Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Создание простых запросов

в microsoft access

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Управление данными»

для студентов специальности 230201

дневной формы обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2010

Цели работы:

• познакомиться с основными видами запросов;

• научиться создавать запросы на выборку различными спо­собами;

• научиться создавать запросы: на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы;

• научиться создавать перекрестные запросы.

Основные понятия

Запрос - это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. Запрос представляет собой спецификацию (предписание) на специальном языке (языке базы данных) для обработки данных.

В реляционных СУБД запросы к базе данных выражаются на языке SQL. Формирование запросов в СУБД может осуществляться в специальном редакторе (командный режим) или через наглядно-диалоговые средства (конструкторы) и пошаговые мастера формирования запросов. Сформированный запрос в виде SQL-инструкции сохраняется в файле базы данных и впоследствии специальной командой СУБД может запускаться (открываться) на исполнение.

Существуют следующие виды запросов:

1. Запросы на выборку.

Результатом его исполнения является набор данных, который представляет собой временную таблицу данных со структурой (поля, их типы и параметры), определяемой параметрами запроса и параметрами полей таблиц, из которых выбираются данные. Наборы данных, формируемые запросами на выборку, являются динамическими. Динамичность означает, что с результатом исполнения запроса можно производить все те же операции, что и с данными в режиме открытой таблицы. Иначе говоря, изменения данных, сформированных по запросу, фиксируются в исходных таблицах, из которых выбираются данные, и наоборот.

Запросы на выборку классифицируются по двум критериям – по формированию условий выборки и по схеме отбора данных.

В запросах по условиям выборки с неизменяемыми условия выборки определяются при формировании самого запроса и являются неизменяемыми. В запросы с параметрами вставляются специальные средства для диалогового задания пользователем конкретных параметров в условиях отбора в момент исполнения запроса.

Запросы на выборку данных из нескольких таблиц предназначены для решения логических информационных задач и подразделяются на три группы.

Запросы на сочетание строятся на основе операции скалярного произведения реляционных таблиц и по смыслу направлены на формирование полного набора сочетаний строк-записей, представленных в исходных таблицах.

Запросы на объединение таблиц реализуют операцию объединения реляционных таблиц и решают задачи создания наборов данных, объединяющих однотипные по смыслу записи (по группам однотипных полей) из нескольких таблиц.

При формировании набора данных по запросам на выборку требуется проводить вычисления или операции по обработке отбираемых данных. Такие возможности предоставляются через вычисляемые поля и групповые операции. При создании вычисляемого поля в бланке к списку отбираемых полей добавляется выражение, по которому вычисляется новое поле. Важное значение в процессе отбора данных имеет группирование данных по значениям какого-либо поля и осуществление операций над сгруппированными записями. Групповые операции осуществляются на основе статистических функций, таких как:

SUM (выражение) – вычисляет сумму набора значений;

AVG (выражение) – среднее арифметическое набора чисел;

Min (выражение) – минимальное значение из набора значений;

Max (выражение) – максимальное значение из набора значений;

Сount (выражение) – количество записей, содержащихся в наборе.

Элементы выражения в запросах могут быть связаны следующими операторами:

- арифметическими операторами: *, -, /, ^ ;

- операторами для задания диапазона значений в окне конструктора запросов:  (больше),  (не менее),  (меньше),  (не более) и Between…And (между), которые используются с текстовыми и цифровыми полями, а также полями дат;

- логическими операторами: And (И), Not (Нет), Or (Или), позволяющими формировать в одной строке сложное условие выборки;

- In – оператором для определения, содержится ли элемент данных в списке зна­чений;

- Like - оператором неточного совпадения. Данный оператор позволяет найти требуемые записи, зная лишь приблизительное написание величины, и используется совместно с подстановочными символами. Примеры использования оператора приведены в табл. 1.

Таблица 1

Символ	Использование	Пример	Результат
*	Соответствует любому количеству букв, цифр или других символов.	Like “*55*”	“553-3486”, “123-5561” и “187-1355”
?	Соответствует любому текстовому символу	Like Снег?рев	Фамилия: “Снегирев” и “Снегерев”
Символ	Использование	Пример	Результат
[ ]	Соответствует любому одному сим­волу из заключенных в скобки	Like “[АС]*”	Имя: Артем, Алексей, Алла, Сергей, Света
!	Соответствует любому одному сим­волу, кроме заключенных в скобки	Like “[!А]*”	Имя: Борис, Мария, (имена, не начинающие на А)
-	Соответствует любому символу из диапазона. Диапазон указывается по возрастанию (от А до Я)	Like “[Г-Л]*”	Фамилия: Голубев, Демин, Жуков, Иванов, Кузьмин, Леванов.

Запросы по поиску повторов применяются для анализа наличия повторяющихся групп значений по определенному полю и их количественных (статистических) данных.

Перекрестные запросы. Для создания перекрестного запроса в исходной таблице выбираются два поля. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы – «боковик» сводной таблицы. По повторяющимся значениям другого поля образуются названия столбцов итоговой таблицы – «шапка» сводной таблицы. В ячейках сводной таблицы отражаются результаты статистических функций по группам данных в каких-либо полях исходной таблицы.