2. Підготовка матеріалів для організації та проведення особистого прийому громадян

Під час проведення попереднього запису у телефонному режимі у громадян, які записуються на прийом, з’ясовується інформація, що вноситься до Картки обліку особистого прийому громадян. Відповідальні за організацію особистого прийому громадян працівники не пізніше, ніж за день до встановленого графіком дня прийому, письмово повідомляють відповідну посадову особу.

Для забезпечення здійснення особистого прийому Головою ДПА України та заступниками Голови:

• Структурний підрозділ, до функцій якого входить організація особистого прийому громадян готує Окреме доручення (додаток 5) за підписом заступника Голови, відповідальним за напрям роботи за зверненнями громадян.

• В установленому порядку Окреме доручення надається для виконання до відповідного структурного підрозділу.

• Структурні підрозділи за Окремим дорученням готують і надають протягом одного дня інформаційні матеріали в термін не пізніше двох днів до особистого прийому, а саме:

  • аналіз законодавчої та нормативно-правової бази з порушеного питання громадян з наданням копій витягів із законодавчих та нормативно-правових актів, які не повинні містити інформації з обмеженим доступом;

  • обґрунтування та проект відповіді громадянам за порушеним питанням;

  • у разі якщо звернення громадян є повторними, готують та надають матеріали (копії матеріалів справи з цього питання як на регіональному, так і на рівні центрального апарату);

  • повідомити прізвище, ім’я та по батькові посадової особи (керівника або заступника керівника структурного підрозділу), який має бути залученим до участі в особистому прийомі громадян “____”________________200__р.

• Підготовлені матеріали передаються до структурного підрозділу, який відповідає за організацію особистого прийому громадян супроводжуваним листом за підписом керівника структурного підрозділу або його заступника.

• На підставі отриманих від структурних підрозділів матеріалів готується інформаційна довідка (додаток 6), що надається посадовій особі, яка здійснює особистий прийом громадян.

• Для забезпечення організації особистого прийому керівниками структурних підрозділів ДПА України підготовка інформаційних матеріалів здійснюється відповідними підрозділами.

3. Організація та проведення особистого прийому громадян

Прийом громадян посадовими особами ДПА України здійснюється у визначені дні та години за попереднім записом згідно із затвердженим графіком. Попередній запис громадян на особистий прийом до посадових осіб ДПА України проводиться у телефонному режимі відповідальними працівниками Департаменту обслуговування платників податків. Запис громадян закінчується за 3 дні до календарної дати прийому відповідної посадової особи згідно з графіком особистого прийому.

Прийом громадян Головою ДПА України або його заступниками здійснюється за попереднім записом та з питань, які не можуть бути вирішені керівниками структурних підрозділів ДПА України. При відсутності посадової особи прийом здійснюють посадові особи, відповідно до розподілу обов’язків.

Громадяни, визнані судом у встановленому порядку недієздатними, на прийом без участі їхніх законних представників не допускаються.

Особистий прийом громадян проводиться від імені Державної податкової адміністрації України. Прийом починається з пропозиції відвідувачеві назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається.

Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються посадовою особою у журналі обліку особистого прийому громадян за встановленою формою (додаток 1). Облік особистого прийому громадян, що проводиться Головою ДПА України або його заступниками, та контроль за виконанням рішень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюється відповідальним працівником структурного підрозділу, відповідального за організацію особистого прийому громадян. На вимогу Голови ДПА України або його заступників для/або під час проведення особистого прийому громадян залучаються керівники відповідних структурних підрозділів.

Структурні підрозділи, визначені виконавцями, забезпечують виконання доручень (рішень, резолюцій) керівництва ДПА України за резолюцією на особистому прийомі громадян.

Облік особистого прийому громадян, що проводиться посадовими особами ДПА України, та контроль за дотриманням термінів виконання доручень (рішень, резолюцій), прийнятих під час особистого прийому, здійснюється структурним підрозділом, відповідальним за організацію особистого прийому громадян.

Інформація про хід виконання доручення, наданого на особистому прийомі протягом встановленого терміну, та остаточні висновки за результатами його розгляду (копії відповідей, рішень тощо) в обов’язковому порядку надаються виконавцями до структурного підрозділу, відповідального за організацію особистого прийому громадян. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз’яснення відповідно до чинного законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (при їх наявності). З метою припинення неправомірних дій посадових осіб та скасування незаконних рішень особливу увагу слід приділяти зверненням громадян, в яких йдеться про недоліки в роботі органів державної податкової служби, оскаржуються рішення посадових осіб податкових органів.

Посадова особа, яка здійснює прийом громадян, повинна забезпечити особливо уважне ставлення до вирішення проблем, з якими звертаються Герої Радянського Союзу, Герої Соціалістичної Праці, Герої України, ветерани війни та інваліди, особи, що постраждали від аварії на Чорнобильській АЕС, громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки. Посадова особа, яка здійснює прийом, для забезпечення кваліфікованого роз’яснення питань, порушених громадянами, може залучати до їх розгляду керівників інших структурних підрозділів ДПА України в частині вирішення питань, що належить до їх компетенції, або одержувати від них потрібну інформацію, про що робиться відмітка в Картці обліку особистого прийому громадян.

Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому. Особа, яка веде прийом, керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

Задовольнити прохання чи вимогу безпосередньо під час особистого прийому. Відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення. Прийняти письмову заяву або скаргу (коли питання потребують додаткового вивчення і перевірки) і пояснити відвідувачеві причини неможливості розв'язання питань під час особистого прийому, а також про порядок і термін розгляду його звернення. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції органів державної податкової служби, то посадова особа, яка веде прийом, пояснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації та установи треба звернутися за його вирішенням, і по можливості надає в цьому допомогу (вказує адресу, номер телефону і таке інше).

