Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства

(УНДІАСД)

вул. Солом'янська, 24, Київ, 03110, тел/факс: (044) 277-53-82, тел. 277-13-74 Е-гааіІ ипдіазгі@агсЬІУез.доу.иа

№ На № від

і З

[ И 1

.

Залежно від установчих документів організації загальний бланк

містить такі реквізити:

• зображення Державного герба України, герба Автономної Рес­публіки Крим - 01;

• емблеми організації або товарного знака (знака обслуговуван­ня) - 02;

зображення нагород - 03;

• код організації за ЄДРПОУ - 04; назва організації вищого рівня - 06;

• назва організації - 07;

• назва структурного підрозділу - 08;

• місця складання або видання документа - 14.

Проте місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо воно входить до складу назви організації. Наприклад: Національ­ний університет «Київський політехнічний інститут», Харківська міська державна адміністрація, Донецька державна авіакомпанія «Донбас-Східні авіалінії України» тощо.

Крім цього, загальний бланк може мати такі обмежувальні позна­чення для реквізитів:

• код форми документа за ДКУД - 05;

19*

291

2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

• дата документа -11; реєстраційний індекс документа - 12;

• заголовок до тексту документа - 19;

• відмітка про контроль - 20.

Зверніть, будь ласка, увагу, що у загальному бланку посадової осо­би на місці реквізиту «Назва структурного підрозділу» буде зазначена «Назва посади». Зазвичай, такі бланки виготовлюють для заступників ке­рівників органів державної влади та органів місцевого самоврядування.

Бланки конкретних видів документів (розпоряджень, наказів, протоколів, актів тощо) доцільно виготовляти, якщо на підприємстві, в установі чи організації впродовж року створюється понад 200 до­кументів цього виду.

У цьому разі склад реквізитів загального бланка доповнюють та­кими:

• код форми документа за ДКУД - 05;

• назва виду документа - 10.

Бланк листа може містити такі реквізити:

• зображення Державного герба України, герба Автономної Рес­публіки Крим - 01;

• зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;

• зображення нагород - 03;

• код організації за ЄДРПОУ - 04;

• назва організації вищого рівня - 06; назва організації - 07;

назва структурного підрозділу організації - 08;

• довідкові дані про організацію - 09.

Крім того, на бланку листа фіксують обмежувальні позначення для таких реквізитів:

• дата документа -11;

• реєстраційний індекс документа - 12;

посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь - 13; адресат- 16;

• заголовок до тексту документа - 19;

• відмітка про контроль - 20.

Зауважимо, що незалежно від виду бланка реквізит 01 «Зображення Державного герба України, герба Автономної республіка Крим» завжди

292

? 5 5. Оформлювання сторінки

розташовують над серединою реквізиту 06 «Назва організації вищого рівня» (а за його відсутності - реквізиту 07 «Назва організації»).

Реквізит «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу», «Довідкові дані про організацію», та «Назва виду документа», а також обмежувальні позначення для реквізи­тів «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь» у межах відповідних зон слід розміщувати одним із способів:

• прапоровим, за якого кожний рядок реквізиту починається від межі лівого берега.

• зцентрованим, за якого початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж лівого і правого берегів.

Підприємства, установи та організації, які згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» мають право використовувати у діловод­стві поряд з українською мови національних меншин, можуть друкувати реквізити «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу», «Довідкові дані про організацію» і «Назва виду документа» двома мовами - українською та мовою національних меншин, на одному рівні поздовжнього бланка. Підприємства, установи та органі­зації, які ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, також можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Проте, в межах України не рекомендовано засто­совувати бланки, в яких використано іноземну мову.

2.5.5. ОФОРМЛЮВАННЯ СТОРІНКИ

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері форма­ту А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати папір формату АЗ (297 х 420 мм) - для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій.

Документи повинні мати такі береги:

30-лівий;

10-правий;

20 - верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друку­вати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 між­рядкового інтервалу.

293

2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

1,5

Голова Державного комітету

І

лісового господарства України

2

Підпис Ініціал (и), прізвище

1,5

Дата

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розмі­щують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 між­рядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тек­сту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

• 12,5 мм - для початку абзаців у тексті; 92 мм - для реквізиту «Адресат» (16);

104 мм - для реквізитів «Гриф затвердження» (17), «Гриф об­меження доступу до документа» (15);

• 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» (23);

• не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити «Дата документа» (11), «Заголовок до тексту документа» (19), «Текст» (21) (без абзаців); «Відмітка про наявність додатків» (22); «Прізвище виконавця і його номер телефону» (28), «Від­мітка про виконання документа і направлення його до справи» (29); назва посади у реквізиті «Підпис» (23) та «Гриф пого­дження» (24); засвідчу вального напису «Згідно з оригіналом» (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

294

₇ 5.5-Оформлювання сторінки

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступ­ні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому й зворотному боці аркуша.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляють у правому верхньому (нижньому) кутку, а парні - у ліво­му верхньому (нижньому) кутку аркуша.

