Работа с внутренними документами

1.Понятие внутренних документов

2.Этапы и порядок работы с внутренними документами

1. Внутренними называют документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

2.На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• согласование проекта документа;

• подписание документа руководителем (утверждение – в необходимых случаях);

• регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

• передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

• контроль исполнения документа;

• исполнение документа;

• проставление отметки об исполнении;

• подшивка исполненного документа в соответствующее дело.

В работе с внутренними документами предприятия необходимо обращать внимание на решение следующих вопросов:

• уменьшение количества изготавливаемых копий документов;

• сокращение дублирующих друг друга документов;

• активное использование бездокументного решения производственных вопросов внутри предприятия;

• замена традиционных документов электронными.

Эффективность такой замены состоит в следующем:

• не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на компьютер электронный документ;

• возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия;

• экономятся офисные площади, предназначенные для хранения традиционных документов, бумага;

• над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.