Письмові звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому, передаються до загального відділу управління справами для централізованої реєстрації та обліку в установленому порядку. Дані про особу, що звернулася до органу державної податкової служби, а також короткий зміст питань, з якими вона звернулася, і результати їх розгляду записуються у картках та журналах.

У прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому законом порядку. Особам, які не перебувають у родинних або юридично значущих відносинах з громадянами, що звернулись на особистий прийом, забороняється перебувати в приміщенні, де він проводиться. У разі необхідності в коректній формі можна попросити в заявника його документ, що засвідчує особу або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи. Відсутність такого документа згідно з вимогами статті 5 Закону України “Про звернення громадян” може бути підставою для відмови в прийомі.

Посадові особи – керівники структурних підрозділів, які здійснюють особистий прийом громадян, забезпечують у своєму підрозділі систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх спричинили, а також найбільш гострих суспільно значущих проблем, що потребують негайного вирішення, своєчасного розроблення пропозицій щодо поліпшення законодавчого врегулювання у сфері оподаткування. У своїй діяльності посадові особи керуються Конституцією України, законами України “Про звернення громадян”, “Про державну службу”, “Про державну податкову службу в Україні”, указами Президента України від 13 серпня 2002 року №700/2002 “Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення” та від 14 квітня 2004 року №434/2004 “Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів”, іншими законодавчими та нормативно-правовими актами, Регламентом роботи ДПА України та цим Положенням.

Посадові особи ДПА України несуть відповідальність згідно з чинним законодавством:

• за недотримання вимог Закону України “Про звернення громадян” щодо здійснення особистого прийому громадян і розгляду їх звернень;

• за допущення тяганини, формалізму та бюрократизму, що призводить до невирішення порушених у зверненні громадянина обґрунтованих питань (відповідно до законодавчої та нормативно-правової бази), які належать до компетенції органів державної податкової служби, посадової чи службової особи.

Посадові особи, які припустилися порушення законодавства про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену чинним законодавством України. До зазначених посадових осіб за неналежне виконання службових обов'язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись заходи дисциплінарного стягнення.

У разі задоволення скарги орган державної податкової служби або посадова особа, які прийняли неправомірне рішення щодо звернення громадянина, відшкодовують йому завдані матеріальні збитки, пов'язані з поданням і розглядом скарги, витрати на виїзд для розгляду скарги на вимогу відповідного органу і втрачений за цей час заробіток. Спори про стягнення витрат розглядаються в судовому порядку.

Якщо громадянином подано звернення, яке містить наклеп і образи, дискредитацію органів державної податкової служби та їх посадових осіб, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших протиправних дій, це тягне за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством України.

Зразки документів, які необхідні для звернення громадян до податкового органу.
1.	ОБЛІКОВА КАРТКА фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів (Форма N 1ДР)
2.	РЕЄСТРАЦІЙНА ЗАЯВА платника податку (Форма N 1-РН)
3.	ЗАЯВА про реєстрацію постійного представництва нерезидента в Україні як платника податку на прибуток (Форма 1-РПП)
4.	ВІДОМОСТІ ДО ДЕРЖАВНОГО РЕЄСТРУ ФІЗИЧНИХ ОСІБ - ПЛАТНИКІВ ПОДАТКІВ ТА ІНШИХ ОБОВ'ЯЗКОВИХ ПЛАТЕЖІВ (Форма № 2ДР)
5.	ДОВІДКА про суми виплачених доходів і утриманих з них податків фізичних осіб (Форма № 8ДР)
6.	ЗАПИТ державній податковій інспекції про доходи фізичних осіб, які звернулися за призначенням соціальної допомоги (Форма N 9ДР-1)
7.	ЗАЯВА ПРО ЗНЯТТЯ З ОБЛІКУ платника податків (Форма N 8-ОПП)
8.	ЗАЯВА (для юридичних осіб (філій) (Форма N 1-ОПП)
9.	ЗАЯВА для фізичних осіб (Форма N 5-ОПП)
10.	ЗАЯВА ПРО ЗНЯТТЯ З ОБЛІКУ у зв'язку зі зміною місцезнаходження (місця проживання) (Форма N 9-ОПП)
11.	ДОВІДКА для здійснення операцій купівлі іноземної валюти на міжбанківському валютному ринку України при розрахунках з нерезидентами за торговельними операціями
12.	ДОВІДКА про цільове використання спирту етилового
13.	ДОВІДКА про прогнозований обсяг потреби спирту етилового до податкового векселя від “____”___________200_ №_______
14.	Попередня заявка-розрахунок про потребу в марках акцизного збору
15.	Заявка - розрахунок на купівлю марок акцизного збору
16.	ЗАЯВА про внесення місць зберігання спирту до Єдиного Державного реєстру
17.	ЗАЯВА про внесення місць зберігання алкогольних напоїв (тютюнових виробів) до Єдиного Державного реєстру
18.	Уточнюючий розрахунок податкових зобов’язань у зв'язку з виправленням самостійно виявлених помилок
19.	ЗАЯВА про видачу Свідоцтва про право сплати єдиного податку
20.	ЗАЯВА про видачу Свідоцтва про право сплати єдиного податку
21.	Реєстраційна картка суб'єкта підприємницької діяльності - юридичної особи