Вопрос 4

Эффективность управления организацией

Эффективность управления организацией (предприятием) зависит от того, как организованы и функционируют все подсистемы управляющей и управляемой систем. Органы (работники) управляющей системы осуществляют постоянный контроль всех подсистем управляющей и управляемой систем. Кроме этого, отдел маркетинга (маркетолог) постоянно контролирует состояние организации на рынке, в необходимых случаях проводит маркетинговые исследования, по результатам которых в управляющей системе принимаются новые цели и соответствующие управленческие решения. Эти решения могут касаться разных направлений деятельности организации: изменения технологии производства продукции; изыскания дополнительных источников финансовых ресурсов; улучшения условий труда работников управления, инженерно-технических работников, рабочих; улучшения снабжения; поиска новых рынков сбыта продукции и т.д.

Работники аппарата управления (за исключением начальников цехов) непосредственно не участвуют в процессе производства. Однако их деятельность и управленческие решения должны позволять своевременно, правильно определить стратегию развития организации и способствовать ее осуществлению. В рыночных отношениях значительно возросла потребность качественного научно-обоснованного управления. Следовательно, возрастает и роль всей управляющей системы. Эффективную деятельность организации способны осуществить только высококвалифицированные кадры управления.

Все категории менеджмента выступают в единой системе (во взаимосвязи). Каждая из них должна действовать эффективно в соответствии с целями организации. В связи с этим руководители должны понимать те аспекты относительно каждой категории менеджмента, которые определяют эффективное управление.

Особое место в обеспечении эффективного управления занимают цели. Знание всех целей на каждом этапе развития организации имеет первостепенное значение. Поэтому необходима корректировка дерева целей. Цели могут меняться в результате: изменения законов, правовых актов, касающихся деятельности организаций; изменения положения организации на рынке; нарушений в деятельности системы производства (цехов, участков, смен и т.д.). Хорошо и своевременно сформированные цели - основа распределения функций управления, разработки структур и процессов управления, подбор кадров организации и т.д.

Можно выделить основные требования по каждой категории менеджмента, соблюдение которых определяет эффективность управления.

Функции управления. На каждом этапе деятельности организации необходимо, чтобы состав функций управления соответствовал комплексам работ. По функциям управления должен выполняться минимальный, но необходимый состав работ. Функции управления должны распределяться с соблюдением требований: единства информационной базы каждого рабочего места; на рабочем месте специалиста 60-70% управленческих работ должны быть близкими по сложности и т.п. Периодически необходимо проводить анализ функционального управления.

Структуры управления. В структуре управления организации должно быть научно обоснованное количество уровней управления и структурных подразделений. Структуры управления должны быть гибкими (при необходимости быстро перестраиваться). Периодически они должны подвергаться анализу. Причем, необходимо проводить отдельно анализ линейного и функционального управления. При проведении анализа линейного управления целесообразно выделять линейную структуру управления, в которой исключаются функциональные звенья (плановый отдел, бухгалтерия и т.п.) и рассматривать все сложившиеся в ней взаимосвязи работников управления разных уровней. При этом необходимо применять методы математического анализа.

Анализ функционального управления включает множество вопросов: в частности, вопрос определения количества уровней функционального управления, выявление лишних, дублируемых работ и т.д. При этом может использоваться функционально-стоимостной анализ (ФСА). При проведении анализа и проектирования структур управления должны использоваться математические методы и модели, позволяющие оценить все межуровневые взаимосвязи и взаимодействия и дать им качественную и количественную оценку.

Методы управления. Они должны применяться в единой системе: экономические, социально-психологические и административные относительно исполнения определенных целей (задач) организации. Качество воздействия, в основном, зависит от квалификации и опыта работы руководителей и специалистов.

Процессы управления и управленческие решения. Источники эффективности управления по этим категориям заключаются в оперативности выполнения этапов принятия управленческих решений и в качестве исполнения работ по отдельным этапам. Во многом качество и оперативность зависит от квалификации работников управления, их опыта работы, активности и творчества.

Ответственность работников (органов) управления. Необходимо разрабатывать систему ответственности и четко регламентировать в должностных инструкциях работников обязанности, взаимосвязи, права и меру ответственности,, с учетом нового понимания этой категории менеджмента.

Кадры менеджмента. В новых условиях необходимо изменить методы отбора кадров при приеме их в организацию, улучшить систему оценок их деятельности, стиля руководства, авторитета (для руководителей). Кроме того, необходимо вести работу по формированию резерва кадров на руководящие должности, по повышению квалификации работников управления и т.д.

.

Вопрос №5.

Системный подход в менеджменте организации.

В настоящее время руководителям и специалистам, занятым в управлении предприятием необходимо иметь высокий уровень знаний по использованию системного подхода в управлении производством. Теория систем впервые была применена в точных науках и технике.

Система – некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей (элементов, подсистем), каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Предприятие (организация) является сложной, социально-экономической, динамической, вероятностной системой, в которой можно выделить элементы (отдельные части подсистемы).

Системный подход – это способ мышления по отношению к предприятию и при управлении им. Руководители применяющие системный подход в управлении, умеют взглянуть на предприятие (организацию) как на некоторое единство составляющие ее частей, которые неразрывно связанны между собой и с внешним миром.

Основными свойствами систем являются:

• Целостность: комплекс объектов системы представляет собой некоторое единство, обладающее общими признаками;

• Делимость: целостный объект всегда рассматривается в качестве состоящего из элементов;

• Разнообразие: каждый элемент системы обладает собственными характеристиками и поведением;

• Наблюдаемость: все входы и выходы системы наблюдаемы и контролируемы;

• Идентификация: каждый элемент системы может быть отделен от других, т.е. идентифицирован для его изучения, анализа и лучшей настройки его действия с другими элементами.

В настоящее время в отрасли связи для управления электросвязью в областях, краях организованны акционерные общества (ОАО «Электросвязь»). Эта организация рассматривается как сложная открытая система. Его филиалы в этом случае являются подсистемами или системами первого уровня. В свою очередь каждый филиал как система первого уровня делится на более мелкие и менее сложные подсистемы, которые можно считать системами второго уровня. Т.о., цех это система второго уровня и т.д. Свойство делимости систем позволяет более глубоко изучить организацию и точно выявить недостатки и преимущества в ее деятельности.

Управляющая и управляемая системы. Объект и субъект управления

В настоящее время любое предприятие (организация) выступает как открытая система, состоящая из управляющей и управляемой систем.

Управляющая система – часть единой системы (предприятия), в которой работники аппарата управления на основе информации, поступившей из производственных подразделений предприятия, принимают управленческие решения и направляют их в управляемую систему. Работники, входящие в управляющую систему, выполняют только функции управления. Исключение составляют начальники цехов, которые выполняют и функции управления и производственные функции.

Управляемая система – часть единой системы (предприятия), в которой производится продукция, т.е. достигаются конечные результаты деятельности. Это система объединяет коллективы всех производственных объединений (цехов).

Управляющая система состоит из следующих подсистем: техническая, технологическая, организационная и социальная.

Техническая подсистема объединят оргтехнику, ЭВМ, используемые работниками аппарата управления.

Технологическая система показывает последовательность выполнения управленческих работ, т.е. функций управления. Технология выполнения работ может быть регламентирована в технологических картах или функционально-процедурных справочниках процессов труда по различным функциям управления. В функционально-процедурном справочнике дается информация о технологии исполнения каждой работы, входящей в определенную функцию управления. Фрагмент блок схемы процесса труда работника при исполнении работы приводится на рис. 3.4.