КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И

МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

ОДИНЦОВСКОГО ГУМАНИТАРНОГО ИНСТИТУТА

Утверждаю

Начальник кафедры государственного и муниципального управления

О.С.ВОЛГИН

«____» ______________2011г.

План – конспект

проведения лекции №1 по учебной дисциплине

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

Тема лекции: «Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа»

Учебные вопросы:

1. Понятие о документах и их функциях.

2. Способы документирования. Носители информации.

Основные цели лекции:

1. Осознание студентами роли и места документов в системе функционирования организации и управления ею.

2. Формирование ориентировочной и мотивационной основы освоения учебного материала лекции.

Распределение учебного времени:

Вводная часть: проверка наличия, готовности к занятиям студентов; объявление наименования учебной дисциплины, темы и вопросов лекции, показ её актуальности; краткая аннотация литературы по курсу и теме.	10 мин
Основная часть: раскрытие учебных вопросов с элементами проблемности; активизация познавательной деятельности студентов (вопросы к аудитории, примеры и факты из практики, обращение к личному опыту студентов). Понятие о документах и их функциях. Способы документирования. Носители информации.	30мин 40мин
Заключительная часть: краткие выводы из лекции; методические рекомендации по самостоятельной работе студентов с учебной литературой; ответы на вопросы.	10мин
Итого:	90мин

Литература для самостоятельной работы:

Нормативный материал:

1. Федеральный закон от 20.02.1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (в ред. От 10.01.2003 г.).

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 2001.

Основная

1. Кузнецов С.Л., Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство. – М.: Интел-синтез, 2005.

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. – М.: Инфра, 2005.

3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник, 2-е издание, под общей редакцией проф. Кузнецовой Т.А. М.: МЦФЭР. 2006. 560 с.

Дополнительная

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: Журнал «Горячая линия бухгалтера» 2009-2011, - М.: МЦФЭР.

Содержание лекции понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа

1. Понятие о документах и их функциях

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами¹.

Делопроизводство включает:

обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм и правил, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;

выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);

хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Современное делопроизводство представляет собой систему информационного обеспечения управленческого аппарата, т. е. типовую управленческую функцию.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Появление этого термина связано с осознанием происходящих в делопроизводстве изменений и прежде всего в связи с использованием в управленческих системах автоматизированных информационных технологий. Именно появление этих технологий изменило традиционный взгляд на делопроизводство как вспомогательную деятельность, обеспечивающую перемещение документа в управленческом аппарате.

Делопроизводство в любой организации осуществляется специальным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, управление делами и др.) или секретарскими службами. Характерной для современного управления чертой является комплектование штатов организаций специалистами соответствующих профилей, имеющими не кратковременную подготовку, а получившими образование и квалификацию в той или иной области. Подготовка специалистов для работы в делопроизводстве осуществляется целым рядом вузов Российской Федерации по специальности 032 001 "Документоведение и документационное обеспечение управления". Специалисты имеют квалификацию документовед. Специалистов со средним профессиональным образованием готовят профессиональные учебные заведения по специальности 0611 "Документационное обеспечение управления и архивоведения".

Современное обучение строится в любом учебном заведении на основе Федерального государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования (ФГОС ВПО), который содержит требования к обязательному минимуму знаний по общеобразовательным, профессиональным и специальным дисциплинам. Современный документовед должен иметь экономические, правовые, управленческие знания. Основой получения профессиональных знаний является изучение курсов документоведения, делопроизводства, информатики.

Студенты, изучающие курс "Документационное обеспечение управления", должны получить теоретические знания о роли документа и информации в управленческом процессе, его развитии, системах документации, а также сформировать навыки составления и оформления основных управленческих документов.

Определение документа и обязательность документирования информации установлена Федеральным законом от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (в ред. от 10.01.2003)². Согласно закону "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Закон установил ряд терминов (таких, как информация, информатизация, информационные ресурсы, собственник информационных ресурсов и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. В соответствии с законом документация является информационным ресурсом, а документы, документальные массивы являются объектами отношений юридических и физических лиц.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в России осуществляют архивные органы, которые несут ответственность за комплектование Архивного фонда РФ и осуществляют его хранение. Известно, что документ за период своей "жизни" проходит разные стадии.

На государственное хранение отбираются только наиболее ценные документы спустя длительный срок после использования их в оперативной работе учреждений и организаций. Хранение документа начинается в делопроизводстве, которое взаимосвязано с архивом и должно быть организовано по единым правилам. Этим обстоятельством и объясняется функция архивных органов по методическому руководству организации делопроизводства.

С июня 2004 г. специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти является Федеральное архивное агентство (Росархив), которое осуществляет государственное управление архивным делом и контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

В числе разработок органов руководства архивным делом наиболее значимой является создание государственной системы делопроизводства. Она представляет собой систему норм и правил работы с документами, являющуюся основой для разработки локальных (внутриучрежденческих) документов, непосредственно закрепляющих систему делопроизводства конкретной организации (учреждения и др.).