Вопрос 2. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица – работники предприятия, получившие денежные средства под отчет на предстоящие командировочные расходы, на оплату канцелярских и почтово-телеграфных расходов, расходов связанных с приобретением материальных ценностей и на другие мелкие хозяйственные нужды. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки на которые они могут быть выданы, установлены постановлением НБ РБ с изм. и доп. от 27. 11. 2006 г. № 192. Руководитель предприятия ежегодно утверждает список лиц, имеющих право получать под отчет денежные средства. Все суммы под отчет выдаются в соответствии с приказом руководителя. Наличные денежные средства под отчет выдаются из кассы предприятия по расходно-кассовым ордерам. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. Повторная сумма под отчет возможна только при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Сумма аванса, выдаваемого под отчет на командировочные расходы, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, расходов по найму жилого помещения и др. расходов. Первичный документ, который определяет командировочное лицо – это командировочное удостоверение. В командировочном удостоверении делается отметка об убытии командировочного лица, заверенное печатью и о дне возврата (заверенное печатью). В пункте назначения ему также должны предоставить отметку об убытии и прибытии (с печатью). По этим отметкам подсчитывается срок командировки. По каждой сумме, взятой под отчет, подотчетное лицо обязано отчитаться с помощью документа «авансовый отчет». К авансовым отчетам должны быть подшиты документы, подтверждающие расход сумм, указанных в авансовом отчете (проездные билеты, квитанции гостиниц, командировочное удостоверение с отметками, кассовые чеки с приложенными копиями товарных чеков и др.). Отчеты по командировкам должны быть представлены в течение 3-х рабочих дней по возвращении из командировки.

Каждый авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Авансовый отчет служит основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по авансу или возврата в кассу неиспользованных сумм со стороны подотчетного лица.

Организации могут возмещать командировочные расходы по нормам, определенным положением о командировании работников данной организации, утвержденным ее высшим органом управления. По командировочным возмещаются:

• затраты на проезд до пункта назначения и обратно;

• затраты на проживание в гостинице;

• суточные за командировочные дни.

В пределах норматива расчеты на командировки относятся на счет себестоимости (счет № 20), а то что выше норматива – за счет финансового результата (прибыли). Суточные в пределах норматива не облагаются подоходным налогом, если сверх норм – облагаются.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете №71 «Расчеты с подотчетными лицами» (активно-пассивный). Дебетовое сальдо – задолженность со стороны подотчетного лица. Кредитовое сальдо – задолженность со стороны предприятия подотчетному лицу. Оборот по дебету – полученные суммы под отчет, а также возмещение перерасходов по авансовому отчету. Оборот по кредиту – суммы, записанные в авансовом отчете, или возврат неиспользованных сумм в кассу.

Аналитический учет ведется раздельно по каждому подотчетному лицу и каждой выданной сумме в журнале-ордере № 7.

Бухгалтерские записи:

Д 71 К 50 – выдача наличных денежных средств из кассы;

Д 71 К 55/7 – получение наличных денежных средств подотчетным лицом с карт-счета;

Д 26, 15, 20… К 71- списание командировочных расходов в зависимости от характера произведенных расходов, оплаченных работ (услуг) наличными за счет сумм, выданных под отчет на хозяйственные расходы;

Д 10 , 08, 41, 50/3…К 71 – оприходование ТМЦ, приобретенных за счет сумм, полученных на хозяйственные расходы;

Д 18 К 71 – отражение входящего НДС, выделенного в документах при приобретении ТМЦ по подотчетным суммам, включенного в стоимость работ (услуг);

Д 50 К 71 – возврат подотчетными лицами в кассу неиспользованных сумм;

Д 70 К 71 – удержание из заработной платы работника остатков неиспользованных подотчетных сумм;

Д 94 К 71 – списание неиспользованных подотчетных сумм, не возвращенных подотчетными лицами в установленном порядке и не удержанные из заработной платы.