4.1 Распорядительная документация

1. Распорядительный документ при его создании проходит следующие стадии:

• подготовка документа (разработка проекта, оформление, визирование, согласование и подписание);

• регистрация и передача документа на исполнение.

2. Подготовка проекта приказа, распоряжения, указания осуществляется структурным подразделением по поручению руководства предприятия, либо в инициативном порядке. Для этой цели руководитель подразделения назначает исполнителя разработки проекта документа.

3. Проект распорядительного документа печатается в одном экземпляре, на одной стороне листа, на бланке установленного образца и должен иметь заголовок к тексту, отражающий его краткое содержание.

4. Проверка отпечатанного материала производится исполнителем разработки.

5. Проект подготовленного распорядительного документа передается исполнителем на визирование в следующей последовательности:

• руководителю своего структурного подразделения;

• начальнику юридического отдела;

• руководителям и сотрудникам тех структурных подразделений, которым в документе предусмотрены поручения;

- заместителям генерального директора, которым в документе предусмотрены поручения;

• заместителям генерального директора, в чьем подчинении находится структурное подразделение, подготовившее проект документа.

Все необходимые визы ставятся в нижней части последнего листа документа, ниже подписи руководителя, утверждающего данный документ.

6. Завизированные в установленном порядке проекты распорядительных документов передаются на подпись:

• заместителям руководителей предприятия по направлениям деятельности (распоряжения, указания);

• генеральному директору предприятия через начальника отдела кадров и режима (приказы, распоряжения, указания).

7. Распорядительные документы регистрируются и размножаются в канцелярии. Копии передаются в подразделения под расписку уполномоченных представителей этих подразделений в листе "Расписка в получении". Оригиналы распорядительных документов подшиваются в соответствующие дела и хранятся в канцелярии.

4.2 Информационно-справочная документация

1. Информационно-справочные документы визирования не требуют, а поступают прямо на подпись к руководителю, от имени которого подготовлены.

2. Докладные записки на имя руководителя предприятия или структурного подразделения, после их рассмотрения и наложения резолюции, передаются на исполнение в подразделения или специалистам, указанным в резолюции.

3. Информационно-справочные документы регистрации не подлежат, а подшиваются в соответствующие дела и хранятся в структурных подразделениях.

4.3 Особенности разработки приказов (распоряжений, указаний)

Текст приказа (распоряжения, указания) должен состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Эта часть может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.

Если приказ (распоряжение, указание) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата и номер.

Распорядительная часть приказа должна начинаться словом «ПРИКАЗЫВАЮ», напечатанным без пробелов между печатными знаками. Распорядительная часть распоряжения должна начинаться со слова «ОБЯЗЫВАЮ». Распорядительная часть указания должна начинаться со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Указанные структурные подразделения должны иметь полные наименования.

Последний пункт распорядительной части приказа (распоряжения) должен содержать сведения о подразделении или должностном лице, на кого возлагается контроль исполнения приказа.

Проекты приказов, включающие вопросы, связанные с финансированием, дополнительно визируются главным бухгалтером.

Проекты приказов по личному составу, о направлении в командировки, по уходу работников в ежегодные отпуска и др. готовятся Отделом кадров. После согласования их в установленном порядке, представляются на рассмотрение и подпись генеральному директору.

Приказы по уходу работников в ежегодные отпуска, об увольнении и др. печатаются на специальных бланках государственного образца.

Проекты приказов о командировании подготавливаются на основании служебной записки руководителя подразделения с указанием цели командирования.

Проекты приказов о командировании с оплатой расходов за счет предприятия визируются главным бухгалтером.