Якщо текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тема­тики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци.

Абзац - це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати: хоч би якою була його довжина, абзац - це внутрішньо за­мкнене значеннєве ціле, що виражає закінчену думку.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації - комбінована (тради­ційна) й нова.

Комбінована (традиційна) грунтується на використанні різних типів знаків - слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система викорис­тання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід Дотримуватися таких правил:

295

2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

після номера частини, розділу, пункту, підпункту не ставиться крапка;

номер кожної складової частини включає номери вищих сту­пенів поділу: розділи- 1; 2; 3; 4;

номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою - 1.2.; 1.3.; номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою -1.1.1.; 1.2.2.; номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пунк­ту, підпункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т. д. Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.

Комбінована	(традиційна)	Нова
А. Б. В.	Розділ І	1
1. II. III.	Частина 1	1.1
1.2.3.	Частина 2	1.2
1);2);3);	пункт 1	1.2.1
а); б); в);	§1	1.2.2.1
	§2	1.3 2 іт.д.

2.5.6. ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть до­кументацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловод­стві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адре-

296

2 5.6. Вимоги до тексту документа

сатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Основою службового документа є текст - головний реквізит служ­бового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й пере­конливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст - це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інфор­мацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено до­кумент.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

• Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

• Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

297

2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

• Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і син­таксичних конструкцій.

• Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади -стосовно представників бізнесу.

• Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Ва­шого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У по­рядку обміну досвідом...; На підставі вказівки ...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

• Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Вра­ховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...; Користуючись нагодою...

• Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літе­ратурної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

• Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уника­ючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд -стенд, екзит-пол — опитування на виході, пресинг — тиск, провай­дер - постачальник, тренінг - вишкіл, фан -уболівальник тощо.

• Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

• Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне ре­чення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення ії виконавця.

Правильно	Неправильно
Ректор університету підписав наказ про зарахування.	Наказ про зарахування підписано ректором університету.
Вправу виконано.	Вправу виконано учнями.
Законопроект прийнято (ухвалено)	Законопроект прийнято (ухвалено) Верховною Радою.

298

2.5.6. Вимоги до тексту документа

Отже, помилковим є вживання у контекстах на -но, ~ то іменників чи займенників в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.

• Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкли­ кати працівників, підготувати обгрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

• Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

• Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмиша­новний; високоповажний...

Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.

299

^{практичний блок}

•

...необхідним складником підготовки фахівця вищої кваліфікації є формування ґрунтовних знань справоведення, вироблення стійких умінь і навичок роботи з документами різних типів.

(З посібника)

Вправа 1. Прочитайте текст. Визначте, який це документ: 1) за походжен­ням; 2) за місцем виникнення; 3) за спрямуванням; 4) за найменуванням.

Друкарні видавництва

«Освіта»

вул. Польова, 10

м. Одеса, 65011

Міністерство освіти

і науки України

Одеський педагогічний

університет

вул. М. Рильського, 6,

м. Одеса, 65032

тел. 54-02-13

02.03.2010. №450

Про виготовлення бланків

індивідуальних планів

роботи викладачів

Просимо виготовити бланки індивідуальних планів роботи викладачів на папері видавництва у кількості 1 (однієї) тисячі штук протягом II кварталу 2010 року. Оплату гарантуємо.

Ректор університету (підпис) В. В. Могилко

Головний бухгалтер (підпис) К.Л. Лук'янчук

Вправа 2. Прочитайте текст. Назвіть основні реквізити цього документа.

Голові

профспілкового комітету Вінницької середньої школи № 2 учителя української мови і літератури Сніжок Л. В., яка проживає за адресою: вул. Б. Грінченка, буд. ЗО, кв. 5, м. Вінниця Заява Прошу Вас надати мені путівку до санаторію для лікування в період моєї відпустки (серпень, 2009 р.)

До заяви додаю довідку з лікувального закладу про необхідність лікуван­ ня серцево-судинного захворювання. 17.04.2009 Підпис

300

практичний блок

Вправа 3. Сформулюйте й запишіть визначення документа. Обґрунтуйте значення документа у житті людей.

Вправа 4. Виправте помилки в оформлюванні реквізиту «Адресат». За­пишіть правильні варіанти.

1. Декану факультету іноземної філології Гончаров В. І.

2. Міністерству освіти і науки України.

1. Ректор Національного педагогічного університету імені М.П. Драго-манова академік АПН України проф. Андрущенко В.П.

2. Генеральні директори виробничих об'єднань, директори підприємств і керівники організацій.

