Система управления базами данных access

СУБД ACCESS представляет собой систему подготовки и обработки реляционных баз данных в графической операционной системе WINDOWS. СУБД ACCESS является в настоящее время одним из самых популярных и применяемых систем управления базами данных.

Возможности субд access:

СУБД ACCESS предоставляет пользователю следующие возможности:

1. Работа с таблицами (создание, ведение таблиц);

2. Работа с запросами (выборка информации по определенным критериям поиска);

3. Работа с формами (формулярами) (для удобства ввода и корректировки данных);

4. Работа с отчетами (просмотр и распечатка выбранной по запросу информации);

5. Работа с рисунками: Вставка, просмотр, редактирование рисунков и иллюстраций;

6. Распечатка: Распечатка таблиц, запросов, форм, отчетов, диаграмм, графиков;

7. Работа с макросами: Возможность выполнять заранее подготовленные последовательности действий;

8. Работа с модулями: возможность написания собственной процедуры обработки таблиц с помощью встроенного языка программирования VISUAL BASIC.

Загрузка субд access

Табличный процессор СУБД ACCESS можно загрузить одним из следующих способов:

1. С помощью кнопки ПУСК на Панели задач загружаем из меню Программы СУБД Access

2. На Рабочем столе находим ярлык и дважды Access щелкаем по нему мышью.

3. С помощью Проводника находим базу данных, подготовленную с помощью СУБД Access и дважды щелкаем по ней мышью.

Основные понятия субд Access

СУБД ACCESS работает с базами данных. База данных в Access представляет собой файл, используемый для обработки и хранения информации. Каждая база данных может состоять из нескольких таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей и поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Данные - это все, что нужно сохранить для последующего к ним обращения.

Объектами действия пользователя при работе с СУБД Access являются: таблица; запрос; форма; отчет; макрос; модуль.

Таблицы служат для организации и хранения данных. Можно вводить и изменять данные одновременно в нескольких таблицах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких таблиц. Таблица состоит из строк и столбцов. Каждая строка называется за­писью данных (является законченным фрагментом информации, например, заполненной карточкой в картотеке), каждый столбец называется полем данных (реквизитом). Некоторые таблицы могут быть связаны друг с другом по ключевым столбцам.

Запросы - позволяют пользователю выбрать из таблиц необходимые данные, удовлетворяющие некоторому условию. Поиск информации по запросу и оформление результатов в отчете возможны, если таблицы имеют ключевые поля. Ключ - поле в таблице, позволяющее однозначно различать в ней записи и упорядочивать их.

Формы - позволяют в удобном виде вводить, корректировать, удалять данные из таблиц.

Отчеты - позволяют пользователю на основе выбранных из таблиц данных сформировать документы.

Макросы - это заранее подготовленный набор команд, предназначенный для автоматизации обработки данных.

Модули - это отдельные программы на языке Visual Basic.

Для построения БД Access предлагает активно использовать та­кие инструменты, как Мастера и Конструктора.

Мастер - средство, выполняющее все необходимые для пользователя действия после его ответа на конкретные вопросы.

Конструктор - помощник, облегчающий выполнение конкретного за­дания. Режим конструктора предназначен для корректировки объектов или для создания объектов «с нуля».

К основным операциям Access (как и многих СУБД) относятся:

• создание новой базы данных (БД);

• добавление, удаление из БД одной или нескольких записей;

• обновление в БД значений некоторых полей в одной или несколь­ких записях;

• поиск в БД записей, удовлетворяющих заданному условию;

• графическое отображение данных;

• статистические расчеты в БД.

В полях записи могут хранится данные следующих типов:

№ п/п	Тип данных	Длина в байтах	Примечание
1	Текст	До 255 байт	Алфавитно-цифровые данные
2	Число	От 1 до 8 байт	Числа
3	МЕМО (примечание)	До 64Кб	Алфавитно-цифровые данные
4	Денежный	15 целых и 4 дробных разряда
5	Дата, время	8 байт	ДД.ММ.ГГ или ЧЧ:ММ:СС
6	Логический	1 байт	Два значения: F - ложь, T - истина
7	Счетчик	4 байта	Целое число для подсчета записей в таблице
8	Объект ОLE	До 1 Гбайта	Картинки, фотографии, диаграммы,…
9	Гиперссылка