3.Организация работы с исходящей документацией (письмами)

1. Проекты писем готовятся специалистами структурных подразделений по поручению руководства ООО «Базстрой» или руководителей подразделений по согласованию с руководством предприятия.

2. Подготовленный проект письма с отметкой исполнителя (ФИО, телефон) в левом нижнем углу документа, визируется (подпись, расшифровка подписи, дата) ГИПом (ГАПом) соответствующего объекта и, в зависимости от статуса письма, руководителем подразделения. Визирование может осуществляться и другими службами (гл. бухгалтер, юрист, начальник отдела кадров, СК и т.д.) в зависимости от характера поставленных в письме вопросов.

3. Завизированное письмо передается на подпись руководству предприятия или руководителю структурного подразделения (в зависимости от его статуса) вместе с документами, на основании которых оно готовилось.

4. Письмо должно иметь реквизит «подпись».

Правом подписи писем на предприятии обладают:

- генеральный директор, заместители генерального директора – по письмам с вопросами, отнесенными к их компетенции. В этом случае письма оформляются на бланках писем ООО «Базстрой»;

- руководитель подразделения, заместитель руководителя подразделения, главный инженер подразделения – по письмам с текущими вопросами выполнения проектных работ на конкретных объектах. В этом случае письма оформляются на специальных бланках ООО «Базстрой» , содержащих графу "цех №" или "отдел".

5. До передачи документов в канцелярию для отправки адресату сотрудник подразделения, ответственный за делопроизводство, обязан:

- тщательно проверить правильность оформления и адресования документов с указанием почтового индекса, наличие подписей, виз и приложений;

- на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан;

- проставить индекс подразделения согласно наименованиям и кодам, присвоенным подразделениям ООО «Базстрой»;

- в ответном письме ниже даты исходящего документа указать номер и дату документа, на который дается ответ.

6. Готовые к отправке письма подлежат регистрации сотрудником канцелярии, который присваивает ему номер исходящего документа, проставляет дату, отражающую дату отправки исходящего документа, и ставит печать в соответствии с правилами, изложенными в п.3.14.2 настоящей инструкции.

7. Номер исходящего документа состоит из:

- индекса подразделения, соответствующего коду подразделения ООО «Базстрой»;

- исходящего регистрационного номера (порядкового номера по регистрации исходящих организационных документов текущего года).

Индекс и регистрационный номер разделяют тире.

Индексы подразделения проставляет сотрудник подразделения, отвечающий за делопроизводство, а исходящий регистрационный номер проставляет сотрудник канцелярии после подписания документа.

Пример:

исх. № Упр-00-3243 – исходящий номер письма, подписанного руководством ООО «Базстрой»;

исх. № 01-3244 – исходящий номер письма, подписанного руководством цеха №1;

исх. № 39-3245 – исходящий номер письма, подписанного руководством технического отдела.

8. Копии всех писем, подписанных и зарегистрированных, хранятся в канцелярии до минования срока хранения, в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения".

9. Документы, оформленные с нарушением этих правил, к отправке не принимаются.

4.Организация работы с организационно-распорядительной документацией предприятия

В состав организационно-распорядительной документации входит распорядительная документация, информационно-справочная и организационная документация.

К распорядительной документации относятся следующие виды документов: приказ, распоряжение, указание.

К информационно-справочной документации относятся протоколы, записки, справки, письма и т.п. Описание организации работы с письмами представлено в разделе 2.3 настоящей инструкции.

Организационная документация включает в себя положение о подразделении, должностную инструкцию, штатное расписание. Описание организации работы с этими документами в данной инструкции не представлено.