3. Міністерство юстиції України Управління справами Головний спеці­аліст ЛевчукЗ.М.

Вправа 5. Оформіть правильно реквізит «Підпис».

1. Директор інституту Кудін А. П. (підпис).

2. Сергієчко М.К. Директор зош № 186 (підпис).

3. (підпис) Головний бухгалтер О. Васильченко.

Вправа 6. Оформіть правильно «Гриф затвердження».

1. 12.05.2009

Наказ Міністерство освіти і науки України. № 23. Затверджую

2. 08.04.2009 (підпис) Л. Грещук Затверджено Ректор академії

Вправа 6. Розкрийте значення поданих слів за «Словником іншомовних слів».

Абзац, стандарт, штамп, реквізит, бланк, копія, діловодство, гриф, кліше, резолюція, рубрикація, індекс, формуляр.

Вправа 7. Правильно оформіть реквізит «Назва організації вищого рівня» (06) і «Назва організації» (07). Обґрунтуйте свій запис.

1. Український науково-дослідний інститут мінеральних вод. Держвидо-бутокмінвод України.

2. Придніпровська залізниця. Міністерство транспорту України. Укрза­лізниця-

3. Головне управління культури. Київська міська державна адміністрація.

Вправа 8. Письмово оформіть реквізити «Назва організації вищого рівня», «Назва вищого навчального закладу», де Ви навчаєтеся, «Довідкові дані про вищий навчальний заклад».

301

2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Вправа 9. Розмістіть правильно подані нижче реквізити на кутовому і по­вздовжньому бланках.

м. Київ, розпорядження, Український національний фонд «Взаєморозу­міння і примирення», 08.04.2010, про ...

Вправа 10. Виправте помилки в оформлюванні реквізиту «Адресат». За­пишіть правильні відповіді.

1. Обласній державній адміністрації. Відділу з гуманітарних питань.

2. Стадниченкові Є. Д.

Генеральний директор спільного підприємства «Ділове партнерство».

3. Провідний спеціаліст Войтенко Г.П. Відділу постачання і збуту.

ВАТ «Енергія».

4. м. Київ, 04070

вул. Григорія Сковороди, 5 А

Спілка орендарів і підприємців України.

5. Директори дочірніх компаній.

Вправа 11. Оформіть «Гриф затвердження».

1. документ затверджує конкретна посадова особа Вашого навчального закладу;

2. документ затверджено постановою, наказом, протоколом, вищого на­вчального закладу.

Вправа 12. Виправте помилки в оформлюванні реквізиту «Підпис».

1. (Підпис) голова Державного комітету архівів України Дмитрійчук І.

2. Секретар Р.М. Петрик (підпис). Антипенко В. С. голова колегії (підпис).

3.1.Т. Миколаєва директор дитячої бібліотеки «Малюк та Карлсон» (під­пис) Директор районної бібліотеки для дітей та юнацтва (підпис) Антонюк Ю. 4. Костенко А.П., Гетьман О.П., Петренко В. В., члени комісії Кудько В. П. голова комісії (підпис).

Вправа 13. Оформіть дату цифровим способом. Поясніть, яким днем да­тується документ.

Десятого грудня дві тисячі третього року, першого липня тисяча дев'ятсот вісімдесят шостого року, двадцять третього вересня двохтисячного року, сьо­мого січня дві тисячі четвертого року, дев'ятого лютого дві тисячі дев'ятого року, сьомого вересня дві тисячі десятого року.

302

практичний блок

Вправа 14. Прочитайте, правильно оформіть реквізит «Резолюція».

Оголосити подяку на Вченій раді університету Особистий підпис доц. Войтенку І.С.

Вправа 15. Складіть речення із поданими словосполученнями. В яких до­кументах їх можна використати?

Відповідно до постанови міністерства; відчуваючи гостру потребу; нага­дуємо Вам; комісія для складання резолюції; після закінчення строку повно­важень; з багатьох причин; наказ по університету; як виняток.

Вправа 16. Запишіть текст, правильно оформивши заголовок та підзаголо­вок. Поділіть на абзаци текст документа.

Приймання, розгляд і реєстрація документів. Приймання документів. Усі до­кументи, що надходять до установи, приймаються централізовано в канцелярії. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що ма­ють напис «особисто». Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа. Попередній розгляд документів. Всі документи, що на­дійшли до установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попере­дній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розділу обов'язків між працівниками. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення орга­нів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Вправа 17. Прочитайте, правильно оформіть реквізит «Гриф погодження».

Міністр освіти і наки України

15.05.2009.

особистий підпис

Погоджено

Д. Табачник

■ Вправа 18. Дайте письмові відповіді на подані нижче запитання.

1. Що є важливим для Вас як майбутніх фахівців з вивченої теми?

