Методические рекомендации

Подготовка к последующему хранению и использованию – завершающий этап делопроизводственного процесса. Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистрах.

Остановиться на вопросе подготовки к архивному хранению, включающую в себя: экспертизу научной и практической ценности кадровых документов, предварительно сформированных в дела; оформление дел в службе кадров; описание и уничтожение подлежащих ему дел; обеспечение сохранности дел; передачу их в архив организации.

Под экспертизой ценности документов понимается отбор документов на государственное хранение и установление сроков их хранения. Экспертиза проводится в два этапа: во-первых, при составлении номенклатуры дел и в процессе их формирования и, во-вторых, при подготовке дел к сдаче в архив организации или к последующему хранению в службе кадров. Раскрыть направления работы экспертной комиссии и ее состав.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел службы кадров проводится ее работниками при методической помощи архива организации. Оформление дел службы кадров включает следующие операции: оформление обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела; подшивка или переплет дела; нумерация листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Рассмотреть правила оформления дел временного и длительного хранения.

Раскрыть правила хранения дел службы кадров в архиве, что включает обеспечение сохранности дел и классификация дел по личному составу. Учет дел в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Основными учетными документами в архиве являются: книги учета поступления и выбытия документов; лист фонда; описи дел. Справочный аппарат к делам по личному составу создается для обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также для наиболее полного использования содержащейся в них информации.

План

семинарского занятия № 8

«Современные способы и техника создания документов»

Время – 4 часа

Основные вопросы:

1. Основные методы создания документов.

2. Традиционные способы и методы обработки кадровой документации.

3. Автоматизация создания документов.

4. Техника создания электронных документов.

Тематика докладов, рефератов, фиксированных сообщений:

1. Информационная безопасность кадровой службы.

2. Источники конфиденциальности информации.

3. Меры защиты кадровой информации.

4. Надежность хранения документов и баз данных.

Литература

1. Грудицына Л.Ю., Киладзе М.А. Кадровик. Практическое руководство. М.: Эксмо, 2006.

2. Делопроизводство в кадровой службе. Учебно-практическое пособие. 2-е изд – М.: Проспект, 2008. – 784 с.

3. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база. – М., 2007.

4. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии). – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.

5. Погодина Г.В. Обязательный курс профессионала кадровой работы. – М.: СУИ, 2009.

6. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Проспект, 2009 – 784 с.

7. Сазыкин А.В. Кадровое делопроизводство на основании Трудового Кодекса РФ. – М.: Экзамен, 2009.

8. Семенихин В.В. Кадровый документооборот. – М.: Эксмо, 2010.

9. Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе.- М.: ЮНИТИ, 2006.