4.Роль четырехзвенника: «знают» - «могут» - «хотят» - «успевают» в эффективности управления. Характеристика звеньев.

Эффективное управление любым процессом требует следования ряду основополагающих принципов. Их игнорирование ведет к снижению качественных характеристик управления, а, следовательно, и к снижению результатов функционирования объектов управления.

Первым принципом является обязательное функционирование всех последовательных, взаимосвязанных звеньев 4-х звенной управленческой цепи. Этими звеньями является:

• звено «знают»;

• звено «могут»;

• звено «хотят»;

• звено «успевают».

Если хотя бы одно из этих звеньев не функционирует или функционирует неудовлетворительно, то эффективных процессов управления быть не может. А если не функционирует основополагающее звено «знают», то говорить об управлении бессмысленно, в принципе. Т.е. управления как такового быть не может.

Дадим характеристику каждого звена:

Звено «знают».

Решает 2 задачи:

1. Правильно поставить проблему, которая стоит перед объектом управления и которую необходимо решить управленческому персоналу в процессе реализации своих функций.

2. Найти хотя бы одну из трех компонент, которая будет принята в качестве основополагающей базы при принятии решения, установленной в первой задаче, проблеме. Этими компонентами могут быть либо теория, либо концепция, либо прецедент

Концепция – система взглядов (система ценностей), которой придерживается управленческий персонал в принятии решений по проблеме.

Прецедент предполагает следованию процессу решения аналогичной или близкой к рассматриваемой проблеме, реализованной в прошлом каким-либо другим или этим же управленческим персоналом. Этот прецедент следует брать за основу только в том случае, если это прошлое решение дало сугубо позитивные результаты.

Отлично – когда при решении проблемы можно опираться на все три компоненты; хорошо – когда есть две компоненты; удовлетворительно – когда одна; плохо – ни одной.

Звено «могут»

Задачей является формирование управленческого коллектива, который по своему образовательному,профессионально-квалификационному потенциалу и зачастую по своему жизненному опыту мог бы в принципиальном аспекте справиться с решением проблемы, сформированной в звене «знают».

Звено «хотят»

Задачей является формирование из управленческого коллектива, сформированного звеном «могут», консолидированной группы специалистов, преследующих в первую очередь основополагающие интересы объекта управления.

Звено «успевают»

Задача - контролировать процесс практического решения проблемы на предмет его соответствия разработанной технологией этого процесса и в случае каких-либо отклонений от этой технологии принимать быстрые решения, сводящиеся к минимуму эти отклонения.

5. Основные функции управления. Их характеристика.

Основные функции управления: прогнозирование; планирование; организация; контроль; оперативное регулирование; учет; заключительный анализ.

Оперативное управление и заключительный анализ не выполняются: первая – когда контроль не выявил отклонений, вторая – когда решаемая проблема в перспективе больше не встретиться.

1. Прогнозирование. Задачи:

1. Правильно поставить проблему

2. Выявить все возможные альтернативные варианты решения проблемы

3. Выявить все позитивные и негативные моменты в каждой из альтернативных вариантов

4. Выдать всю вышеприведенную информацию лицам, ответственным за выбор вариантов, т.е. за принятие конкретного решения.

На этом основании можно сделать вывод, что задача прогнозирования - чисто информационная, т.е. должна обеспечивать управленческий персонал высококачественной информацией.

Значимость первой задачи истекает из того, что согласно одному из главных принципов системного анализа, чтобы решить эту проблему, ее необходимо правильно поставить, так как искать правильный ответ на неправильно поставленную проблему – бессмысленно.

Обобщенно говоря, прогноз должен дать ответ «что может быть?» и «при каких условиях?». Исходя из этого, прогноз должен являться главной функцией управления, без реализации которой невозможно качественное исполнение всех других функций.

2. Планирование – процесс разработки плана, определяющего то, чего нужно достичь и какими методами, определяясь со временем и пространством.

В процессе планирования задается цель и выбирается способ ее достижения.

Требования к целям:

1. Реалистичность

2. Временные рамки достижения

3. Измеряемость

Задача – выбрать вариант решения проблемы из предложенных прогнозом альтернативных вариантов и разработать план его практической реализации. Этот план должен однозначно отвечать на вопросы «кто?», «что?», «когда?», и «сколько?» должен сделать, чтобы поставленная проблема была решена.

