4.2. Обработка данных в электронной таблице
Основным средством вычислений и преобразований данных в электронных таблицах являются формулы. Формулой в электронных таблицах называется выражение, результат которого присваивается ячейке и отображается в ячейке таблицы вместо самой формулы (если не включен специальный режим отображения формул). В наиболее популярных табличных процессорах Microsoft Excel и OpenOffice.Org Calc запись формулы начинается со знака равенства. Увидеть и отредактировать формулу можно в стандартном элементе управления — строке формул.
Ввод формулы в Microsoft Excel. Используется мастер вставки функций
Электронные таблицы различают и позволяют использовать при обработке следующие типы данных: числовые данные (целочисленные или вещественные — определяется форматом отображения), текстовые данные, дату и время, логические величины, ссылки (на другие ячейки).
При обработке данных могут быть использованы несколько типов встроенных функций — заранее написанных процедур преобразования: статистические, функции обработки текста (строковые функции), функции работы с датой и временем, финансовые функции (специфические для финансовых задач), логические функции, функции работы со ссылками, функции поиска данных и другие.
Каждая функция для ее вызова имеет уникальное имя. Для упрощения работы оно, как правило, написано сокращением названия на естественном языке (на приведенном рисунке функция СЧЕТЕСЛИ выполняет подсчет значений, удовлетворяющих некоторому условию; СУММ — суммирование аргументов и т.д.). Функции построены по общему правилу: они вызываются с некоторыми аргументами и возвращают единственное значение — результат обработки. Аргументы функции при вызове перечисляются через запятую. В зависимости от характера функции число аргументов может быть фиксированным или изменяющимся. В качестве аргумента может быть передано конкретное значение или ссылка. Ссылкой может быть задана одна ячейка или некоторая прямоугольная область — диапазон ячеек.
Как и в языках программирования, результат работы функции может использоваться другой функцией как аргумент. Это позволяет построить для ячейки последовательность преобразований, включающую в себя и алгоритмические конструкции условия, то есть задать достаточно сложный алгоритм вычислений.
Для выполнения расчета в электронных таблицах задача должна быть представлена в виде табличной информационной модели. При подготовке этой модели выделяют исходные данные — то, что будет вводиться пользователем, — и организуют расчет в виде цепочки формул-преобразований.
При организации обработки некоторого массива данных разработчиками ПО электронных таблиц рекомендуется придерживаться “вертикальной” структуры, когда расчет для каждого отдельного значения массива выполняется в рамках одной строки, а итоговые вычисления выполняются в конце столбцов или строк. Следование этому принципу позволяет при обработке большого количества однотипных данных выполнять, например, подсчет промежуточных итогов (вычисления итогов по группам строк) и фильтрацию строк (отбор строк на основании их значений). Применение такого подхода позволяет обращаться к содержимому электронной таблицы из внешних приложений как к базе данных.
Помимо обработки данных, функции могут также использоваться и для организации оформления (например, условные и финансовые функции). Чаще всего эти возможности используются для визуального выделения строк или отдельных ячеек, на которые пользователь должен обратить особое внимание.
Электронные таблицы также позволяют упорядочить данные по возрастанию или убыванию, создать сводную таблицу, структурировать ее. Позволяют таблицы вести и коллективную работу, отслеживая вносимые изменения и комментарии к ячейкам.
С помощью современных электронных таблиц можно выстроить очень сложную структуру обработки данных. Для защиты этой структуры от несанкционированных случайных изменений ячейки с выполняемыми расчетами (а иногда и целые листы) могут быть скрыты или защищены от изменений.
Для использования приложения, созданного на основе электронных таблиц, в рамках таблиц могут быть разработаны отдельные формы ввода, содержащие оговоренные поля, с пояснениями относительно ожидающихся в них данных, а также типовые элементы организации ввода и обработки данных — списки выбора значений, радиогруппы, кнопки и др.