Пример 4.1

Рассмотрим пример сортировки данных списка Контроль знаний, в котором представлены оценки выполнения контрольных и лабораторных работ по матлогике и информатике студентов трех групп первого курса. Каждая оценка измеряется в условных единицах и лежит в пределах от 0 до 10 (рис. 4.2).

Отсортируем данный список по убыванию значений поля Сумма МЛ и затем по убыванию значений поля Сумма ИНФ. Для этого в окне диалога команды Сортировка:

• в строке Сортировать по в раскрывающемся списке выберите название поля Сумма МЛ и установите порядок сортировки По убыванию;

• нажмите кнопку Добавить уровень;

• в строке Затем по выберите название поля Сумма ИНФ и установите порядок сортировки По убыванию.

В результате сортировки записи списка переставлены в соответствии с убывающими значениями поля Сумма МЛ. Внутри повторяющихся значений поля Сумма МЛ записи расставлены по убыванию значений поля Сумма ИНФ.

Рис. 4.2. Результат сортировки

4.1.2. Фильтрация списка

Фильтрация – это выбор из списка записей, удовлетворяющих какому-либо критерию отбора. Фильтрация выполняется на вкладке Данные с помощью команд Фильтр и Дополнительно (Расширенный Фильтр). Команды Фильтр и Дополнительно фильтруют список, а команда Очистить отменяет фильтрацию.

Использование команды Фильтр

Команда Фильтр (автофильтр) позволяет очень быстро, с помощью элементарных действий мыши, отфильтровать список. Фильтр работает по принципу: “включил – выключил”. После выбора команды все заголовки полей снабжаются кнопками раскрывающихся списков, используемых для фильтрации (фильтр – “включен”). Повторный выбор команды убирает кнопки раскрывающихся списков (фильтр – “выключен”).

Порядок действий при выполнении команды Фильтр.

1. Выделите любую ячейку внутри фильтруемого списка.

2. Выберите команду Данные – Фильтр.

3. Нажмите кнопку раскрывающегося списка, соответствующую полю, по которому выполняется отбор записей (рис. 4.3). Выполните следующие действия:

• снимите флажок Выделить все;

• установите флажок напротив конкретного значения поля (например, ИМ-14011) для вывода на экран записей, содержащих выбранное значение данного поля;

• нажмите кнопку ОК.

4. Для отбора записей внутри диапазона значений числового поля выберите команду Числовые фильтры (рис. 4.3), затем одну из подкоманд: равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, между, Настраиваемый фильтр.

Примечание. Все перечисленные подкоманды выводят на экран диалог Пользовательский Автофильтр, в котором необходимо сформировать условие отбора записей по активному полю.

5. Если активное поле является текстовым, то в меню будет представлена команда Текстовые фильтры и подкоманды: начинается с, заканчивается на, содержит, не содержит.

6. Подкоманда Первые 10 команды Числовые фильтры выводит на экран заданное число записей с наибольшими (наименьшими) по данному полю значениями.

Рис. 4.3. Работа с командой Числовые фильтры

Примечание. После выполнения фильтрации кнопка раскрывающегося списка того поля, которое использовалось в качестве критерия отбора, будет снабжена знаком фильтрации.