Инструменты группы Форма

По своим возможностям эти инструменты группы Форма (вкладка Создание) не до­тягивают до уровня мастера, поэтому называются просто – Форма, Разделенная форма и Несколько элементов. Access при вызове данных команд помещает в новую форму все без исключения поля исходной таблицы или запроса.

Инструмент форма

В предыдущих версиях программы Access это средство именовалось Автоформа. Чтобы воспользоваться инструментом Форма, необходимо выполнить следующее:

1. В области переходов щелкнуть на таблице, для которой будет создана форма.

2. На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Форма группы Формы. На экране появится созданная приложением Access форма «в столбик», как пока­зано на рис.1. Новая форма открыта в режиме макета.

Рис. 1. Форма «в столбик» для таблицы Товары, созданная с помощью

инструмента Форма

3. Access не сохраняет новые формы автоматически. Поэтому, чтобы сохранить созданную форму, нужно щелкнуть на кнопке Сохранить панели быстрого дос­тупа, указать в появившемся диалоговом окне Сохранение имя формы и щелк­нуть на кнопке ОК.

Инструмент Разделенная форма

Новый «формат» интерфейса доступа к данным – разделенная форма, который пред­ложен в версии Access 2007, открывает новые возможности представления данных. Так, например, часть разделенной формы, выполненная в режиме формы, во многих шаблонах Access 2007 играет роль заголовка для части формы, которая реализована в виде таб­лицы. Создание разделенной формы осуществляется с помощью одноименного инструментария и выполняется по уже знакомой схеме.

1. В области переходов необходимо щелкнуть на таблице, для которой будет создана форма.

2. На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Разделенная форма группы Формы. На экране в режиме макета появится созданная приложением Access разделенная форма. На рис. 2 представлен результат применения инструмента Разделенная форма.

3. Если необходимо, можно внести изменения в структуру формы, пользуясь возможно­стями режима макета, а затем сохранить форму, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.

Рис.2. Разделенная форма для таблицы Товары

Инструмент Несколько элементов

Формы, которые в версии Access относятся к типу «Несколько элементов», или, други­ми словами, ленточные формы, создаются с помощью инструмента Несколько элементов.

1. В области переходов нужно щелкнуть на таблице, для которой будет создана форма.

2. На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Несколько элементов группы Формы. На рис. 3 показана созданная с помощью инструмента Несколько элементов ленточная форма для таблицы Товары.

3. Чтобы сохранить форму, нужно щелкнуть на кнопке Сохранить панели быстрого досту­па, указать в появившемся диалоговом окне Сохранение имя формы и щелкнуть на кнопке ОК.

Рис. 3. Ленточная форма для таблицы Товары, созданная с помощью инструмента

Несколько элементов

Создание форм с помощью мастера

В отличие от рассмотренных выше инструментов группы Форма, мастер создания форм готов учесть ваши пожелания при выборе полей, макета и стиля отображения будущей формы. Чтобы создать форму под руководством мастера, необходимо выполнить следующее:

1. На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Другие формы (группа Формы), а за­тем в открывшемся списке выбрать пункт Мастер форм. На экране появится первое окно мастера создания форм (рис. 4)

2. Из раскрывающегося списка Таблицы и запросы нужно выбрать таблицу или запрос, которые содержат поля будущей формы. Таблицы в этом списке отображаются в алфавитном порядке. Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или за­проса.

3. Включить в форму подходящее поле из списка Доступные поля. Чтобы сделать это, нужно щелкнуть на имени нужного поля, а затем на кнопке со значком ">" (или просто дважды щелкните на имени поля). Выделенное поле переместится в список Выбранные поля. Кнопка ">>" позволяет включить в список Выбранные поля сразу все элементы из списка Доступные поля.

Рис. 4. Первое окно мастера создания форм

4. Повторить п. 3 требуемое число раз, чтобы включить в форму все необходимые поля. Мастер позволяет включить в новую форму поля и из других таблиц. Для этого нужно выбрать другую таблицу в списке Таблицы и запросы. Когда список Выбранные поля будет пол­ностью сформирован, необходимо щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему этапу создания формы. (Если в форму должны быть включены поля из нескольких таблиц, то на этом этапе мастер попросит указать вид представления данных.)

5. Новое окно мастера предлагает выбрать внешний вид формы (рис. 5). Список доступных опций макета представлен справа, в виде группы переключателей: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный. Слева расположена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущей формы. Чаще всего при ис­пользовании мастера применяется тип в один столбец. Ознакомившись с пред­лагаемыми типами макетов, щелкните на нужном переключателе, а затем – на кнопке Далее.

Рис. 5. Второе окно Мастера форм для выбора типов макетов

6. Следующее окно мастера (рис. 6) предлагает выбрать стиль для формы. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на од­ном из них, в расположенной слева области предварительного просмотра можно увидеть, как будет выглядеть новая форма. Ознакомившись с доступными вариан­тами, щелкните на наиболее подходящем, а затем – на кнопке Далее.

7. На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для формы. Необходимо ввести нужный заголовок в соответствующее текстовое поле диалогового окна (рис. 7) или оставить предложенное мастером имя без изменений (по умолчанию это название таблицы, на основе которой создавалась форма). Кроме того, необходимо сообщить мастеру о своих дальнейших действиях. Согласитесь с пред­ложенной по умолчанию опцией Открыть форму для просмотра и ввода данных и щелкните на кнопке Готово.