2. Що для Вас було новим і чого Ви навчилися у процесі вивчення теми?

3. Чи з'явилося у Вас бажання працювати з документами?

303

БЛОК ІНДИВІДУАЛЬНИХ ПРОБЛЕМНИХ ЗАВДАНЬ і

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників.

А. Коваль

Завдання 1. Продовжіть речення та поясніть в них розділові знаки.

1. Документ - це ...

2. Документи відтворюють на ...

3. За походженням документи переділяються на ...

4. За призначенням поділяють такі документ ...

5. Звичайні безстрокові документи - це ...

6. За стадіями створення поділяють такі документи ...

7. Діловодством називається ...

8. Реквізит-це ...

9. Формуляр - це ...

10. Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським спо­собом виготовляють ...

11. Бланк - це ...

12. Розрізняють дві форми погодження документів ...

13. Віза складається з ...

Завдання 2. Дайте письмові відповіді на такі запитання.

1. Що означають поняття «особовий документ» і «особистий доку­мент»?

2. В яких випадках, оформлюючи реквізити документа, ініціали посадової особи зазначають перед прізвищем, а в яких - після?

3. Чи можна в реквізиті «Адресат» застосовувати скорочену назву орга­нізації? Якщо так, то в яких випадках?

4. Чи можна дату в тексті документа записати так: 20 січня ц.р.?

5. Хто повинен проставляти дату в «Грифі затвердження і погодження»: особа, яка затверджує, чи особа, яка готувала документ?

6. Чи можна застосовувати додаткові аркуші для оформлювання реквізиту «Резолюція»?

7. Як проставляється печатка, якщо документ підписують дві або більше посадові особи?

8. Як правильно скласти резолюцію на документ, виконання якого до­ручається декільком особам?

304

Блок індивідуальних проблемних завдань

9. Чи потрібно нумерувати сторінки документа, якщо його оформлюють на кількох аркушах?

10. Як оформити «Відмітку про контроль за виконанням документа»?

Завдання 3. Прочитайте текст, випишіть основне у вигляді коротких ре­комендацій.

Шрифти документів

Слід зауважити, що ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система до­кументації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Ви­моги до оформлювання документів» не встановлює вимоги до видів розмірів шрифтів, якими слід користуватися, оформлюючи документи на комп'ютері. Проте основною вимогою до шрифтів є забезпечення можливості легкого та чіткого розпізнання і прочитання тексту. Тому, оформлюючи службові до­кументи на комп'ютері у програмі Місгозогс \Уогс1, бажано використовувати загальноприйнятий шрифт Тітез №\у Котап. При цьому слід враховувати, що шрифт розрізняється за розміром і видом. Розмір шрифту вимірюється в пунктах (один пункт дорівнює 1/72 дюйма) і характеризує його висоту. За видом шрифт може бути світлим або напівжирним, прямим або курсивом. Напівжирним шрифт дозволяється оформлювати такі реквізити документа, як «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва виду доку­мента», «Відмітка про контроль», а також звернення до адресата на початку тексту документа і розшифрування підпису у реквізиті «Підпис». Курсивом можна оформлювати реквізити «Дата документа», «Реєстраційний індекс до­кумента», «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який да­ють відповідь», «Місце складання або видання документа». Стосовно розміру шрифту слід дотримуватися таких вимог: розміром 12-14 пунктів друкують реквізити «Назва організації», «Назва структурного підрозділу», «Назва виду документа», «Гриф обмеження доступу до документа», «Адресат», «Гриф за­твердження документа», «Гриф погодження документа», «Текст документа», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків», «Під­пис», «Візи документа», «Відмітка про засвідчення копії». Меншим розміром шрифту (8-11 пунктів) друкують такі реквізити, як «Назва організації вищо­го рівня», «Код організації», «Код форми документа», «Довідкові дані про організацію», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про наявність документа в електронній формі» (Із часопису).

Завдання 4. Прочитайте текст, визначте, яких правил дотримувалися, складаючи його. Оформіть реквізити, про які йдеться у тексті.

Статут

Нормативно-правовим актом, яким оформлюється створення підпри­ємства, установи, організації будь-якої форми власності та визначаються її структура, функції, правовий статус, відносини з іншими підприємствами, є статут.

20-1285

305

2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Статут підприємства затверджується організацією вищого рівня, як пра­вило,- власником майна. Після затвердження Статут згідно із законодавством підлягає обов'язковій реєстрації у відповідному органі державної влади, де під­приємству видається свідоцтво про державну реєстрацію із зазначенням реєстра­ційного номера та юридичної адреси. Так, для товариств з обмеженою відпо­відальністю, приватних і малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, зазначеній у Статуті. Тільки після зареєстрування новоутворене підприємство може розпочинати свою діяльність.

