- •Одеська національна академія харчових технологій
- •Організація праці менеджера
- •Тематичний план дисципліни “організація праці менеджера”
- •2. Зміст лекцій та практичних занять
- •3. Науково-методичні рекомендації щодо вивчення тем дисципліни “організація праці менеджера”
- •Тема 1. Особливості управлінської праці
- •Крім того, управління в сучасних умовах повинно бути спрямоване на задоволення потреб працівників, що, в свою чергу, сприяє підвищенню ефективності діяльності організації.
- •Виховну функцію менеджер здійснює шляхом його реальних повсякденних вчинків.
- •Виконуючи психотерапевтичну функцію, менеджер створює атмосферу психологічного комфорту у колективі, основними елементами якого є:
- •Міжособисті ролі
- •Ролі стосовно рішень
- •Тема 2. Сутність, принципи та напрямки наукової організації праці
- •Другий напрямок наукової організації управлінської праці - розподіл і кооперація праці (див. Тему 3).
- •Години роботи
- •Тема 3. Розподіл та кооперація управлінської праці. Розпорядча діяльність менеджера
- •Тема 4. Планування особистої роботи менеджера
- •Тема 5. Нормування управлінської праці, облік та аналіз робочого часу менеджера
- •Тривалість робочого дня (у хвилинах)
- •Тривалість робочого дня (у хвилинах)
- •Тема 6. Організація робочих місць. Умови праці менеджера
- •Тема 7. Документування в управлінській діяльності
- •Підпис в. Д. Петренко
- •Тема 8. Складання та оформлення документів
- •Тема 9. Організація діловодства. Опрацювання текстових матеріалів
- •Тема 10. Організація та проведення нарад і зборів
- •1 Етап: Підготовка наради
- •Планування наради
- •Підготовка доповіді і проекту рішення
- •Підготовка документів і приміщення
- •Оголошення доповіді
- •Відповіді на запитання
- •Обговорення доповіді
- •Тема 11. Ділові контакти в діяльності менеджера
- •Підготовка до ділових контактів
- •4. Глосарій
- •5. Список джерел, що рекомендуються для вивчення дисципліни «організація праці менеджера”
Тема 7. Документування в управлінській діяльності
1. Сутність і види управлінських документів.
2. Системи документації в управлінні. Процеси документування.
3. Адміністративний етикет.
В процесі вивчення першого питання “Сутність і види управлінських документів” студенту слід засвоїти, що фіксування інформації є обовязковим елементом управлінської діяльності у торговельних підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.
Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.
Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис.7.1):
I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:
-
документи на паперовій основі;
-
документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.
Документи на паперовій основі бувають:
а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою множувальної техніки або друкарським засобом).
У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95% усіх документів.
б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін).
Рис. 7.1 - Схема класифікації управлінських документів
II. За походженням документи поділяють на:
1) офіційні (службові) - направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;
2) особисті (іменні) - створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).
III. За видами діяльності розрізняють:
-
організаційно-розпорядчі документи;
-
документи з фінансово-розрахункових питань;
-
документи з постачально-збутових питань;
-
документи з особового складу.
IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид обєднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.
V. З погляду кількості відображених у них питань документи поділяють на:
-
прості (звичайно містять одне питання);
-
складні (з кількома питаннями).
VI. За місцем складання документи поділяють на:
1) зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):
а) вихідні – відправлені з підприємства;
б) вхідні – адресовані підприємству.
2) внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).
VII. За місцем складання документи поділяють на:
-
внутрішні вхідні;
-
зовнішні вихідні.
VIII. За строками виконання розрізняють:
-
термінові документи;
-
нетермінові документи.
IX. За формою документи бувають:
-
індивідуальні;
-
типові;
-
трафаретні.
X. За засобами інформації документи поділяють на:
-
рукописно-друковані;
-
графічні;
-
фотокінодокументи;
-
звукові.
XI. За строками розрізняють документи:
-
постійного зберігання;
-
довгострокового зберігання;
-
тимчасового зберігання.
XII. За стадією утворення розрізняють:
-
оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);
-
чернетки;
3) копії документів (відбивають інформацію, яка містить оригінал, повністю або частково).
Існують три різновиди копій:
а) відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);
б) витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену у встановленому порядку);
в) дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.
XIII. За ступенем гласності розрізняють:
1) секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);
2) документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди);
Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.
3) звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).
При вивченні другого питання “Системи документації в управлінні. Процеси документування” студент повинен усвідомити наступне.
Документація – це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємоповязаних документів.
У торговельних підприємствах використовують такі види документації:
- нормативно-технічна – комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЄСКД), Уніфікована система документації (УСД);
- проектна – документи, які використовують при проектуванні підприємства – будівельні норми і правила, норми технологічного проектування та ін.;
- конструкторська (технічна) у вигляді графічних (креслення, схеми) і текстових (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації торговельно-технологічного обладнання) документів;
- виробнича (технологічна) – технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.
Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.
Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.
Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують спеціальні бланки.
Бланк – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.
Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.
При складанні і оформленні документів використовують реквізити.
Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.
До реквізитів документа належать: Державний герб України; емблема організації або підприємства; зображення нагород; код підприємства, установи; код документа; назва міністерства або відомства; назва установи, організації або підприємства; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс і дату документа, що надходить; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; позначення про контроль; текст; позначення про наявність додатку; підпис; гриф погодження; візи; печатка; позначення про завірення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; позначення про виконання документа і направлення його у справу; позначення про перенесення даних на машинний носій; позначення про надходження.
Дата - один з обов'язкових реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою наказу, листа, довідки, доповідної або пояснювальної записки, заяви, вказівки, розпорядження є дата підписання їх; постанови і рішення - дата прийняття їх колегіальним органом; статуту, звіту, інструкції, плану - дата затвердження; акта, протоколу - дата зафіксованої у ньому події, яка, як правило, збігається з датою складання цих документів.
Посилання на індекс і дату вхідного документа використовується на бланках для листів і складається з постійної частини «на №__ від__», що включає номер і дату, зазначені в документі, на яких дають відповідь.
Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.
Як правило, документ адресують підприємству або в його структурний підрозділ без зазначення посад і прізвищ, наприклад:
Міністерство зв'язку України
Планово-економічне управління
або
Завод «Маяк»
У внутрішньовідомчому листуванні за умови наявності постійних кореспондентів зазначають структурні підрозділи, посаду і прізвище посадової особи, наприклад:
Завод «Маяк»
Технічний відділ
Начальнику бюро нормативів
Сидорову О. С.
Назви установи і підрозділу зазначають у називному відмінку, посаду і прізвище - у давальному.
Якщо документ адресують керівнику організації або його заступнику, то назва організації входить до складу назви посади адресату, наприклад:
Директору заводу «Маяк»
Петренко В. Д.
Гриф затвердження. Затвердження документа свідчить про поширення дії його на певне коло установ, посадових осіб і громадян.
Документ затверджується оформленням реквізиту «гриф затвердження», який містить такі елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», назву посади особи, що затверджує документ (включаючи назву організації, якщо вона не входить до складу реквізитів бланку), особистий підпис і розшифрування його, дату:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор заводу