Рис. 6. Третье окно Мастера форм для выбора стиля оформления

Рис. 7. Четвертое окно Мастера форм для указания заголовка новой формы

Если внешний вид вашей новой формы далек от совершенства, заголовки полей ока­зались усеченными и еще очень многое в форме требует, на ваш взгляд, доработки, внес­ти изменения в макет формы можно в режиме макета или режиме конструктора форм. Тем не менее, такие формы вполне готовы к ис­пользованию, а благодаря помощи мастера вы существенно экономите время.

Конструктор форм

Несмотря на то что создание форм «с нуля» в режиме конструктора – это самый сложный путь, именно он позволяет реализовать весь потенциал, который заложен раз­работчиками Access 2007 в такие объекты базы данных, как формы. Для создания форм конструктор предоставляет массу инструментальных средств и мастеров, работать с которыми удобно и приятно. Итак, чтобы инициировать режим конструктора для создания новой формы, необходимо выпол­нить следующее.

1. На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Конструктор форм (группа Формы). На экране появится область конструктора формы (рис. 8), а на ленте (вкладка Конструктор) теперь присутствуют группы инструментов для работы с формой, важнейшие из которых – Элементы управления и Сервис.

Рис. 8. Конструктор форм

2. Первое, что должно обязательно присутствовать в форме, - это поля таблицы, в ко­торые заносятся данные. Чтобы отобразить все поля исходных таблиц текущей БД, следует выбрать команду Добавить существующие поля группы Сервис.

3. Справа откроется область Список полей. В этом списке нужно выбрать имя таблицы, которая станет источником данных для новой формы.

Группа инструментов Элементы управления и Список полей – это тот минимальный набор средств, с которого начинается создание формы в режиме конструктора.

Использование элементов управления

Элементами управления в приложении Access назы­ваются отдельные конструктивные элементы, которые раз­мещаются в окне формы. Такие элементы могут быть разного типа и выполнять различные функции: отображать данные из полей таблицы, хранить определенный текст (например, заголовки и надписи) или использоваться для декоративного оформления.

Так как при создании формы в нее включается множест­во самых разных объектов (например, списки, поля со списка­ми, надписи, флажки, переключатели, кнопки, линии и так далее), каждый из этих элементов управления необходимо каким-то образом идентифицировать. Поэтому, как только объект помещается в форму, ему присваивается уникальное имя элемента управления. Каждый элемент управления (как и сама форма) обладает набором свойств, доступ к которым возможен через область Окно свойств (рис. 9).

Есть несколько способов, позволяющих вызвать область свойств элемента управления:

• Выделить элемент управления, а затем выбрать команду Страница свойств группы Сервис.

• Дважды щелкнуть на элементе управления.

• Щелкнуть правой кнопкой на элементе управления и выбрать из контекстного ме­ню пункт Свойства.

Рис. 9. Окно свойств для формы

Все элементы управления разделены на три основных типа: присоединенные, свободные и вычисляемые. Присоединенные элементы управления связаны с полем исходной таблицы и используются для отображения данных, а также ввода и обновления записей в таблице. Чаще всего полям таблицы соответствуют присоединенные элементы управления типа Поле. Для полей логического типа применяются такие присоединенные элементы управления, как переключатели, флажки и выключатели. Все присоединенные элементы управления применяются, как правило, с соответствующей им надписью, которая отображает значение свойства Подпись этого элемента управления.

Свободные элементы управления, как следует из их названия, существуют независимо от источников данных – таблиц или запросов – и позволяют выводить на экран текст, прямоугольники, линии, а также объекты OLE, например рисунки, которые содержатся не в таблице, а в самой форме.

Вычисляемые элементы управления в качестве источника данных используют выраже­ния (например, функции и формулы). Примером выражения для вычисляемого элемента управления может служить следую­щая формула: =[ЦенаТовара]*[Количество], применяемая при подсчете общей стоимости товара.

Добавление элементов управления Поле

Элементы управления, эквивалентные указанным в списке полям, размещаются в раз­деле формы, которая называется Область данных.

Чтобы добавить в форму элемент управления, соответствующий полю, необходимо выполнить следующее.

1. В области Список полей щелкнуть на нужном поле и, удерживая кнопку мыши, перетащить поле в раздел Область данных формы. Указатель мыши при этом ме­няет свой вид. Когда кнопка отпущена, в форме появится элемент управления ти­па Поле, а слева от него – присоединенный заголовок. Такой заголовок является элементом управления Подпись и отображает либо имя поля таблицы, либо (если оно указано) значение свойства Подпись данного поля, дополненные справа двоеточием (:). Между полем таблицы и элементом управления Поле в форме теперь определена связь.

2. Повторить п. 1 требуемое число раз, чтобы перенести в форму все необходимы поля.

Перенести в форму сразу несколько полей можно, предварительно выделив смежные поля удерживая клавишу <Shift>, а несмежные поля удерживая клавишу <Ctrl>.

3. Когда все элементы управления размещены в форме, необходимо сохранить структуру формы щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа. В открывшемся диалоговом окне Сохранение указать имя формы и щелкнуть на кнопке ОК.

Создать элемент управления Поле можно также с помощью группы инструментов Эле­менты управления (кнопка Поле), однако в этом случае в форме будет создан свободный элемент управления, и для привязки его к конкретному полю таблицы придется отдельно устанавливать необходимые свойства элемента.