Статути бувають типові та індивідуальні. Типовий статут розробляють для системи однотипних підприємств. Індивідуальний статут для конкретно­го підприємства складають, як правило, на основі типового (ж. Секретар-референт).

Завдання 5. Дайте письмову відповідь на запитання.

З яких елементів складається «Відмітка про надходження документа до організації» і в якому саме місці її треба проставляти?

Завдання 6. Прочитайте текст, за текстом укладіть перелік документів, що підлягають затвердженню.

Затвердження документів

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є за­твердження. Затвердженню підлягають такі документи:

• Акти (перевірок і ревізій, приймання закінчених будівництвом об'єктів, списання, експертизи; передавання справ; ліквідації установ).

• Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капі­тальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

• Звіти (про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні ро­боти тощо).

• Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва виробів; на капітальне виробництво тощо.)

• Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; техно­логічного проектування; чисельності працівників тощо).

• Перелік (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазна­ченням строків зберігання документів та ін.).

• Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооператив­них постачань продукції; розподілу продукції за встановленою но­менклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господар­ством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради тощо).

306

блок індивідуальних проблемних завдань

• Приграми (проведення робіт і заходів, відрядження тощо).

• Розцінки на здійснення робіт.

• Статути (положення) підприємств, установ, організацій.

• Структура і штатна чисельність.

• Форми уніфікованих документів.

• Штатні розписи.

Документи затверджують посадові особи (як правило, керівники під­приємств, установ, організацій), до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, регламенти тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документам (рішеннями, розпорядженнями, наказами тощо) підприємств, установ, організації, які видали цей акт.

Затвердження документа здійснюється за допомоги «Грифа затвердження або виданням розпорядчого документа» (О. Загорецька).

Завдання 7. Дайте письмову відповідь на запитання.

Якщо документ надруковано на кількох аркушах, то на якому аркуші (першому чи останньому) проставляють відмітку про виконання документа і направлення його до справи?

Завдання 8. Визначте, скільки помилок допущено в оформлюванні рекві­зиту «Гриф затвердження». Оформіть правильно.

«Затверджено» Директ. ТОВ «Лінда» Смалько Д. Є. (підпис) 04.02.10.

Завдання 9. Утворіть словосполучення, добираючи з дужок потрібні слова. Перевірте себе за словником:

Головащук С. І. Словник-довідник з українського літературного слово­вживання.- К.: Наук, думка, 2004.-448 с. (Словник України).

1. Особистий, особовий (посвідчення, щастя, склад, характер, уподобан­ня, назва, нагляд, речі, справа, охорона, рахунок).

2. Документований, документальний (свідчення, нарис, точність, відо­мості).

Завдання 10. Прочитайте текст, виправте помилки у слововживанні, ви­значте типи помилок.

Сполучність

В українській мові, як і в інших мовах, одні й ті самі слова можуть утво­рювати притаманні мовні словосполучення, а можуть являти собою спо­лучення слів, сумнівні й, безперечно, неприйнятні. Це пов'язано з тим, що

20'

307

2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

багато слів і значень обмежені в своїх зв'язках семантичними відношеннями мовної системи, тобто властивими мові законами зв'язку лексичних значень, які можуть виявлятися тільки разом з чітко визначеним колом понять та їх словесних позначень. З цього погляду невдалими є: відбулася угода, відбула­ся новина, здійснення змісту, відбувся процес, висока кількість, наполеглива перешкода, непоправно чудовий, отримати насолоду, охопила думка, пере­робка справи, робити рішення, пройшла розмова, схвалити ухвалу, взагалі кажучи, завдати втішу, задавати (задати) запитання, здавати (здати) іспит. (За СІ Головащуком).

Завдання 11. Утворіть словосполучення професійного спрямування

Дякувати + давальний відмінок без прийменника; навчати + родовий відмінок без прийменника; перекладати + орудний відмінок без прийменника; повідомляти + знахідний відмінок без прийменника; вибачати (на) + місцевий відмінок; опанувати + знахідний відмінок без прийменника; говорити + орудний відмінок без прийменника; вибачати + давальний відмінок без прийменника.

Завдання 12. Виберіть одну із запропонованих відповідей на запитання.

1. На верхньому березі бланка службового документа установи недержав­ ної форми власності може бути відтворено зображення:

а) Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим або емблеми підприємства;

б) тільки Державного герба України;

в) Тільки емблеми підприємства;

г) Державного герба України і емблеми підприємства.

2. «Гриф затвердження» розміщується:

а) у правому верхньому кутку лицьового боку першої сторінки документа;

б) у лівому нижньому кутку лицьового боку першої сторінки документа;

в) у правому верхньому кутку зворотного боку першої сторінки доку­ мента;

г) у лівому нижньому кутку зворотного боку останньої сторінки доку­ мента.

