Документ і правила його складання

Основним видом текстів в офіційно-діловому стилі є документи (лат. dokumentum — повчальний приклад, взірець, доказ). В україн­ській мові це слово з'явилося наприкінці XVII — на по­чатку XVIII ст., витіснивши з ужитку власне українські слова — грамота, лист, листовне письмо, які використо­вувалися на позначення паперів, що мали юридичну силу, тобто підтверджували законність певних дій, право на во­лодіння чимось тощо.

У сучасній мові слово «документ» має такі значення:

• діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

• письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;

• письмовий твір, грамота та інші офіційні папери як свідчення про щось історичне, важливе.

У документах закріплюється інформація про особу, факти, події, явища об'єктивної дійсності, суспільний і фаховий статус людини. Ця інформація має офіційний ха­рактер, адресність, повторюваність, актуальність, досто­вірність, об'єктивність. Носієм інформації може бути па­пір, фотографія, кіноплівка, відео- й аудіокасета, диск, дискета тощо. У правовій сфері навіть в епоху електронних комунікацій використовуються переважно текстові доку­менти, тобто ті, в яких інформація зафіксована будь-яким письмовим способом. Текст документа має бути бездоганно відредагованим і оформленим за встановленою формою відповідно до правил офіційно-ділового стилю і його кон­кретного виду та згідно з чинним законодавством і дирек­тивними вказівками керівних органів. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.

Правила складання та оформлення документів ­регла­ментують державні стандарти. Основними органами дер­жавного нагляду за нормативними документами, що стосуються сфери їхньої діяльності, незалежно від рівня прийняття, є Держспоживстандарт, Держбуд, Держнагляд-охоронпраці України, Державний департамент пожежної безпеки Міністерства надзвичайних ситуацій (МНС) Укра­їни. Кожне з цих відомств має свою програму робіт зі ство­рення нормативних документів державного рівня, власні нормативні документи, що визначають, як розробляти, затверджувати, переглядати, скасовувати та реєструвати І нормативні документи.

Після ухвалення Закону України «Про стандартизацію» від 17 травня 2001 року та затвердження «Державної програми розвитку й функціонування української мови на 2004—2010 роки» (постанова KM України від 02.10.2003 і М° 1546) було розроблено якісно новий комплекс основоположних стандартів — «Національна стандартизація. Правила побудови, викладання, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів» (ISO/IEC Directives, part ) 2, 2001, NEQ) і ДСТУ 3966—2000. «Термінологія. Засади і правила розробляння стандартів на терміни та визначення понять». У цих документах уперше у вітчизняній практи­ці закріплено систему вимог до стилю українських норма­тивних документів. Правила, закріплені зазначеними стандартами, не нові. Вони ґрунтуються на традиціях ук­раїнської літературної мови, рекомендаціях відомих укра­їнських мовознавців і термінологів Михайла Грушевського, Олекси Синявського, Олени Курило, Бориса Антоненка-Давидовича, Катерини Городенської, Наталії Непийводи, Олександра Пономарева, Олександри Сербенської, Таміли Панько, Ірини Кочан та інших вчених, які акцентували іс­тотні особливості стилістики, лексики, фразеології, морфо­логії, синтаксису української мови. Державні стандарти разом із чинним правописом є нормою для розробників нормативних документів усіх видів та рівнів приймання. В Україні нині чинний ДСТУ 4163—2003. «Державна уніфі­кована система документації. Уніфікована система органі­заційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Ділове спілкування із зарубіжними партнерами відбу­вається з урахуванням міжнародних стандартів на основні документи.

Сукупність документів називають документацією. Вона регулює діяльність фізичних і юридичних осіб у пра­вовій сфері, забезпечує управлінські процеси в суспільс­тві, на підприємствах різної форми власності, в установах та організаціях. Крім правової та управлінської функцій, документація виконує ще й соціальну, інформаційну, комунікативну, культурну, облікову функції, а також є істо­ричним джерелом, яке зберігається визначений законом час в архівах.

Документи відрізняються один від одного змістом (доку­менти з адміністративних питань, комерційних, кадрових, фінансово-кредитних, бухгалтерського обліку, зовнішньо­торговельної діяльності та ін.); надходженням (офіційні й особисті); стадіями створення (чорнові, оригінальні, копії документів); ступенем гласності (звичайні, секретні і для службового користування); терміном зберігання (постійно­го й тимчасового зберігання); призначенням (індивідуальні й типові) тощо.