Виды планирования:

1. По цели: стратегическое, тактическое

2. По уровню планирования: организация в целом, для подразделения, для проекта, для отдельного исполнителя

3. По предмету планирования: производство, сбыт, снабжение, персонал, финансы, НИОКР

4. По содержанию планирования:

• продуктово-тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации, определяющего мероприятия по обновлению продукции, совершенствованию технологии и организации производства;

• ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения номенклатурно-тематических заданий, а так же оценку экономических результатов и эффективности деятельности организации;

• календарное планирование заключается в планировании объемов работ, загрузки подразделений и исполнителей, построение календарных графиков проведения работ по определенным исполнителям, подразделениям, проектам и распределение работ по отдельным календарным периодам.

По периоду планирования: долгосрочное, среднесрочное, краткосрочное.

В зависимости от видов планов процесс планирования включает в себя 3 этапа:

1. Постановка задачи планирования (формирование цели и анализ проблемы планирования). Конкретное выражение целей планирования зависит от вида разработанных планов. Анализ проблемы заключается в изучении и сравнении фактически доступного на момент разработки плана состояния объекта планирования с требуемыми целевыми значениями параметров.

2. Разработка плана. Предусматривает формирование возможных вариантов решения проблемы, прогнозирование возможных последствий их реализации для организации, оценку вариантов и принятие планового решения.

3. Реализация планового решения. Заключается в доведение его до исполнения в виде плановых заданий, нормативов, показателей.

3. Организация – процесс создания структуры предприятия и наполнение ее кадрами, соответствующими функциями и полномочиями для достижения целей организации.

Организация должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановом задании.

Задачи:

1. Разработать организационную структуру управления процессом решения проблемы

2. Наполнить организационную структуру кадровым содержанием

3. Заставить эту структуру функционировать

Этапы организации:

1. Построение организационной структуры, которая включает в себя выделение подразделений, определение их состава, задач и функций

2. Установление соподчиненности и взаимосвязей – четкое определение прав, обязанностей и ответственности структур подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкцией, определяющей внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника.

На этом этапе разрабатывается те же нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб.

3. Обеспечение этих взаимодействий, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов.

4. Контроль – постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе функционирования объектов управления проблем и изменений внешней среды. Внутри себя контроль содержит учет, анализ и регулирование.

Задача – отслеживать реальный процесс решения проблемы на предмет его соответствия, разработанному на этапе планирования сценарию решения проблем.

Виды контроля:

1. В зависимости от субъекта контроля: самоконтроль, контроль, выполненный менеджером, контроль контрольным мастером, контроль, выполненный ОТК, инспекционный контроль, государственный контроль, международный контроль.

2. По степени охвата объекта контроля: сплошной контроль, выборочный контроль

3. По режиму контроля: усиленный контроль, нормальный контроль

4. По степени механизации: ручной, механизированный, автоматизированный, автоматический контроль

5. По принадлежности к предприятию носителю контроля: внешний контроль, внутренний контроль

6. По времени контроля: предварительный, текущий, заключительный

Требования к контролю:

1. Простота, гласность, объективность

2. Контроль должен быть фактором мотивации

3. Контроль должен быть экономически целесообразным

4. Своевременность, определение оптимального временного интервала между проведение измерений

5. Контроль должен быть гибким, т.е. приспосабливаться к происходящим изменениям

5. Оперативное регулирование. Задача – принимать быстрые решения в случае отклонения фактических данных от плановых.

6. Учет. Задача – занесение окончательных результатов решения проблемы на долговременные хранители информации.

7. Заключительный анализ. Задача – в ретроспективном плане исследовать прошедший процесс решения проблемы на предмет выявления сильных и слабых сторон в этом процессе с целью учета этих явлений в будущем если какая-либо аналогичная проблема встретиться.

Кроме общих функции управления, существуют специфические функции. К ним относятся те, для исполнения которых на предприятиях и организациях создаются функциональные службы (отдел главного конструктора, технолога, отдел кадров и т.д.). Исполнение всех общих функций обязательно для качественного исполнения любой специфической функции.