Слияние

Слияние – это средство MS Word, позволяющее создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные данные.

Применив слияние можно создать:

• набор конвертов или наклеек с одинаковым адресом отправителя, но с разными адресами получателей;

• набор документов на банке (писем) или сообщений электронной почты с одинаковым содержимым, но с разными сведениями, предназначенными для определённых получателей;

• каталог с набором однородных сведений, но различных для каждого элемента.

Для выполнения слияния используются:

• пошаговый мастер слияния (вкладка РАССЫЛКИ/группа НАЧАЛО СЛИЯНИЯ/список НАЧАТЬ СЛИЯНИЕ/команда ПОШАГОВЫЙ МАСТЕР СЛИЯНИЯ);

• соответствующие элементы вкладки РАССЫЛКИ.

Задача: создайте рассылку писем должникам по оплате квартплаты.

Последовательность выполнения работы:

1. создание постоянной части основного документа;

2. создание источника данных;

3. вставка в основной документ полей слияния и полей Word;

4. предварительный просмотр результатов слияния;

5. получение составного документа.

1. Создание постоянной части основного документа

Основной документ – это документ Word, содержащий данные и др. настройки¹, которые остаются неизменными в конечном составном документе после слияния. Также в основной документ вставляются поля (см. п. Вставка полей в основной документ).

Допускается обратное преобразование основного документа в обычный документ путём удаления связи с источником данных из основного документа (вкладка РАССЫЛКИ/группа НАЧАЛО СЛИЯНИЯ/список НАЧАТЬ СЛИЯНИЕ/команда ОБЫЧНЫЙ ДОКУМЕНТ WORD)..

Задание.

Создайте следующий основной документ (Рисунок 1). Сохраните документ в своей папке.

Рисунок 1

2. Создание источника данных

Источник данных - файл², содержащие организованные данные, предназначенные для объединения с основным документом.

Источник данных можно создать из основного документа как базу данных Access, использовать существующий файл или непосредственно выбрать из контактов Outlook (вкладка РАССЫЛКИ/группа НАЧАЛО СЛИЯНИЯ/список ВЫБРАТЬ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ).

Если в качестве источника данных используется документ Word, то этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые нужно включить в составной документ.

Задание.

Создайте следующий источник данных в Word (Рисунок 2). Сохраните документ в своей папке.

Рисунок 2

3. Вставка полей в основной документ

Вставка поля в основной документ означает, что в этом месте должна отображаться определённая категория данных.

Полями слияния называются текстовые заполнители, например адрес или приветствие.

Для часто используемых элементов, таких как блоки адреса и строки приветствия, в Word предусмотрены составные поля, позволяющие группировать несколько отдельных полей. Например, поле БЛОК АДРЕСА — это сочетание нескольких полей, включая имя, фамилию, адрес, город и почтовый индекс. Причём содержимое каждого из этих составных полей можно настроить. Например, в адресе можно использовать официальный формат имени (Г-н Иванов).

Кроме полей слияния существуют стандартные поля Word. При слиянии используется ограниченный список стандартных полей Word. Полный список этих полей можно посмотреть в окне ПОЛЕ (вкладка ВСТАВКА/группа ТЕКСТ/список ЭКСПРЕСС-БЛОКИ/команда ПОЛЕ…) или в помощи Word.

При вставке поля в основной документ всегда заключается имя поля в двойные угловые скобки (« »), например «Адрес».

Если поля отображаются внутри фигурных скобок, например {MERGEFIELD Адрес}, то значит Word отображает коды полей вместо значений полей³. Это не влияет на слияние, но при необходимости отобразить значения, следует в контекстном меню для конкретного поля выбрать команду КОДЫ/ЗНАЧЕНИЯ ПОЛЕЙ. Переключать режимы отображения всех кодов полей и их значений можно нажатием клавиш <ALT> + <F9>.

Поля вводятся с помощью соответствующих средств Word. Только опытный пользователь может редактировать коды полей вручную, т.к. необходимо соблюдать правила написания данного поля.

