Лабораторная работа №3.

Цель работы: научиться работать с таблицами в Ехсеl , как с базами данных.

Задание 1. Создать базу данных с записями следующей структуры:

Отдел	ФИО	Должность	Возраст	Пол	З/П 1 кв	З/П 2 кв	З/П 3 кв	З/П 4 кв	Год.З/П

В этой базе данных заданы зарплаты по кварталам Годовая З/П – вычисляемое поле – сумма зарплат по кварталам. Заполнить базу данных записями (более 10 штук), в котором повторяются 2 отдела и 3-4 должности.

Порядок работы.

Excel – более чем подходящий инструмент для работы с плоскими (табличного вида) файлами баз данных или списками. Список – набор строк, содержащий связанные данные. Список может использоваться как небольшая база данных, в которой строки выступают в качестве записей, столбцы являются полями, а ячейки – отдельные элементы данных. Первую строку списка при этом Excel воспринимает в качестве заголовков столбцов. Поэтому список начинаем создавать как обычную таблицу в Excel, учитывая, что между заголовками столбцов и конкретными данными не должно быть пробелов (см. рис. 6).

В нашей таблице все данные вводятся произвольно, кроме последнего столбца – “Годовая зарплата”. Здесь мы используем функцию СУММ(), для того чтобы сложить зарплату данного человека за все четыре квартала.

Задание 2. Просмотреть список с помощью формы.

Порядок выполнения.

Форма – это окно диалога, предназначенное для управления списком. Excel создает форму автоматически, анализируя структуру списка. Чтобы получить форму, надо выделить список как диапазон и выбрать в меню Данные команду Форма (см. рис. 7). В окне формы отображается только одна запись. С помощью кнопки Далее можно поочередно просмотреть все записи списка. С помощью формы можно редактировать все поля списка, за исключением вычисляемых и защищенных полей. При создании формы данных Excel начинает с имен полей и добавляет текстовое поле для каждого значения, доступного для редактирования.

Рис. 6.

Рис. 7.

Далее со статусом только для чтения включаются поля, которые содержат результаты расчетов по формулам – эти поля недоступны для редактирования. Полоса прокрутки и кнопки Назад и Далее позволяют быстро перемещаться по списку. Индикатор номера записи в правом верхнем углу отражает номер текущей записи и общее число записей в списке.

Задание 3. Добавить, удалить несколько записей с помощью формы.

Порядок работы. Добавление и удаление записей с помощью формы – процедуры очень простые и быстрые. Чтобы добавить запись надо выполнить следующую последовательность действий:

1. Открыть окно формы.

2. Нажать кнопку Добавить. Excel создаст новую пустую запись – очистит поля редактирования и выведет на месте индикатора номера записи Новая запись.

3. Заполнить поля новой записи.

4. По окончании нажать кнопку Закрыть.

При создании новой записи через форму Excel добавляет ее в конец списка.

Для удаления записи с помощью формы нужно выполнить следующие шаги:

1. Открыть окно формы данных.

2. Найти запись для удаления.

3. Нажать кнопку Удалить. Excel предупреждает, что запись будет удалена окончательно.

4. Подтвердить удаление. Excel удалит запись.

5. Для возврата в экран листа нажать кнопку Закрыть.

При удалении записи таким образом Excel удаляет данные из строки и для заполнения образовавшегося промежутка смещает нижние записи вверх

.

Задание 4. С помощью формы вывести данные о сотрудниках старше 35 лет, у которых зарплата за 1 квартал <40000.

Порядок работы. Найти запись в списке можно, указав критерий, которому должна отвечать запись. Excel сравнивает каждую запись с критериями и показывает первую запись, которая отвечает этому критерию. В форме можно установить только простые критерии поиска. Критерий поиска составляется с использованием текста, чисел и операторов сравнения «равно» или «больше» («меньше»).

Для поиска записей нужно:

1. Открыть окно формы.

2. Нажать кнопку Критерии. Excel выводит пустые поля записи и заменяет индикатор номера записи словом Критерии.

3. Зайти в поле, по которому будет выполняться поиск, и ввести критерий. В нашем задании в поле “Возраст” установим критерий <35, а в поле “З/п 1 кв”: <40000 (см. рис 8).

Кнопки Далее и Назад используются для перемещения по записям, отвечающим критерию, если этих записей найдено несколько.

Задание 5. Используя функции для работы с базой данных и задавая критерии, определить:

1. средний возраст женщин и средний возраст мужчин;

2. количество пенсионеров по возрасту ( у мужчин – начиная с 60 лет, у женщин – с 55 лет);

3. среднюю зарплату секретарей в отделе КПО (за год);

4. количество мужчин в возрасте от 30 до 50 лет.

Рис. 8.

Порядок работы. Для списков в Excel существует набор функций, который носит название “функции баз данных” или Д-функции. Эти функции отличаются тем, что:

– подводят итоги для столбца таблицы;

– в результат включаются только те строки, которые удовлетворяют заданному критерию.

Общий синтаксис функций баз данных:

Д-функция(список, поле, критерий).

Чтобы подсчитать средний возраст женщин, надо прежде всего создать критерий. Критерий – это диапазон, содержащий заголовок столбца и одну ячейку с условием под заголовком. Если нас интересует средний возраст женщин, то критерий будет выглядеть следующим образом:

Пол

ж

С помощью мастера функций выбираем функции, относящиеся к разделу “Работа с базой данных” и затем функцию ДСРЗНАЧ(). Как было указано выше Д-функция имеет три аргумента. В качестве первого аргумента выбираем диапазон

Рис. 9.

ячеек, формирующих список. Вторым аргументом Поле задается заголовок столбца в двойных кавычках или число, представляющее номер столбца в списке. Третий аргумент – диапазон, содержащий задаваемые условия. Таким образом, Д-функция будет иметь следующий вид: ДСРЗНАЧ(A1:J11; D1; G21:G22). Аналогично надо поступить при вычислении среднего возраста мужчин, создав нужный критерий (см. рис.9).

Подсчитаем количество пенсионеров среди мужчин (пункт b)). Для этого нам понадобится критерий следующего вида:

Возраст	Пол
>60	м

В качестве Д-функции выбираем функцию БСЧЕТ() со следующими параметрами: БСЧЕТ(A1:J11; D1; B13:C14) (см. рис. 10).

Рис.10.

В пункте c) требуется подсчитать зарплату секретарей в отделе КПО (за год).

Здесь опять будет двойной критерий, но по полям Должность и Отдел. Чтобы подсчитать среднюю зарплату воспользуемся Д-функцией ДСРЗНАЧ(). В качестве второго параметра Д-функции выступает столбец J, в котором определена годовая зарплата сотрудника (см. рис.11).

Рис. 11.

Подсчитаем количество мужчин в возрасте от 30 до 50 лет (пункт d)). При создании критерия в данной задаче необходимо дважды использовать столбец Возраст, т.к. его значение должно быть >30 и <50. Поскольку определяется количество, то выбираем Д-функцию БСЧЕТ() (см. рис. 12).

Рис. 12.

Таким образом, мы привели несколько примеров работы с таблицей в Excel как с базой данных.

Контрольные вопросы.

1. Что называют списком в Excel?

2. Как получить форму для таблицы?

3. Как называются функции для работы с базой данных?

4. Можно ли при задании критерия выбирать значения нескольких столбцов?

5. Какие Д-функции вы знаете?