5.2. Лабораторная работа a1 Создание и использование базы данных "Затраты"

База данных "Затраты" должна содержать несколько таблиц: основную и дополняющие ее таблицы. В примере, приведенном на стр.57 (см. также рис. 5.1), основная таблица – Затраты [Код затр, Затрата, Код об, Код раб, Код орг, Дата, Стоимость]. Эта таблица предназначена для учета затрат организации – акционерного общества, которое, ввиду удорожания импортных кормов для животных, строит фабрику «Собачья еда». Затраты должны учитываться по объектам, по видам работ и по организациям-подрядчикам. Поэтому каждая запись основной таблицы, кроме кода, наименования затраты, даты перечисления денег и стоимости работы (в тысячах рублей), содержит код объекта, код вида работ и код организации-подрядчика. Эти коды являются ключевыми полями в следующих дополняющих таблицах: Объекты [Код об, Объект], Работы [Код раб, Работа] и Организации [Код орг, Организация, Индекс, Город, Адрес, Телефон, Факс, Эл почта]. Далее приведем рекомендации по созданию таблиц, схемы данных, форм, запросов и отчетов.

Рис. 5.1. Рабочее окно СУБД Access с открытыми таблицами БД «Затраты»

1. Откройте систему управления базами данных Access. Создайте новую (пока пустую) базу данных в своем рабочем каталоге, присвоив ей имя Затраты.mdb.

2. Создайте пустые вспомогательные таблицы Объекты, Работы и Организации. Для создания таблицы Объекты в окне базы данных (заголовок окна -Затраты: база данных) нажмите кнопку Таблицы (вверху), а затем кнопку Создать (справа). В открывшемся диалоговом окне выберите из списка Конструктор. После этого откроется диалоговое окно, имеющее заголовок Объекты: таблица – на рис. 5.2 оно показано справа. В этом окне в графе Имя поля введите Код об. Затем, нажав на панели инструментов кнопку с изображением ключа, сделайте поле Код об ключевым. Теперь в поле со списком Тип данных выберите Числовой. После этого в поле со списком Размер поля выберите Длинное целое. Затем определите второе поле – поле Объект. В графу Имя поля введите его название, а в поле со списком Тип данных выберите Текстовый. Длина текстового поля по умолчанию равна 50 байтам - это значение можно не изменять. После этого окно, в котором были определены поля таблицы Объекты, можно закрыть с помощью кнопки системного меню (в строке заголовка окна, справа). При закрытии этого окна появится диалоговое окно, в котором надо задать имя таблицы – “Объекты”. Таблицы Работы и Организации создаются точно так же, как таблица Объекты, только в таблице Организации больше полей. Для большинства из этих полей (кроме полей Код орг и Индекс) можно рекомендовать текстовый тип данных. Длину текстовых полей надо выбирать вдумчиво: например, в поле Телефон могут указываться несколько телефонов, через запятую. Для задания дат предусмотрен специальный тип данных: дата-время, причем в нижней части окна конструктора таблиц можно уточнить формат даты: краткий, средний… Можно даже задать шаблон для ввода дат.

3. Введите данные в таблицы Объекты, Работы и Организации.

4. Создайте таблицу Затраты. Здесь требуются дополнительные пояснения по поводу определения полей Код об, Код раб, Код орг. Каждое из этих полей лучше определить как поле со списком. На рис. 5.2 показано, как это сделано для поля Код орг. После определения типа этого поля (числовой) и уточнения его общих параметров (длинное целое) с помощью вкладки Общие, переходим на вкладку Подстановка – она показана на рисунке слева, внизу. Здесь в полях со списком выбираем тип элемента управления (поле со списком), тип источника строк (таблица/запрос), источник строк (таблица Организации), присоединенный столбец (первый) и число столбцов в списке (2). Это означает, что в список включаются два столбцы, начиная с первого. Полезно также указать ширину столбца (имеется в виду первый столбец списка) - например, 1.5 см, и ширину списка - например, 8 см. Теперь при вводе данных в поле Код орг (прямо в таблицу Затраты или с помощью формы - рис. 5.3) можно не вспоминать коды организаций, а выбирать их из списка, в строках которого содержатся и коды и названия. Для того, чтобы список появился, надо просто щелкнуть мышью у правого края поля Код орг. Таким образом Access предоставляет удобные средства для ввода и корректировки данных. Но еще удобнее для ввода данных в таблицу с большим числом полей использовать форму (см. форму Затраты на рис. 5.3). В форму можно включить поля из одной таблицы, например, Затраты, а можно - из нескольких таблиц. Но тогда до создания формы необходимо создать схему данных, в которой устанавливаются связи между таблицами.

