1. Отдел закупок

Отдел закупок является одним из основных подразделений, где принимаются решения о закупке сырья, заключаются контракты на его поставку, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству сырья и т. д.

Важность этого подразделения в общей структуре фирмы трудно переоценить точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.

Отдел закупок состоит из семи человек: руководителя отдела, торгового агента, менеджера по логистике и четырех канцелярских работников, осуществляющих документирование операций по закупочной деятельности (один канцелярский работник закрепляется за управляющим, один – за менеджером по логистике и два – за торговым агентом).

Управляющий отделом

Заработная плата: 45000 руб

Обязанности:

• Координация работы персонала в процессе выполнения закупок сырья, материалов и товаров

• Анализ конъюнктуры рынка сырья, материалов и товаров по поставщикам. Согласование с поставщиками условий регистрации сырья и субстанций

• Обеспечение разработки сырьевой базы при освоении новых продуктов

• Анализ движения материальных ресурсов и реализацию сторонним организациям излишнего сырья, материалов и товаров

• Координация мониторинга рынка сырья, материалов и товаров

• Участие в организации проведения аудитов поставщиков

• Организация участия персонала отдела в подготовке проектов протоколов контроля изменений в установленном порядке

• Обеспечение подготовку к заключению контрактов и договоров на поставку сырья, материалов и товаров

• Согласование с соответствующими службами компании вопросы поставок, закупочных цен и качества сырья, материалов и товаров

• Контроль поставки сырья, материалов и товаров в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, качеством, количеством, комплектности

• Осуществление контроля предоставления в юридический отдел материалов для предъявления претензий, исков и рекламаций по всем нарушениям договоров поставщиками

• Участие во внешних аудитах/инспекциях, внутренних проверках (самоинспекциях). Контроль выполнения планов корректирующих мероприятий по итогам аудитов и проверок

• Обеспечение подготовки бюджета для своего подразделения и контроль его исполнения

В целом, управляющий отделом уполномочен решать общие вопросы планирования и организации закупочной деятельности, контролировать действия закупочного агента и оказывать ему всестороннюю помощь.

Агент по закупкам

Агент по закупкам ведёт календарь закупок, в котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяется время очередной поставки груза, состояние сырьевых запасов, источники поступления сырья, его стоимость, условия поставки.

Правильный учёт сырья и его документальное оформление имеет большое значение для планирования закупок. На основании этих документов принимаются решения о новых закупках. В документах, связанных с закупочной деятельностью, отражается следующая информация: ассортимент сырья, источники поступления, цена, условия поставок, резервнодопустимое количество сырья на складе, минимальные и максимальные объёмы поставок, время поставки, общий объём закупок за определённый период времени, статистика закупок сырья и т. д. Агент по закупкам периодически просматривает учетные документы. В результате проверки устанавливается состояние сырьевых запасов. При минимальном количестве сырья агент направляет на склад запрос с целью установления соответствия между физическим наличием сырья на складе и его количеством по учетным документам.

Периодически осуществляемый выборочный учет сырья на складе облегчает работу по общему учёту наличных запасов. Цель инвентаризации состоит в определении действительных сырьевых запасов, необходимых для производства продукции. Если количество сырья, хранящегося на складе, не совпадает с данными учетных документов, агенту по закупкам необходимо запросить склад (отдел приёма сырья) и уточнить, все ли поставки сырья были учтены при их приёме и размещении на хранение. Различные несовпадения могут быть связаны с ошибками в указании места хранения, либо с расположением сырья в местах, предназначенных для хранения другой продукции. В случае, когда выборочная инвентаризация не позволяет установить истинное количество хранящегося на складе сырья, агент по закупкам вправе потребовать от управляющего складом полной инвентаризации.

По получении данных о наличном количестве сырья агент по закупкам рассматривает другие факторы, влияющие на определение объёма закупки. Например, в результате перепроизводства или сокращения рынка сбыта может возникнуть возможность приобретения сырья у поставщика по сниженным ценам.

Для каждого наименования сырья устанавливается минимальный и максимальный объём закупок.

При закупке минимальных партий сырья дистрибьютор руководствуется соображениями экономической целесообразности. Закупка ниже минимально установленной партии означает повышение цены единицы изделия. На решение о максимальном объёме закупки влияют те же самые факторы, а также перебои в поставках сырья, ограничения в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.

Принятые агентом решения об объёмах закупок отражается в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки сырья у соответствующего поставщика. Напротив каждого товарного наименования агент указывает количество сырья, включаемого в заказ на будущую поставку.

Заработная плата: 38500 руб