Раздел 2. Технология обработки числовой и текстовой информации в табличном процессоре Microsoft Excel 2003 занятие 3. Расчеты в ехсеl

Цель: Применение формул, функций при расчете данных в табличном процессоре EXCEL.

Задачи:

1. Изучить возможности проводить обработки данных с помощью формул и функций;

2. Воспроизводить формулы и функции в явном виде;

3. Копировать формулы и функции;

4. Изучить диагностику ошибок

Теоретические сведения.

Основным достоинством электронной таблицы Excel является наличие мощного аппарата формул и функций. Любая обработка данных в Excel осуществляется при помощи этого аппарата. Вы можете складывать, умножать, делить числа, извлекать квадратные корни, вычислять синусы и косинусы, логарифмы и экспоненты. Помимо чисто вычислительных действий с отдельными числами, вы можете обрабатывать отдельные строки или столбцы таблицы, а также целые блоки ячеек. В частности, находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, среднеквадратичное отклонение, наиболее вероятное значение, доверительный интервал и многое другое.

Формулы - основное средство анализа данных. Например, с помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные листа. Формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа вычисляемое значение. В формулу могут входить следующие элементы: операнды и операторы. Операндами или объектами действия могут быть: ссылки на ячейки, значения, функции и имена. Операциями в формулах обозначают действия над операторами. В зависимости от операций различают: арифметические, логические и символьные формулы. В арифметических формулах используются операции сложения «+», вычитания «-» , умножения «*», деления «/», степени «^», взятие процента «%»; в логических формулах операции отношений: «=»; «<», «>», «<=», «> =», «<>»; в текстовых формулах знак операции соединения символов. «&».

Результатом, вычисленным с помощью арифметических формул, является число; логических - значение ИСТИНА или ЛОЖЬ; текстовых - соединение двух строк.

Чтобы ввести формулу в ячейку рабочего листа, необходимо набрать в выбранной ячейке требуемую комбинацию этих элементов в строке формул. Формула должна начинаться со знака равенства =, например, = 38*25+14. Выполнив команду Enter, вы получите в ячейке результат вычисления, а сама формула представлена в строке формул.

Доступ к данным, хранящимся в ячейке таблицы, обеспечивается путем задания ссылки на ячейку.

Ссылкой однозначно определяется ячейка или группа ячеек листа. Ссылками указываются ячейки, значения которых нужно использовать в формуле. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме этого, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги или в другой книге, или на данные другого приложения.

В ссылках на ячейки используются их адреса – обозначения соответствующих строк и столбцов листа. Например, =35*a3+b4. В этом случае, при вычислении будут использованы числовые значения, хранящиеся в ячейках a3 и b4. Если эти ячейки пустые, то результат равен 0.

Для выполнения вычислений на листах книги и на листах макросов можно использовать встроенные функции Ms Excel. Способ задания функций один и тот же, различие заключается в количестве аргументов: =ИМЯ ФУНКЦИИ (аргументы).

Величины, которые используются для вычисления значений функций, называются аргументами. Величины, которые являются результатом вычисления функций, называются возвращаемыми значениями. Последовательность, в которой должны располагаться аргументы функции, называется синтаксисом функции. Чтобы использовать функцию, ее нужно ввести как часть формулы в ячейку листа. Формула должна начинаться со знака равенства =, за которым следует набор величин, операторов и функций. Если функция стоит в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Для обозначения начала и конца списка аргументов используются скобки. Скобки должны быть парными, пробелы перед скобками или после них не допускаются. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Список аргументов зависит от используемой функции и может состоять из чисел, текста, логических величин, массивов, значений ошибок или ссылок.

Задаваемые аргументы должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Ms Excel можно использовать до семи уровней вложения функций. Например, = СУММ(35*a3;b4;3) в данном случае мы используем функцию СУММ, которые представлены в скобках.

Чтобы избежать ошибок в синтаксисе функций, рекомендуется использовать Мастер функций. Установите курсор в ячейку, в которой будет помещен результат вычислений. Затем, щелкнув по пиктограмме Мастер функций или, выполнив команду Вставка / Функция, откройте диалоговое окно. В левой части окна перечислены категории функций, в правой – функции, соответствующие выбранной категории, Щелкните по названию нужной вам функции. В отдельной строке появится название функции, ее краткое описание, типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Мастером. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Выполнив все предлагаемые Мастером операции, вы получите результат в выбранной вами ячейке.