1. Постановка задачи

В качестве автоматизируемого объекта в курсовой работе рассматривается рабочее место менеджера по продажам ООО «Верное решение».

Отдел продаж выполняет важную роль в функционировании организации. Именно от эффективности его работы зависят результаты работы компании.

1.1 Задачи и функции отдела продаж

Деятельность отдела продаж состоит в продаже услуг и продуктов группы компаний «Верное Решение». В состав отдела входит 5 человек. 4 менеджера по продажам и начальник отдела. Стоит отметить, что функции начальника отдела и Главного администратора совмещает один человек.

Продажи осуществляются тремя основными способами.

1. Осуществление звонков потенциальным клиентам.

2. Предложение дополнительных услуг своим клиентам.

3. Размещение информации о продаваемых услугах и товарах на дополнительных ресурсах.

Так же менеджеры по продажам работают с клиентами, которые сами обратились в компанию, и помогают подобрать наиболее подходящий им продукт.

Начальник отдела продаж осуществляет координацию действий менеджеров, раздает задания на день, подводит итоги их работы. Так же руководитель работает с наиболее ценными клиентами.

1.2 Задачи и функции менеджера по продажам

Ниже приводится выдержка из должностной инструкции менеджера по продажам, принятой в ООО «Верное Решение».

Менеджер по продажам обязан совершать в день не менее 25 результативных событий. Результативным событием считается:

• переговоры с лицом, принимающим решения, либо с потенциальным пользователем ПО или слушателем курсов, зафиксированные в БД;

• отправленный факс или e-mail с подтвержденным получением;

1. Информационные функции, документооборот:

• Заполнение БД: из Интернет, телефонные справочники, «холодные» звонки. Объем заполнения карточки клиента в БД 70% и выше.

• Поддержание контакта с существующими клиентами.

1. Продажи:

• Активные продажи (первичный контакт, выявление потребностей, подготовка коммерческого предложения, переговоры о продаже, демонстрации ПП, завершение переговоров, выставление счёта, доведение до оплаты);

• Пассивные продажи (выявление потребностей, подготовка коммерческого предложения, переговоры о продаже, демонстрации ПП, завершение переговоров, выставление счёта, доведение до оплаты);

• Организация дополнительных продаж услуг или ПО «своим» (закреплённым) клиентам;

• Обеспечение необходимого количества участников на платных мероприятиях, проводимых организацией.

1. Контрольные функции:

• Контроль за оказанием клиенту услуг, в соответствии с договором.

1. Прочее:

• Обеспечение необходимого количества участников на бесплатных мероприятиях, проводимых организацией.

1.3 Формирование технического задания.

На основании технико-экономического обоснования будущего проектно­го решения (которое представлено во введении) составляется техническое зада­ние (ТЗ) согласно ГОСТ 34.602-89 "Техническое задание на создание автомати­зированной системы", которое включает следующие разделы:

1. Основания для разработки: наименование документов (договора, приказа, распоряжения), на основании которых осуществляется разработка. Наименование и условное обозначение договора (темы): основанием для разработки данной АИС послужило задание на курсовую работу, тема которой - «Автоматизировать формирование базы данных клиентов для условий ООО «Верное решение»».

2. Назначение разработки (функциональное и эксплуатационное): предлагаемая система автоматизации рабочего места менеджера по продажам, предназначена для автоматизации его основных функций.

3. Требования к разработке (технологии):

а) к функциональным характеристикам (быстродействие, объем используемых ресурсов, точность расчетов, открытость, характер входных и выходных данных): Внедрение автоматизированного рабочего места заведующего складом готовой продукции должно обеспечивать:

-аутентификацию пользователя системы;

• добавление и редактирование информации о клиентах;

• добавление и редактирование информации о договорах, заключенных с этими клиентами;

-вывод отчетов по заключенным договорам их сортировка;

Разрабатываемая АИС должна также предусматривать возможность оперативного внесения корректировок и дополнений.

б) к надежности (сохранность и защита данных): используемая АИС должна обеспечивать возможность сохранности расчетных значений в виде отдельных файлов или баз данных.

в) к условиям эксплуатации (квалификация и состав пользователей): пользователи данной АИС должны иметь элементарные навыки работы на персональном компьютере (обязательно знание и опыт работы с операционной системой Windows и входящими в нее стандартными прикладными программами) и иметь необходимые для работы знания в области экономики предприятия.

г) к составу и параметрам технических средств: требования к конфигурации вычислительной системы: работа с данной АИС должна производиться в условиях автоматизированного рабочего места (АРМ) при обязательном наличии персонального компьютера, с поддержкой сети.

д) к программной и информационной совместимости: АИС должна работать под управлением любой ОС, она должна быть адаптируема к изменяющимся условиям, т.е. должна иметься возможность оперативного внесения изменений в процесс функционирования системы.

е) к интерфейсу: Интерфейс создаваемой информационной системы должен быть удобен и понятен пользователю. Взаимодействие с программой должно осуществляться через формы, предназначенные для осуществления конкретных функций.

4. Требования к документации, состав сопроводительной документации: при необходимости можно использовать рекомендации заполнения автоматизированных форм, выработанные сотрудниками планово-экономического отдела для условий конкретного предприятия.

5. Технико-экономические показатели:

Разработанная АИС должна обеспечивать экономию трудовых ресурсов и ресурсов времени за счет снижения трудоемкости расчетных работ и обработки данных.

1. Порядок контроля и приемки: виды тестовых заданий. Приемка разработанной АИС осуществляется специалистами подразделения в присутствии разработчика.