Последовательность действий для вставки полей в основной документ:

1. откройте основной документ;

2. перейдите на вкладку РАССЫЛКИ. Большинство элементов вкладки будут недоступны (Рисунок 3);

3. нажмите кнопку ВЫБРАТЬ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ;

4. выберите команду ИСПОЛЬЗОВАТЬ СУЩЕСТВУЮЩИЙ СПИСОК…;

Рисунок 3

5. в окне ВЫБОР ИСТОЧНИКА ДАННЫХ укажите файл источника данных⁴. После этого будут доступны элементы вкладки РАССЫЛКИ;

6. для вставки поля слияния из источника данных установите курсор в то место основного документа, в которое требуется вставить это поле, щёлкните по кнопке со стрелкой ВСТАВИТЬ ПОЛЕ СЛИЯНИЯ (Рисунок 4) и выберите вставляемое поле из списка;

7. для вставки поля Word в указанное курсором место, используйте кнопку ПРАВИЛА (Рисунок 5).

Рисунок 4

Рисунок 5

Появление диалогового окна ПОДБОР ПОЛЕЙ может означать, что Word не удалось найти некоторые из сведений, необходимые для вставки поля. Щёлкните кнопку со стрелкой рядом с текстом (НЕТ СООТВЕТСТВИЯ) и выберите поле из источника данных, соответствующее полю, которое требуется включить в слияние.

Для удаления поля выделите его и нажмите клавишу <DELETE>. Если курсор находится внутри текстового поля, то после нажатия клавиши <DELETE> будет удалён текст внутри текстового поля, а не сам объект.

Задание.

1. Вставьте в основной документ следующие поля слияния (Рисунок 6).

Рисунок 6

2. Вставьте в основной документ поле MERGEREC (Рисунок 7) для отображения порядкового номера записи в источнике данных (без строки заголовков столбцов).

Рисунок 7

3. Вставьте в основной документ поле IF (Рисунок 8) для вставки того или иного текста в зависимости от результата сравнения.

Рисунок 8

В основном документе отобразится текст, указанный в поле IF, в зависимости от значения поля ЗАДОЛЖЕННОСТЬ в первой записи источника данных.

4. Вставьте в основной документ строку приветствия – кнопка СТРОКА ПРИВЕТСТВИЯ (вкладка РАССЫЛКИ/группа СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА И ВСТАВКА ПОЛЕЙ). Настройте формат строки приветствия, строку приветствия для неправильно заданных имён получателей, подбор полей⁵ – для имени в списке выберите поле ФИО (Рисунок 9). В окне ВСТАВКА СТРОКИ ПРИВЕТСТВИЯ сразу же можно просмотреть приветствия для каждого получателя из источника данных (раздел ПРОСМОТР СПИСКА ПОЛУЧАТЕЛЕЙ).

Рисунок 9

5. Для выделения полей слияния используйте кнопку ВЫДЕЛИТЬ ПОЛЯ СЛИЯНИЯ (вкладка РАССЫЛКИ/группа СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА И ВСТАВКА ПОЛЕЙ).

6. Получите следующий основной документ (Рисунок 10).

Рисунок 10

Для форматирования полей в основном документе:

1. выделите поле вместе с угловыми кавычками (« »);

2. задайте нужные параметры форматирования.

Задание.

Настройте строку приветствия (12 пт., курсив), поле ЗАДОЛЖЕННОСТЬ (14 пт., красный цвет текста), поле IF (подчёркивание) (Рисунок 11). Сохраните документ в своей папке.

Рисунок 11

При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к источнику данных. Далее при открытии основного документа будет предложено снова объединить с ним сведения из источника данных (Рисунок 12), после чего будет выполнена команда SQL:

Рисунок 12

При нажатии на кнопку НЕТ, подключение основного документа к источнику данных будет потеряно, появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.

При нажатии на кнопку ДА, возможно, дополнительно придётся установить подключение к источнику данных (Рисунок 13) – кнопка ПОИСК ИСТОЧНИКА ДАННЫХ.

Рисунок 13