"Управління закупкою матеріальних ресурсів"
Мета практичного завдання. Отримати практичні навички формування схеми процесу закупок на верхньому рівні управління.
Зміст практичного заняття. Етап 1. Розробка інформаційної моделі процесу "Закупка матеріальних ресурсів" складає ітеративний процес аналізу, послідовної структуризації та деталізації представлень предметної області процесу закупок з метою адекватного відображення їх у досяжному інформаційному середовищі. Входом у процес розробки інформаційної моделі є сукупність елементів та структур інформації, яка складає цінність для користувача. На виході процесу – детальні специфікації складу, семантики та структури предметної області.
Важливо побудувати інформаційну модель процесу закупок таким чином, щоб забезпечувалася висока достовірність та наочність даних і можливість побудови ефективного інтерфейсу користувачів з процесом. Для цього інформаційна модель повинна містити всі відомості про семантику (від грець. sēmantikós – означаючий: встановлення значень слів) даних предметної області (рис. 1).
Основою для проведення аналізу предметної області, виявлення процесу "Закупка матеріальних ресурсів" і інформаційних об’єктів є сукупність документів, які супроводжують процес закупки. Тому для створення адекватної інформаційної моделі, яка забезпечує повноту уявлень про процес закупки, необхідно на всіх етапах структуризації даних предметної області її опису відслідковувати зв'язок між встановленими типами об’єктів, зв’язками між ними та документами, що містять їх опис.
Служба
логістики
Показники
Постачальник
Що?
Вторинні
ресурси
Матеріальні
ресурси
Хто?
Скільки?
Куди?
Коли?
Що?
Де?
Витрати?
Витрати?
Скільки?
СО
Закупити
ресурси
Зберігати
ресурси
СО
Ф1
Ф2
Ф3
Переробити
ресурси
Як?
Як?
Чим?
СО
Що?
Витрати?
Витрати?
Витрати?
СО
Транспорт
Склад
Де?
Скільки?
Як?
СО
Виробництво
Рис. 1. Семантична мережа предметної області процесу "Закупка матеріальних ресурсів":
Ф1 – Ф3 – інформаційні об’єкти
СО – семантичні ознаки даних предметної області
У процесі створення інформаційної моделі процесу "Закупка матеріальних ресурсів" аналізуються такі пакети документів, як "Заявка на поставку – специфікація – контракт"; "Контракт – внутрішня накладна"; "Акти прийомки"; нормативні, технологічні та інші документи.
Етап 2. При формуванні схеми процесу закупок на верхньому рівні управління окрім груп функцій необхідно відобразити матеріальні та інформаційні потоки. Можливий варіант такої схеми при допомозі методології ARIS Value-added Chain Diagram представлений на рис. 2.
Організація закупок залежить від типу та розміру підприємства. На невеликому підприємстві – за всі закупки може відповідати один працівник. На середньому чи великому по розмірах підприємстві – можуть бути створені групи, відділи, де працюють менеджери по закупкам, вантажні експедитори, складські працівники і т. ін. Найбільш вірогідною є ситуація, коли за закупку матеріалів несе відповідальність начальник відділу закупок, контроль закуплених матеріалів виконує відділ технічного контролю, рекламаційну роботу по матеріалу, що був забракований на вхідному контролі, покладається на відділ закупок та юридичну службу.
Дані
по стану складу та руху МР
Дані
про відповідності МР вимогам
Документи
на МР
Дані
постачальників МР
МР
Дані
по отриманню МР
Дані
заявки на відпуск МР у виробництво
Потреби
у МР
Платіжні
документи
Документація
по претензіям
Планові
ПП та ПЕ процесу "Закупка"
Договори
та специфікації
План
закупок
Документи
для оплати МР
Вимоги
споживача на МР
Планові
ПП та ПЕ процесу "Закупка"
Планові
ПП та ПЕ процесу "Закупка"
План
закупок
Договори
та специфікації