3. Відмітка про виконання службового документа максимально може містити такі відомості:

а) прізвище виконавця і номер його службового телефону;

б) посада, прізвище та підпис виконавця і номер його службового телефону;

в) прізвище та ініціал (и) виконавця і номер його службового телефону;

г) прізвище, ім'я та по батькові виконавця і номер його службового теле­ фону.

308

с_л0К індивідуальних проблемних завдань

4. Яке із зазначених понять є найбільш широким і підпорядковує собі інші поняття?

а) організаційно-розпорядчий документ;

б) розпорядчий документ;

в) службовий документ;

г) управлінський документ.

5. Затвердження не потребують такі документи:

а) акти;

б) довідки;

в) протоколи;

г) штатні розписи.

6. Відбиток печатки на службовому документі проставляють так, щоб він охоплював:

а) перші кілька літер назви посади особи, яка підписала документ;

б) останні кілька літер назви посади, яка підписала документ;

в) останні кілька літер прізвища особи, яка підписала документ;

г) останній рядок тексту службового документа.

7. За стадіями створення виділяють:

а) оригінали, виписки, копії дублікати;

б) стандартні й індивідуальні;

в) оформлені на папері, диску, фотоплівці;

г) внутрішні, зовнішні.

8. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається:

а) трафаретним шрифтом;

б) заявою;

в) формуляром;

г) формуляром-зразком.

9. За призначенням виділяють такі документи:

а) довідки, інструкції, протоколи;

б) внутрішні й зовнішні;

в) розпорядчі, щодо особового складу довідково-інформаційні;

г) обліково-фінансові, вхідні, вихідні.

10. Основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі, називається:

а) дублікатом;

б) документом;

в) випискою;

г) формуляром.

11. За строками виконання виділяють такі документи:

а) таємні й нетаємні;

б) звичайні, термінові й дуже термінові;

309

2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

в) рукописні.

12. Напис, зроблений керівником установи на документі, що містить вка­ зівки щодо виконання цього документа, називається:

а) візою;

б) грифом затвердження;

в) резолюцією;

г) адресатом.

13. Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у:

а) називному відмінку;

б) родовому відмінку;

в) давальному відмінку;

г) орудному відмінку.

14. Виберіть правильний варіант оформлювання підпису й дати під до­ кументом:

а) підпис дата

б) дата підпис

в) підпис дата

г) дата підпис

15. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то сторінки документа нумеруються так:

а) непарні сторінки - у правому верхньому кутку, а парні - у лівому;

б) зверху посередині;

в) знизу посередині;

г) непарні - у лівому нижньому кутку, а парні - у правому.

16. Нова система нумерації рубрик тексту ґрунтується на використанні:

а) слів і літер;

б) лише арабських цифр;

в) арабських та римських цифр;

г) літер і цифр.

17. Зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постій­ ною інформацією й місцем, відведеним для змінної,- це:

а) бланк;

б) формуляр-зразок;

в) реквізит;

г) формуляр.

18.3а походженням документи поділяються на:

а) внутрішні та зовнішні;

б) організаційні, розпорядчі, інформаційні;

в) службові (офіційні) й особисті;

г) вхідні й вихідні.

310

Блок індивідуальних проблемних завдань

19. Якщо текст документа не вміщується на одній сторінці, на другу сто­ рінку можна перенести:

а) сам підпис;

б) не менше двох рядків тексту й підпис;

в) підпис і дату;

г) дату і не менше двох рядків тексту.

20. У документах варто вживати стандартизовані сполучення типу:

а) згідно з, у відповідності, у зв'язку;

б) згідно, відповідно, у зв'язку з;

в) згідно з, відповідно до, з огляду на.

21. Під час складання документів текст слід викладати від:

а) другої особи однини;

б) третьої особи однини;

в) другої особи множини;

г) третьої особи множини.

22. Головний реквізит службового документа, що відображає його зміст, називається:

а) текстом;

б) абзацом;

в) реквізитом;

г) розділом.

23. Реквізит «адресат» у документах розташовується:

а) праворуч у верхній частині сторінки;

б) праворуч у нижній частині сторінки;

в) ліворуч у верхній частині сторінки.

24. Спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло організацій, структурних підроз­ ділів чи службових осіб,- це:

а) гриф узгодження;

б) резолюція;

в) гриф затвердження;

г) гриф обмеження доступу до документа.

25. Віза складається з:

а) особистого підпису особи, що візує, й дати;

б) назви установи, особистого підпису, його розшифрування;

в) дати;

г) назви посади особи, яка візує, особистого підпису, розшифрування під­ пису та дати.

