- •Самоменеджмент
- •Владимир 2011 Оглавление
- •Введение
- •Определение, цели и функции самоменеджмента
- •Основы и методики планирования времени и принятия решений
- •Методы решения сложных задач
- •Анализ реализации функций системы самоменеджмента на предприятии (на примере ооо «ххх»)
- •Формирование целевых функций и элементов системы самоменеджмента предприятия ооо «ххх»
- •Рекомендуемое программное обеспечение самоменеджмента
- •Разработка организационного обеспечения функционирования системы самоменеджмента предприятия ооо «ххх»
- •Библиографический список
- •Задание к контрольной работе по курсу Введение
- •1. Указания для студента
- •2. Структура контрольной работы
- •2.Введение
- •3. Требования к оформлению контрольной работы в компьютерном варианте
-
Разработка организационного обеспечения функционирования системы самоменеджмента предприятия ооо «ххх»
Следующий шаг - формулирование правил организации, «прописанных» в системе корпоративных регламентов. Для отдела продаж ООО «ХХХ» разработаны следующие договоренности: правила эффективной работы в кабинете; правила эффективной организации телефонных звонков; правила, использующиеся при работе с электронной почтой.
Внутренняя договоренность, принятая Во время проекта внедрения корпоративного тайм-менеджмента Сотрудниками отдела продаж ООО «ХХХ»
ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ В КАБИНЕТЕ
Мы договорились:
-
Не отвлекаем друг друга частыми вопросами. Накопи вопросы и задай их разом!
-
Если нервничаешь - пей успокаивающийся чай, сходи прогуляйся.
-
Если у тебя много негатива - бей грушу в коридоре!
-
Включаем тихую музыку с разрешения остальных сотрудников или одеваем наушники!
-
Канцелярские товары храним в одном месте
-
Стараемся говорить по телефону вполголоса
-
Включаем вентиляцию и регулярно проветриваем помещение
-
Улучшаем освещение
-
Обеденный перерыв - в одно время
-
Мы не едим в кабинете на рабочем месте
-
Не материмся. Каждый мат – 30 отжиманий.
-
Принтер – переместить в коридор!
-
Личные разговоры ведем только в коридоре или в переговорной!
-
Все встречи с коллегами из других отделов, не касающихся остальных сотрудников, проводятся вне кабинета.
-
Все разговоры по мобильному телефону ведем вне пределов кабинета!
-
На время рабочего дня мы устанавливаем максимально тихие звонки на своих мобильных телефонах.
-
Мы договорились о том, что координируем свои планы с Календарями друг друга. Любая внутренняя Встреча более 5 минут, не назначенная в Календаре Outlook – не существует.
-
Если нам звонят коллеги из других отделов – мы вежливо интересуемся, срочный ли вопрос. Если несрочный – вежливо просим написать по E-mail.
-
Если мы уходим из кабинета, мы берем свои мобильные телефоны с собой.
-
Если коллега отсутствует на рабочем месте, и ему поступил звонок на стационарный или мобильный телефон – мы отвечаем и в нескольких словах фиксируем информацию о звонке на стикере, который потом прикрепляем к клавиатуре.
-
Взял вещь – положи на место!
-
Твое лицо – лицо Компании. Следи за своим внешним видом.
-
Ходим в тапочках
-
NO TUNING (для девушек – ногти красим не в кабинете!)
-
Не стой над душой
Регламент необходимо подкреплять «административным ресурсом». Этот ресурс может быть как формальным, так и неформальным. Сотрудникам отдела продаж предлагается самим разработать систему мотивации соблюдения корпоративных регламентов. Может быть предложен следующий вариант: при нарушении одной из договоренностей, прописанной в корпоративном регламенте, сотрудник должен положить 50 рублей в хрустальную вазу в фонд корпоративных «культурных мероприятий». Также сотрудники отдела должны договориться, по какому принципу данный фонд потом будет распределяться.
ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТЕЛЕФОННЫХ ЗВОНКОВ
По результатам диагностики, сотрудник отдела продаж получает в день в среднем 25-30 звонков (иногда - 50-60), причем только 15-20% из них являются действительно важными и срочными. Учитывая тот факт, что на переключение внимания у обычного человека уходит в среднем 1 минута, то каждый офисный работник в среднем теряет час своего времени только на переключение внимания с выполнения задач на телефонные звонки и обратно.
Мы договорились:
Срочное - телефоном, остальное - по Outlook.
Корпоративное внедрение этого правила позволяет полностью решить проблему со шквалом внутренних звонков. Эта система позволит быстро назначать встречи, видеть текущий статус по поручениям и минимизировать риски потери важной контактной информации.
ПРАВИЛА, ИСПОЛЬЗУЮЩИЕСЯ ПРИ РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ
Мы договорились:
1) При работе с электронной почтой использование автоматической сортировки писем по ключевым темам (входящие, контроль ежедневный, контроль еженедельный, справочное, контекстные папки – заказники, договора, контракты, дополнительные соглашения и другие)
2) Обязательное указание «Темы» писем. Получивший электронное письмо без поля «Тема» имеет право стереть его, не читая.
3) Часы приема почты – 12.00, 15.00, 17.00
Менеджменту организации предлагается план работ по внедрению самоменеджмента (табл.24).
Таблица 24.
План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени
Раздел плана мероприятий |
Мероприятия по улучшению использования рабочего времени |
Меры по улучшению нужны |
Вид контроля |
||
Немедленно (какие) |
В течение года (какие) |
||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1. Планирование рабочего времени |
4.Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями)
|
|
|
Промежуточный (проводить в конце каждого месяца)
|
|
2. Факторы помех |
4.Личные разговоры с сотрудниками
|
3.Организация делегирования части работ. Контроль делегируемых задач с помощью Outook. Овладеть знаниями и навыкам работы с Outlook.
|
Улучшение (автоматизация) системы документооборота |
Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания)
|
|
|
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
4.Улучшение самодисциплины 5.Создание внутреннего регламента по работе с электронной почтой и ведению телефонных переговоров с сотрудниками фирмы. |
|
|