Обновление оглавления

Если заголовки или другие элементы оглавления были добавлены в документ или удалены из него, обновить оглавление можно простым способом. На вкладке Ссылки в группе Оглавление выберите команду Обновить таблицу. Или сделайте щелчок в поле оглавления, изображенного на рисунке 10.15.

Рисунок 10.15. Обновление оглавления

Установите переключатель в положение обновить только номера страниц или обновить целиком. Если у Вас изменились названия заголовков, или заголовки стали других уровней, нужно установить переключатель Обновить целиком. При выборе Обновить только номера страниц, в оглавления обновятся только номера страниц, и не будет учитываться изменения, связанные с форматированием заголовков.

Для удаления оглавления нужно перейти на вкладку Ссылки в группе Оглавление, нажать кнопку Оглавление. И выбрать команду Удалить оглавление (рис. 10.12).

Перекрёстные ссылки

Перекрестные ссылки служат для быстрого перехода к нужному элементу документа. В Word 2007 можно создавать перекрестные ссылки на следующие элементы: заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы. Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа. Перекрёстные ссылки обновляются автоматически, если содержимое перемещается в другое место. По умолчанию перекрестные ссылки вставляются как гиперссылки.

Чтобы воспользоваться перекрестной ссылкой нужно перейти на вкладку Ссылки группа Названия кнопка Перекрёстная ссылка (рис. 10.16).

Рисунок 10.16. Создание перекрёстных ссылок

Появится диалоговое окно, в котором можно выбрать тип ссылки, место, куда вставить ссылку (рис.10.17).

Рисунок 10.17. Вставка перекрёстной ссылки

В открывшемся окне в выпадающем списке Тип ссылки надо выбрать тип элемента, на который будем ссылаться.

В выпадающем списке Вставить ссылку на надо указать данные, которые следует добавить в документ.

Для того чтобы иметь возможность перехода к ссылаемому элементу флажок Вставить как гиперссылку должен быть установлен. Изменить текст самой ссылки можно прямо в документе.

Изменение регистра существующего текста.

Чтобы изменить регистр текста, нужно его выделить и нажать Shift+F3. При первом нажатии первое слово в предложение станет с заглавной буквы, при втором нажатии комбинации, все буквы в предложении станут прописными, при третьем использовании – в нижнем регистре.

Изменить регистр можно еще одним способом: перейти на вкладку Главная, группа Шрифт и нажать кнопку Регистр и выбрать нужное действие (рис. 10.18).

Рисунок 10.18. Изменение регистра

Режим рецензирования документа.

Иногда случается так, что с одним и тем же документом приходится одновременно работать нескольким пользователям. В этом случае помогают средства рецензирования и редактирования. В приложении Microsoft Office Word можно отследить каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания таким образом, чтобы впоследствии просматривать все эти исправления.

Вкладка Рецензирование отображает все исправления в документе на текущий момент, общее количество исправлений и количество исправлений каждого типа.

Просматривая исправления и примечания, можно принять или отклонить любое из них. Пока не будут приняты или отклонены все сделанные в документе исправления и примечания, они будут появляться в отображаемых или отосланных документах.

Если, читая текст, у вас возникло желание прокомментировать особо понравившийся или наоборот, неудачный момент, вы можете воспользоваться инструментом Примечание. Для этого выделите нужный фрагмент текста и перейдите на вкладку Рецензирование, на панель Примечание, кнопка Создать примечание. В поле справа от основного текста появится окно для ввода примечания (рис. 10.19). После того, как вы набрали текст, нажмите мышкой в стороне от окна для ввода примечания.

Рисунок 10.19. Создание примечаний

После сохранения и повторного открытия текста, на экране фрагмент, у которого есть примечание, будет выделен другим цветом. А если навести на него мышку, можно увидеть текст примечания, его автора и время его добавления (рис 10.20).

Рисунок 10.20. Просмотр примечания

Перемещаться между добавленными примечаниями удобно с помощью специальных кнопок, размещенных на вкладке Рецензирование, на панели Примечание, кнопки Удалить примечание, Предыдущее и Следующее (рис 10.21).

Рисунок 10.21. Панель управления примечаниями

Следующим инструментом, доступным для редактирования, является режим исправления. При включении этого режима записываются все изменения, вносимые в документ (рис. 10.22). Причем, как изменения, касающиеся его содержимого (будет записано удаление и добавление текста), так и изменения формата документа (изменение шрифтов, параметров страниц и т. д.).

Перейти в режим записи исправлений просто - достаточно щелкнуть мышкой по кнопке Исправления, которая находится на вкладке Рецензирования, на панели Отслеживания.

Рисунок 10.22. Просмотр исправлений

В зависимости от настроек Word, исправления будут либо отображаться другим цветом, либо не отображаться вовсе, но обязательно рядом с каждым исправлением будет размещено примечание, в котором и будет указано, какие именно изменения были внесены в документ. Чтобы изменить параметры исправления, например цвет исправления, нужно нажать на стрелку под кнопкой Исправления и выбрать Параметры исправлений (рис 10.23). И в диалоговом окне Параметры исправлений выбрать нужные параметры.

