8. Правила оформления и составления документов

Значение делопроизводства как одного из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и, прежде всего его универсальностью.

Документ – это любая семантическая информация, которая выражена на любом языке и зафиксирована любым способом на любом носителе с целью её постоянного обращения в динамической информационной системе. Обращение означает последовательную смену информационных процессов: передача, прием, обработка, хранение, поиск, размножение.

документ – материальный объект;документ - носитель информации; документ – документированная информация.

С позиций документоведения наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.94 №77– ФЗ).

Все документальные формы вполне естественно разделить на:трехмерные документы – это произведения ваяния, зодчества, декоративного и прикладного искусства, экспонаты музеев и выставок;двухмерные документы – это картины, фотографии, чертежи, плакаты; восприятие такой формы носит «челночный» характер: получив первую порцию информации. одномерные документ – представляет собой ленту (свиток), информация, содержащаяся в нем, не теряется, но сопоставление информации в разных частях свитка невозможно; такими свитками удобно пользоваться лишь в том случае, когда их немного и они имеют небольшую длину.

Требования к бланкам документов и оформлению документов на бланках

Основные правила оформления документов регламентируются ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Утвержден Постановлением о Госстандарте России от 03.03.2003 № 65-ст

1. Документы изготавливают на бланках, на бумаге или в электронном виде.

Устанавливаются основные форматы бланков документов: книжный формат А4 (210 * 297 мм),А5 (148 * 210 мм),альбомный формат (297 * 210 мм) и редко - А3 (297 * 420 мм).

Стандартные поля документов:верхнее – 15 - 25 мм,нижнее – 10 - 25 мм,левое – 20 - 30 мм,правое – 10-15 мм.

2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов Федерации.

3. При составлении и оформлении используют набор реквизитов Составление текстов документов подчиняется ряду правил, носящих как обязательный, так и рекомендательный характер.

4. Существуют два варианта расположения реквизитов на бланках угловой; продольный.

5. При изготовлении документов на двух страницах или более, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа.

6. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

7. На бланках организаций субъектов Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

8. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов (рис. 2.9):общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

9. Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

На практике используется много вариантов расположения реквизитов, отличающихся от порядка, установленного в стандартах. Пример: реквизиты зарубежных организаций существенно отличаются от реквизитов РФ и составом, и правилами расположения.

В любом документе (независимо от того, к входной или выходной информации он относится) можно выделить три блока: заголовочный, информационный и оформляющий (рис. 2.7).

Заголовочный блок включает в себя реквизиты 1 – 19.

Информационный блок - реквизит 20, т.е. основной текст документа.

Текст большинства документов состоит из двух основных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части содержится:обоснование;причины;цели;задачи, которые инициировали разработку документа.

Констатирующая часть завершается словами: «приказываю», «постановляю», «предлагаю», «довожу до сведения» и т.д.

Распорядительная часть документа содержит перечень конкретных мероприятий, направленных на разрешение соответствующих проблем.

В содержании большинства документов включают трафаретные фразы типа: «Контроль за исполнением приказа возложить на …», «Во исполнение Правительства Москвы от …».

Оформляющий блок содержит реквизиты 21 – 30.

При составлении документов необходимо:вводить элементы эмоционального воздействия на пользователя;обеспечивать краткость и доходчивость изложения материала;рационально сочетать текст иллюстративный материал – графики, таблицы, формулы;указывать срок жизненного цикла документа; идентифицировать документ;

обеспечивать соответствие документа организационной структуре, в которой он обрабатывается.