2.7.4. Службові записки

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

1. Адресат (Керівникові проекту «Україна дітям» Висоцько-му А. В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

2. Адресант (кафедра історії та культури української мови; до­цента кафедри філософії Козачука С. В.)

3. Назва виду документа (Доповідна записка; Пояснювальна за­писка; Рапорт).

4. Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

1. Текст.

2. Дата.

3. Підпис.

Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, у яко­му повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.

За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні, за походженням - внутрішні, зовнішні.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини - описову (констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині розкриті пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

374

₇^ гпужбові записки

Взірець доповідної записки:

Навчально-методичне управління Директорові Інституту

іноземної філології ДОПОВІДНА ЗАПИСКА проф. Гончарову В. І.

15.01.2010 №38-12/35 Про планування годин

Доводимо до Вашого відома, що Наказом МОН України від 09.07.2009 року № 642 «Про організацію вивчення гуманітарних дис­циплін за вільним вибором студента» та наказом НПУ імені М.П. Драгоманова від 09.11.2009 «Про організацію вивчення дис­циплін циклу гуманітарної та соціально-економічної підготовки» запроваджено обов'язкове вивчення дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» обсягом З ЕСТ5 кредити і підсум­ковий контроль у формі державного іспиту.

Просимо внести зміни до навчальних планів до 10 лютого 2010 року.

Начальник навчально- методичного управління Г. М. Бойко

Рапорт - 1) письмове офіційне повідомлення про що-небудь вищій інстанції, керівництву; 2) різновид доповідної записки, в якій стисло, але докладно викладено суть якої-небудь справи.

Взірець рапорту з резолюцією:

Бойку Г. М. Ректорові Національного

Підготувати проект наказу педагогічного університету до 15.07.2010 і^мен' М.П. Драгоманова

підпис академікові АПН України

02.07.2010 професору Андрущенкові В.П.

директора Інституту історичної освіти професора Сушка О. О.

РАПОРТ

Доводжу до Вашого відома, що для завершення організаційної роботи в приймальній комісії, формування особових карток і підготовки

375

2.7. Довідково-інформаційні документу

індивідуальних планів студентів першого курсу Інституту історичної освіти старший викладач кафедри культури української мови Підкамінна Людмила Володимирівна розпочинає роботу з 07 серпня 2010 року.

01.07.2010

Директор Інституту проф. О.О. Сушко

Пояснювальна записка - 1) це документ особистого характеру в якому пояснюються певні дії особи; 2) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту), в якому обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, призначення, актуальність і новизна).

Пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації, у деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Пояснювальну записку, що не виходить за межі установи, оформлю­ють на стандартному аркуші, що виходить за межі установи - на бланку і реєструють.

Взірець пояснювальної записки:

			Директорові Інституту політології та права проф. Андрусишину Б. І. студентки 305 ур групи Коваленко Марини
		Пояснювал	ьна записка
Я не з'явилася 18 Курсову роботу з історі		травня 2010 року на заняття через хворобу, і' філософії освіти здала 22 травня 2010 року.
22.05.2010			підпис

2.7.5. ПРОТОКОЛ. ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

Протокол - документ, що відбиває процес і результат роботи по­стійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, за­сідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

376

' ₅ протокол. Витяг з протоколу

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

• стислі - записують порядок денний, прізвища доповідачів, назву питання, формулюють ухвалу;

• повні - крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіаль­ного органу;

• стенографічні - весь хід засідання записують дослівно. Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Індекс (номер).

3. Дата.

4. Місце засідання.

5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис голови.

9. Підпис секретаря.

Вимоги до оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність при­йнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

• вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лі­ вого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абет­ кою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називному, а не у знахідному (форма Про розгляд і затвердження... не ре­ комендована) відмінку.

377

2.7. Довідково-інформаційні документи

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Звіти викладачів про виконання індивідуальних планів за II се­местр 2009-2010 навчальний рік.

2. Завдання членів кафедри з поліпшення запровадження кредитно-модульної системи навчання.

3. Підсумки зимової екзаменаційної сесії.

4. Наукова робота студентів у проблемних групах.

• Основна частина тексту протоколу складається з розділів, які

відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будують за схемою:

1. СЛУХАЛИ:

2. ВИСТУПИЛИ:

3. УХВАЛИЛИ:

Після двокрапки з абзацу пишуть прізвище й ініціали доповідача, через тире - короткий виклад тексту виступу. У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: текст доповіді додається.

У розділі УХВАЛИЛИ викладають прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції. 1. СЛУХАЛИ:

Інформацію проф. Шевчук С.В., завідувача кафедри культури української мови, про запровадження вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) (текст доповіді додається). ВИСТУПИЛИ:

Лобода Т.М., доцент кафедри культури української мови - запропо­нувала створити типову програму вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) на підставі типової навчальної програми курсу.

Кабиш О. О., доцент кафедри культури української мови - вказала на необхідність запровадження тестування під час вступного іспиту до аспірантури. УХВАЛИЛИ:

1. Інформацію проф. Шевчук С. В. взяти до відома.

2. Створити комісію у складі 5 осіб для створення типової про­грами вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням).

3. Розробити систему тестів з української мови (за професійним спрямуванням).

378

протокол- Витяг з протоколу