Шифр __________ Группа __________
Адрес учащегося: ________________________________________________
Задания для домашней контрольной работы
16.Microsoft Word. Создание документа с помощью функции слияния
37.Методы защиты информации в ЭИС.
62.Типовые операции в системе 1С: Бухгалтерия
1 Microsoft Word. Создание документа с помощью функции- слияния
Текстовый процессор Microsoft Word обладает достаточно большим набором функций, которые позволяют не только быстро, красиво и удобно оформлять документы и текстовые материалы, но также автоматизировать отдельные процессы, например, печать поздравлений и почтовых конвертов при массовой рассылке. Однако большинство пользователей персональных компьютеров даже не подозревают о некоторых весьма полезных функциях Word.
Назначение функции «Слияние»
Функция «Слияние» предназначена для того, чтобы за максимально короткий срок подготовить документы или иные материалы, отличающиеся друг от друга несколькими реквизитами или фразами. Как это можно применить на практике?
Пример
Нужно письма-поздравления и отправить их почтой всем своим клиентам. Как привило, письма будут иметь одинаковый текст. Но их вежливее сделать именными, т.е. обращаться в каждом их них к конкретному человеку. Если подходить к созданию поздравлений индивидуально (каждое письмо редактировать, изменяя адресную часть, а потом распечатывать его), то при большом количестве писем-поздравлений такая работа может занять несколько часов или даже целый день. А на подписание конвертов или их печать уйдет еще больше времени, чем на подготовку самих поздравлений.
Именно для решения таких задач удобнее всего будет использовать функцию «Слияние». Достаточно будет создать одно поздравление, содержащее типовой текст для всех экземпляров, и всего лишь один конверт с обратным адресом вашей компании. А затем добавить для изменяющейся информации специальные поля-заполнители, в которые в процессе слияния будет подставляться уникальная для каждого экземпляра информация.
Функция «Слияние» в программе MS Word позволит, во-первых, сэкономить драгоценное время, а во-вторых, избавиться от рутинных операций по редактированию каждого экземпляра письма.
Функцию «Слияние» можно использовать для подготовки:
– поздравлений и приглашений, писем с иным содержанием;
– почтовых конвертов;
– электронных сообщений;
– этикеток, наклеек и т.д.
Принципы работы функции «Слияние»
Сначала рассмотрим основные принципы работы этой функции, а затем подробно и на примерах разберемся, как подготовить письма-поздравления, заполнить для них почтовые конверты, а также сделать рассылку поздравлений по электронной почте.
В процессе слияния участвуют три элемента:
1. Основной документ, который содержит постоянную информацию и поля-заполнители. В процессе слияния именно в поля-заполнители подставляются уникальные данные каждого документа или материала. Основной документ готовится в текстовом процессоре MS Word.
2. Файл данных или источник данных, содержащий уникальные для каждого документа сведения – они и будут подставляться в основной документ в процессе слияния. В качестве источника данных могут использоваться следующие типы файлов:
– лист или определенный диапазон ячеек в файле формата XLS, подготовленного в табличном процессоре MS Excel;
– файл текстового процессора MS Word в формате DOC, состоящий из одной таблицы;
– таблица или запрос, являющиеся частью файла базы данных в формате MDB и подготовленные в MS Access;
– текстовый файл формата TXT со столбцами, разделенными запятыми или знаками табуляции, и рядами, разделенными абзацами;
– список контактов MS Outlook, книга электронных адресов MS Outlook Express или MS Exchange;
– файл формата HTML, состоящий из одной таблицы.
3. Конечный набор документов, которые автоматически создаются в процессе слияния основного документа с источником данных.
Поэтому вначале необходимо подготовить основной документ и источник данных, а затем уже осуществить их слияние.
При работе с функцией «Слияние» можно использовать:
– специальную область задачи или
– панель инструментов «Слияние».