26. Підпис у документі слід оформлювати так:

а) Директор училища прізвище, ініціали підпис;

б) Директор училища підпис ініціали, прізвище;

в) Директор училища ініціали, прізвище підпис.

—

311

2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

27. Якщо документ має додатки, згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформлюють так:

а) Додаток: на 2 арк. лише адресатові;

б) Додаток: на 3 арк. у 2 прим.;

в) Додаток: «відомість успішності» на 1 арк. у 2 прим;

г) На 25 арк. у 2 прим. «Проект стандарту».

28. Підписують обов'язково:

а) всі примірники документа;

б) два примірники документа;

в) перший примірник документа;

г) оригінал і копію.

29. Відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, називається:

а) рубрикацією;

б) абзацом;

в) текстом;

г) вступом.

30. Другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіна­ лу,-це:

а) витяг;

б) відпуск;

в) дублікат;

г) копія.

31 .За формою документи переділяються на:

а) службові й особисті;

б) стандартні й індивідуальні;

в) зовнішні й внутрішні;

г) вхідні й вихідні.

32. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються:

а) на одному рівні;

б) один під одним;

в) після дати;

г) перед датою один під одним.

33.Точне знакове відтворення змісту оригіналу - це:

а) копія;

б) відпуск;

в) витяг;

г) дублікат.

34. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається:

а) етикетом;

б) діловодством;

312

Блок індивідуальних проблемних завдань

в) літературною нормою.

35.Текст документа складається з таких логічних елементів:

а) вступу, доказу, закінчення;

б) зачину, фрази, коментарів;

в) вступу, зачину, коментарів.

б) формуляр;

в) трафаретний текст;

г) формуляр-зразок.

36. Дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи докумен­тів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа - це: а) бланк;

313

БЛОК САМОКОНТРОЛЮ

1. Що таке документ?

2. Які функції виконують документи?

3. Який документ називається письмовим?

4. Якими документами найчастіше послуговуються у практичній діяльності установ?

5. Який стандарт установлює склад реквізитів документів?

6. Які вирізняють види документів: 1) за найменуванням; 2) за по­ходженням; 3) за місцем виникнення; 4) за призначенням; 5) за напрямом; 6) за формою; 7) за строками виконання; 8) за сту­пенем гласності; 9) за стадіями створення?

7. З яких елементів складається документ? Як ці елементи на­зиваються?

8. Що таке формуляр?

9. Які реквізити в документах є обов'язковими?

10. Яких правил треба дотримуватися, оформлюючи реквізит «Дата документа»?

11. Від чого залежить формування реквізиту «Адресат»?

12. Як оформлюється реквізит «Підпис»?

13. Які Ви знаєте грифи та як вони оформлюються?

14. Як оформлюється реквізит «Резолюція»?

15. Коли відбувається затвердження документа?

16. Що називається бланком документа?

17. Яких правил слід дотримуватися, складаючи текст документа?

18. Як оформлюється реквізит «Заголовок до тексту»?

19. Що означає «юридична сила документа»?

20. Які правила оформлювання сторінок документа?

ТЕМИ РЕФЕРАТІВ ТА НАУКОВИХ ПОВІДОМЛЕНЬ

1. Печатки і штампи органів державної влади та організацій різних форм власності.

2. Велика і мала літера у назвах документів, законодавчих актів, атрибутів держави.

314

Трмя *У й

■ ДОКУМЕНТАЦІЯ

З КАДРОВО-КОНТРАКТНИХ ПИТАНЬ

План

1. Резюме. Автобіографія.

2. Характеристика. Рекомендаційний лист.

3. Заява. Види заяв.

4. Особовий листок з обліку кадрів.

5. Наказ щодо особового складу.

6. Трудова книжка.

7. Трудовий договір. Контракт. Трудова угода.

Дидактична мета:

• формування умінь і навичок складання та оформлювання до­кументації з кадрово-контрактних питань;

• дотримання вимог культури писемного мовлення під час скла­дання документації з кадрово-контрактних питань.

Студенти повинні знати:

• призначення резюме, автобіографії, характеристики, рекомен­ даційного листа, заяви, особового листка з обліку кадрів, наказу щодо особового складу, трудової книжки, трудового договору, контракту, трудової угоди та вимоги щодо їх оформлювання.

Студенти повинні уміти:

• складати і редагувати тексти документів з кадрово-контракт­них питань;

• дотримуватися мовних норм під час оформлювання цих до­кументів.

315

2.6. Документація з кадрово-контрактних питанк

Ключові поняття: резюме, автобіографія, характеристика, ре­комендаційний лист, заява, особовий листок з обліку кадрів, наказ щодо особового складу, трудова книжка, трудовий договір, контракт, трудова угода.

