9. Традиционные технологии и оргтехника для делопроизводства

Документ представляет собой информацию, заключенную в типизированный или формализованный жанровый формат, содержащий обязательные реквизиты и правила расположения текста. Он может включать не только сведения о сложившейся ситуации и происшедших событиях (учетная сфера и аудит), но и о развертывающихся процессах (мониторинг и консалтинг), а также о предвидении того, что только планируется и ожидается (проектная документация и экспертиза). С помощью документа осуществляется адресная передача информации, полномочий, прав и обязанностей, гарантий и инструкций, распоряжений и отчетов, писем и ответов на них, т. е. осуществляется координация деятельности и управление предприятием, принятие полномочными лицами оптимальных решений и контроль за их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.

Таким образом документ как средство коммуникации на официальном уровне несет аргументированное волевое побуждение к действию либо воздержанию от него и характеризуется соблюдением принятых правил, процедур, юридических и этических норм.

Документация во все времена имела ценность как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации в течение веков изменялись в соответствии с техническими новшествами (от глиняных табличек до электронных документов). Развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документооборота. Этот рост в значительной мере обусловлен усложнением процессов управления обществом, производства, а также расширением функций государства и каждого отдельного гражданина.

Представить себе любую организацию – будь то правительственная структура, научно-исследовательский институт, промышленное предприятие или торговая фирма – без великого множества самой разнообразной документации невозможно. Значительная часть повседневной деятельности каждого учреждения связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов. Причем в большинстве случаев речь пока идет о бумажных документах. Периодически появляющиеся в обществе надежды на уменьшение количества распорядительных, отчетных, статистических или бухгалтерских бумаг не оправдываются.

Следствием постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности – делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов.

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Под документированием – это запись информации на различных носителях по установленным правилам, ее результатом является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Организация работы с документами – это правила документооборота, хранения и использования деловых бумаг в текущей деятельности учреждения. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Несмотря на то, что идея безбумажного делопроизводства родилась много лет назад и захватила умы многих специалистов в области информатики, деловой мир насыщен именно бумажной информацией. Периодичсеки повторяющиеся опросы предприятий и организаций показывают, что примерно в 40 % из них 95 % всей деловой информации хранится в бумажном виде и только 5 % всех обследованных компаний перевели более 50 % информации в электронный формат. В связи со сказанным выше правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на «бумажную информатику» техники остается весьма высокой. В дальнейшем под традиционной техникой и традиционными технологиями работы с документами будем понимать некомпьютерную технику и технологии.

При традиционной системе работы с документами способы их обработки включают следующие операции: создание, копирование (размножение) в необходимом количестве экземпляров; передача (транспортировка) исполнителям; экспедиционная обработка, исполнение и хранение.

Технология работы с документами состоит из совокупности последовательно выполняемых взаимосвязанных операций. Операции, входящие в состав документационных процессов, можно условно классифицировать по признаку возможности их автоматизации на творческие, логические и технические.

Творческие операции связаны с мышлением, способностью человека к анализу, обобщению информации, выявлению методов решения поставленных перед ним задач. Осмысление и переработка первичной информации для получения качественно новой требует творческой работы.

К числу логических операций относятся действия по учету, группировке, суммированию, обработке исходных данных. Такие операции строго определены правилами или инструкциями и не требуют творческой инициативы работника.

Технические операции – это простые, регулярно повторяющиеся действия по информационной обеспеченности выполнения той или иной работы; они связаны со сбором информации, ее фиксацией, доставкой и т. д.

Усредненные показатели количественного соотношения выполняемых операций в различных видах документационных работ (для типизированных технологических процессов) приведены в табл. 2.1.

Т а б л и ц а 2.1

Соотношение выполняемых операций в документационном процессе

 

Виды проводимых работ	Трудозатраты на выполнение операций, %
	технические операции	логические операции	творческие операции
Справочные работы	63	20	17
Составление документов	10	15	75
Контроль исполнения	67	19	14
Обработка документов	70	20	10
Хранение документов	35	55	10

 

Как видно из табл. 2.1, в работе с документами преобладают логические и технические операции, которые не влияют на содержание информационных процессов, следовательно, они могут быть механизированы и автоматизированы с помощью техниких средств. Это обеспечит наиболее эффективную организацию работы с документами.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т. п. (от карандашей и точилок до вычислительных машин и систем).