Чтобы открыть область задач (Рисунок 1), необходимо в строке меню выбрать команду «Сервис», далее – «Письма и рассылки», а затем «Слияние».
Слияние обычного письма происходит следующим способом:
1.1. Запускаем приложение MS Word 2007 (Пуск/все программы/Microsoft office/ Microsoft Word).
1.2. В группе «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» выбираем пункт «Начать слияние», а затем пункт «Пошаговый мастер слияния».
1.3. Откроется область задач «Слияние», в которой представлен Этап 1. Выбираем тип документа – «Письмо», «Далее».
1.4. Этап 2 (необходимо выбрать один из вариантов):
1.4.1. Выбираем текущий документ. Заполняем и форматируем его вручную. «Далее».
1.4.2. Выбираем шаблон. Затем «Выбор шаблона», в появившемся окне выбираем необходимый шаблон и жмем «ОК». «Далее».
1.4.3. Выбираем существующий документ. Из предлагаемого списка ранее использованных документов, выбираем нужный, открываем. «Далее».
1.5. Этап 3. Выбор получателей (необходимо выбрать один из вариантов):
1.5.1. Использование списка. Нажимаем «Обзор» и указываем путь к списку данных (например, таблица Excel).
В появившемся диалоговом окне, откроется список получателей, которые были в указанном источнике данных. В данном окне мастер предлагает произвести со списком следующие операции: сортировка и фильтрация (отбор записей и сортировка по возрастанию/убыванию), найти повторения (автоматический поиск повторяющихся записей), найти получателя, проверить адресата (необходимо установить специальную программу).
Также список можно сортировать вручную (это удобно, когда в списке мало записей). Для этого необходимо очистить или наоборот установить маркер (галочку) напротив каждой записи.
Если список используется полностью, то ничего не нужно делать, жмем на «ОК». «Далее».
1.5.2. Контакты Out look. Нажимаем «Выбор папки контактов» и выбираем необходимую папку контактов (технология работы со списком аналогично предыдущему пункту), жмем «ОК». «Далее».
1.5.3. Создание списка. Нажимаем «Создать» и заполняем таблицу вручную. Для выбора наименований столбцов, нажимаем на «Настройка столбцов», где можно выбрать предложенные программой названия или создать новые. Данные заполняются в ячейки строки. Для добавления новой строки нажимаем «Создать запись». «Далее».
Если после выбора списка, появилась необходимость его изменить, тогда на третьем этапе жмем на «Выбор другого списка» и указываем новый путь к источнику данных. Для изменения списка жмем на «Изменить список».
1.6. Этап 4, установка полей слияния. Эти поля при слиянии будут автоматически заполняться данными из источника данных.
На выбор предоставляются следующие поля: блок адреса, строка приветствия, почтовая марка и другие элементы (телефон, должность, индекс и т.д.).
Для заполнения документа полями, необходимо установить курсор в том месте документа, где в последствие должен стоять тот или иной элемент. Далее нажимаем на необходимое поле (в документе должно появиться наименование поля, заключенное в шевроны).
Поля слияния форматируются идентично форматированию обычного текста.
После установки всех полей слияния нажимаем «Далее».
1.7. Этап 5, просмотр писем. Здесь представлен вид одного из созданных писем. Для просмотра другого, нажимаем на кнопки прокрутки (вправо/влево).
Также, на данном этапе предлагается операция «Найти получателя», где программа автоматически отыщет необходимого получателя из списка предложенных.
Помимо этого, на данном этапе можно изменить список получателей и исключить получателя из списка.
Завершив предварительный просмотр писем, щелкаем «Далее».
1.8. Этап 6 – средство слияния подготовлено к созданию писем.
Для уточнения писем необходимо щелкнуть по ссылке «Изменить отдельные письма». Откроется новый документ, содержащий объединенные письма. Чтобы внести изменения во все письма, переходим в исходный документ.
Если результат удовлетворяем, жмем на «Печать».Процесс слияния письма завершен.