Рис. 5.2. Создание таблиц Объекты и Затраты: определение имен и типов полей

5. Для создания схемы данных надо использовать соответствующую кнопку панели инструментов. Кнопка называется “Схема данных”. Диалоговое окно, появляющееся после нажатия этой кнопки, позволяет выбрать таблицы для включения в схему данных. Важно, чтобы на схеме были не только представлены все таблицы базы данных, но и установлены связи между ними – см. рис. 5.3. На этом рисунке схема данных показана не в момент ее создания, а в момент формирования запроса. Чтобы на схеме данных связать код объекта в таблице Затраты с кодом объекта в таблице Объекты надо как бы перетащить мышкой это поле из первой таблицы во вторую – на схеме появится соответствующая стрелка. Установить связи на схеме данных надо до создания форм, запросов и отчетов, чтобы получить возможность включать в них поля и з всех имеющихся таблиц.

Рис. 5.3. Использование формы для ввода и корректировки данных. Формирование и корректировка запроса в режиме конструктора

6. Для создания формы Затраты в окне базы данных нажмите кнопку Формы (вверху), а затем кнопку Создать (справа). В открывшемся диалоговом окне выберите из списка "Мастер форм". После этого откроется диалоговое окно, позволяющее выбрать таблицы (или запрос), а из них - поля, включаемые в форму. Далее форма создается автоматически, почти без участия пользователя. При вводе данных с помощью формы для перехода к очередной, предыдущей, к первой или последней записи таблицы используется навигатор - линейка с кнопками, которую Access размещает в нижней части формы. Важно понимать, что форма – это не самостоятельный информационный объект, а только удобный способ визуализации записей таблиц, ввода в них данных и их корректировки. Также заметим, что в форму можно включить не только поля из основной таблицы, но также и дополняющие их поля из дополнительных таблиц, например код объекта из таблицы Затраты, а название объекта из таблицы Объекты.

7. Введите 5-10 записей непосредственно в таблицу Затраты, затем введите в эту таблицу еще 5-10 записей, но теперь - с помощью формы Затраты.

8. Создайте запрос Квартал2, содержащий данные о затратах за второй квартал. Чтобы создать запрос, в окне базы данных нажмите кнопку Запросы (вверху), а затем кнопку Создать (справа). В следующем диалоговом окне выберите таблицы, из которых собираетесь отбирать данные - появится окно, изображенное на рис. 5.3, внизу. В этом окне в полях со списками Имя таблицы и Поле надо выбрать поля, включаемые в запрос, ниже можно выбрать вариант сортировки записей и указать условия их отбора. Закрыв окно, можно запомнить созданный запрос. При его просмотре мы видим виртуальную таблицу (представление [11]), включающую только те данные, которые были отобраны. Если изменить данные в исходных таблицах, то результат просмотра запроса также изменится.

9. Для создания отчета выберите Отчеты в меню базы данных, нажмите мышью кнопку Создать и далее выберите из списка "Мастер отчетов". На стр. 63 приведен первый лист отчета “Затраты по объектам”. Следуя указаниям мастера отчетов, в отчет легко включить итоговые строки. Для изменения ширины граф отчета надо перейти в режим конструктора. Чтобы в отчет включить записи за определенный интервал времени, легче всего сначала построить запрос, а затем для создания отчета в качестве источника данных выбрать не таблицы, а этот запрос.

10. Попрактикуйтесь в создании запросов и отчетов.