В узком смысле слова под оргтехникой понимают технические средства, используемые в делопроизводстве для создания, копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования документов, а также средства административно-управленческой связи.

Современная организационная техника предполагает определенную классификацию в соответствии с выбранным критерием. Наиболее распространенным является деление по функциональному признаку (рис. 2.1), которое однозначно связывает технологический процесс обработки документов в офисе с возможностями оргтехники. Однако, проведение такой классификации не исключает другие дифференцирующие признаки, например, элементную базу технических средств.

В настоящее время состав групп оргтехники претерпел существенные изменения. Это связано с появлением различного рода новой техники для офисных технологий, выполняющей универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда. Расширились возможности систем электронной передачи документов на большие расстояния. В то же время разрабатываются новые и совершенствуются традиционные механические средства оргтехники.

Р и с. 2.1. Общая классификация средств оргтехники

В результате сочетания технических возможностей вычислительной техники, средств электросвязи, цифровых копировальных и других аппаратов появляется возможность не только повысить производительность труда персонала, но и существенно изменить способы обработки документов.

Например, использование компьютеров для изготовления документов, исключает из технологической схемы обработки документов такие операции, как ручное составление черновика, повторное ручное перепечатывание после редактирования. Внедрение сканеров и систем оптического распознания символов позволяет отказаться от клавиатурного ввода информации в компьютер и т. п.

Копирование документа перед его рассылкой в необходимом количестве экземпляров становится нецелесообразным, так как телефакс передает изображение документа любому исполнителю, рабочее место которого также оснащен данным средством. При необходимости получить копию с принятого таким способом документа может быть использован режим телефакса «копирование». При использовании телефакса осуществляется пересылка изображения документа, а не его оригинала, поэтому операции по экспедиционной обработке становятся ненужными.

Внедрение систем телефаксной связи меняет не только способы обработки документов, но и оказывает определенное влияние на форму самих документов. Система, выполняющая электронную передачу текста, чертежей, фотографий должна обеспечивать считывание документа на передающей стороне, преобразование информации в форму, пригодную для трансляции по имеющимся каналам связи, и формирование на бумажном носителе дубликата исходного документа на принимающей стороне.

Появление устройств для вывода графической информации – графопостроителей (плоттеров) – было закономерным следствием развития и широкого внедрение в различных сферах деятельности систем автоматизированного проектирования. С помощью плоттеров и соответствующей программы готовятся комплекты конструкторской и технологической документации.

Также основными элементами офиса являются локальные информационно-вычислительные сети, электронная почта, телеконференции (коммуникационные технологии).

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных информационных систем. Недостаточное использование оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто к неверным их решениям из-за отсутствия необходимой информации и другим отрицательным последствиям.

При выборе технических средств для офиса необходимо обращать внимание на ряд факторов, учитывающих специфику работ организации в целом, а также конкретного места, для которого эта техника предназначена. К таким факторам можно отнести:

• объем документооборота;

• временные характеристики документопотоков;

• объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;

• базовые принципы работы оборудования;

• технические и эксплуатационные характеристики оборудования;

• способ эксплуатации технических средств;

• стоимость оборудования

• стоимость расходных материалов, частота их замены;

• стоимость эксплуатации;

• фирма-производитель оборудования;

• эргономические характеристики оборудования; степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

Изложение материалов в данной книге предусматривает поэтапное ознакомление с оргтехникой. В следующих разделах представлены «традиционные» технические средства автоматизации делопроизводства, появившиеся до широкого внедрения в нашу жизнь персональных компьютеров; далее – технические средства ПК, которые использует делопроизводитель. Знакомство с оргтехникой продолжится рассмотрением периферийных средств ПК и современных средств связи, а завершится обзором программных средств автоматизации делопроизводства и документооборота.

Содержание пособия также включают сведения об устройствах, которые появилось несколько лет назад и с традиционной точки зрения к оргтехнике не относятся. Например, 3D-сканеры и 3D-принтеры, электронная бумага, некотоые новые технологии и технические средства связи.