Рисунок 10.23. Просмотр исправлений

Для просмотра всех примечаний и исправлений следует отобразить на экране окно просмотра изменений. Для этого нужно перейти на вкладку Рецензирование, на панель Отслеживание и нажать кнопку Область проверки. В боковой части экрана отобразятся все внесенные в документ исправления и примечания (рис. 10.24). Чтобы просматривать ее в нижней, а не в боковой части экрана, щелкните стрелку возле кнопки Область проверки, а затем выберите пункт Горизонтальная панель рецензирования или вертикальная панель рецензирования.

Рисунок 10.24. Отображение исправлений

Используя это окно можно по очереди выделять в тексте документа добавленные примечания и исправления. Для этого надо щелкнуть мышкой на линии, отделяющей одно примечание от другого, с надписью Примечание[].

Чтобы просмотреть количество исправлений каждого типа, выберите Показать подробные сведения (рис.10.24).

Для последовательного просмотра всех исправлений и примечаний перейдите на вкладку Рецензирования в группе Изменения выберите команду Назад или Далее, показанные на рисунке 10.25.

Рисунок 10.25. Просмотр исправлений

Для одновременного принятия всех исправлений надо перейти на вкладку Рецензирование в группе Изменения и щелкните стрелку под кнопкой Принять и выберите пункт Применить все изменения в документе. Аналогично отклоняются все исправления.

В Word 2007 можно показать или скрыть примечания, вставки и удаления, изменения форматирования и другие виды исправлений. Для этого нужно на вкладке Рецензирование в группе Отслеживание щелкнуть по команде Показать исправления (рис. 10.26).

Рисунок 10.26. Просмотр исправлений по типам или по рецензентам

Снимите все флажки, за исключением флажков, соответствующих типам исправлений, которые нужно отобразить. Если надо просмотреть исправления по рецензентам: снимите все флажки, кроме тех, которые соответствуют именам рецензентов, чьи исправления и примечания требуется отобразить. Чтобы установить или снять флажки для всех рецензентов, находящихся в списке, выберите команду Все рецензенты.

Сноски

Сноски используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. Особенность автоматического создания сносок заключается в том, что программа автоматически размещает сноску внизу страницы, выбирает для нее подходящий размер шрифта и сохраняет нумерацию, если в документе впоследствии происходят какие-нибудь изменения. Сноска состоит из двух частей: текста и ссылки в виде числа возле соответствующего слова документа. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные сноски, а для ссылок на источники — концевые.

При написании разных научных работ, доклад, реферат или докторская диссертация, обязательно возникает необходимость в оформлении списка литературы. В Word 2007 появились новые средства, которые заметно упрощают этот этап подготовки научных трудов. Если необходимо создать библиографию, можно использовать команды, доступные на вкладке Ссылки в группе Ссылки и списки литературы (рис. 10.27), которые предназначены для создания источников и цитат и управления ими.

Рисунок 10.27. Группа Ссылки и списки литературы

Для добавления нового источника нажмите кнопку Вставить ссылку и выберите команду Добавить новый источник. В диалоговом окне Создать источник заполните по своему усмотрению поля (рис. 10.28).

Рисунок 10.28. Создание источника

Обратите внимание, что поля в диалоговом окне Создать источник могут изменяться, в зависимости от того, какой тип источника выбран. Также имеет значение, какой выбран стиль списка литературы. Выбор списка осуществляется в меню Стиль в группе Ссылки и списки литературы (рис. 10.29). По умолчанию используется ГОСТ, однако вы также может выбрать ISO 690, Turabian, MLA, APA, Chicago и другие.

Рисунок 10.29. Выбор стиля списка литературы

Если в процессе работы над текстом необходимо снова вставить ссылку на то же издание, просто выберите его из списка Вставить ссылку, куда помещаются все источники, с которыми вы работаете в рамках текущего документа (рис. 10.30).

Рисунок 10.30. Выбор уже существующих источников

Список литературы может быть создан автоматически. Однако прежде имеет смысл просмотреть все источники, которые были добавлены, и определиться с тем, нужно ли вносить их все в список литературы. Для этого нажмите кнопку Управление источниками в группе Ссылки и списки литературы. В диалоговом окне Управление источниками (рис. 10.31) можно выполнять поиск среди литературы, сортировать книги и другие источники по названию, по имена автора, по году выпуска и по другим критериям. Также непосредственно из этого окна можно создавать новые источники и редактировать имеющиеся.

Рисунок 10.31. Управление источниками

Для автоматического добавления в документ списка литературы нажмите кнопку Список литературы и выберите один из вариантов оформления ссылок (рис 10.32). Для изменения оформления списка и полей, которые будут внесены в список, используйте меню Стиль, на панели Ссылки и списки литературы.

Рисунок 10.32. Выбор оформления списка литературы