Рекомендована література

1. Галузинська Л. І., Науменко Н. В., Колосюк В. О. Українська мова (за професійним спрямуванням): Навч.посібн.- К.: Зна­ння, 2008.-С. 145-162.

2. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери : Навч. посібн.-К.: Арій, 2009.- С. 74-92.

3. Мацюк 3., Станкевич Н. Українська мова професійного спілку­вання : Навч.посібн.- К.: Каравела, 2008.- С. 250-265.

4. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення : Підручник. - К.: Арій, 2009.

5. Шевчук С. В., Кабиш О. О. Практикум з українського ділового мовлення : Навчальний посібник. - К.: Арій, 2008.

■

ТЕОРЕТИЧНИЙ БЛОК

Від правильно оформленого документа залежить доля розпочатої справи.

Ю. Кульбабська

2.6.1. РЕЗЮМЕ. АВТОБІОГРАФІЯ

Нині для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади особи, які претендують на ту чи іншу посаду, надсилають резюме - документ, у якому претендент повідомляє стислі відомості про освіту, трудо­ву діяльність, професійний досвід і досягнення тощо. На відміну від автобіографії та характеристики, резюме зорієнтоване не на всебіч­ний опис особи, а передусім на переконання роботодавця у наявності у претендента умінь, необхідних для виконання певної роботи відпо­відної освіти, організаційних навичок, досвіду тощо.

Документ стає конкурентоспроможним завдяки своєму вигляду і змісту. Вимоги до резюме - вичерпність та об'єктивність, достовірність відомостей про претендента, чіткість, структурованість, стислість (обсяг не більше однієї сторінки), грамотність і охайність викладу.

Зазвичай потрібно подавати таки відомості: мета, освіта, досвід роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості, рекомен­дації. На конкретну вакансію бажано складати окреме резюме.

Складаючи резюме, ви маєте виокремити не те, що ви хочете отри­мати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцеві, яку користь від вас матиме фірма. Розрізняють такі типи резюме:

/ хронологічне - зазначають перелік місць роботи у хронологіч­ній послідовності, вказуючи посадові обов'язки, таке резюме демонструє кар'єрне зростання і професійний досвід; ^ функціональне - зауважують напрямок діяльності, обов'язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента. ^ комбіноване - не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.

317

2.6. Документація з кадрово-контрактних питань

Структура резюме

1. Назва виду документа (посередині).

2. Текст документ, який містить таку інформацію:

а) контакти (домашня, електронна адреси, телефон (робочий, домашній, стільниковий);

б) прЬвище, ім 'я (у називному відмінку) виділяють жирним шриф­ том; краще писати спочатку ім'я, а потім прізвище; по батькові вказують, якщо претендент професор або академік.

в) мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі, проекті);

г) досвід роботи подають у зворотньому порядку: від останньо­ го місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу її діяльності, посаду, посадові обов'язки, досягнення; відомості про тимчасову роботу, роботу за сумісництвом, якщо вони відповідають посаді, на яку претендує особа.

Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках.

ґ) освіта: повна назва навчального закладу, спеціальність, рік вступу і рік закінчення; факультативні тренінги, курси, семінари, які стосу­ються очікуваної посади;

д) професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: зазначають швидкість друкування, категорію посвідчення водія, комп'ютерні навички (конкретні пакети програм), володіння іноземною мовою (кількість балів ТОЕРЬ, ОМАТ, ІЕПГ8, Т8Е або інших офіційних тестів) тощо;

є) особисті відомості (рік народження, сімейний стан);

є) додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, про членство у професійних об'єднаннях, зазначення можливості від­рядження, ненормованого робочого дня);

ж) вказівка на можливість надання рекомендацій (вислови Реко­мендації будуть надані на вимогу або За потреби подам рекомендації можна вміщувати лише тоді, коли такі рекомендації насправді є).

У цілому варто дотримуватись міри, подаючи додаткову інформа­цію в резюме.

Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують⁶⁰ до­тримуватися таких правил:

• Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

⁶⁰ Шевчук С. В. Ділове мовлення для державних службовців : Навч. посібн.— К.: Арій, 2008.-С. 193.

318

2,б. 1. Резюме. Автобіографія

• Намагайтеся не вживати такі слова, як я, ми, замість них вжи­вайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, допоміг.

• Якщо ви обіймали не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на досвіді роботи й набутих навичках.

• Не вказуйте причини, через які пішли з попередньої роботи. Не вказуйте розмір заробітної плати.

• Оформіть резюме друкованим способом із застосуванням шриф­тових виділень на якісному аркуші паперу формату А4.

Резюме можна надсилати до установи, що оголосила наявність ва­кантної посади (паперовий чи електронний варіант), або розміщувати в Інтернеті на спеціальних мережевих сайтах. Рукописний варіант неприпустимий.

Взірець хронологічного резюме: