95

НОУ СПО

Челябинский юридический колледж

Методические рекомендации проведения практических занятий

по дисциплине ОПД.06 «Документационное обеспечение управления»

Челябинск

2011

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..	4
Правила выполнения практических работ……………………………………...	4
Общие теоретические сведения из области документационного обеспечения управления…………………………………………………………	4
Правила оформления отдельных реквизитов…………………………………..	4
Перечень практических занятий по дисциплине «ДОУ …………………………………..……………………...	21
Практическое занятие № 1………………………………………………………	22
Практическое занятие № 2……………………………………………………....	25
Практическое занятие № 3………………………………………………………	29
Практическое занятие № 4………………………………………………………	32
Практическое занятие № 5………………………………………………………	36
Практическое занятие № 6………………………………………………………	40
Практическое занятие № 7………………………………………………………	45
Практическое занятие № 8………………………………………………………	50
Практическое занятие № 9………………………………………………………	52
Практическое занятие № 10……………………………………………………..	54
Практическое занятие № 11……………………………………………………..	59
Практическое занятие № 12……………………………………………………..	61
Приложения
Приложение 1. Образцы оформления унифицированных форм документов……………………………………………………………………………….	65
Приложение 2. Образцы оформления организационно-распорядительной документации…………………………………………………………………………….	72
Приложение 3. Образцы оформления информационно-справочной документации……………………………………………………………………………..	78
Информационное обеспечение………………………………………………….	95

Введение

Методические рекомендации по проведению практических занятий составлены в соответствии с государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников на основе рабочей программы по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

Документационное обеспечение управления - это направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Целью изучения дисциплины является освоение студентами теоретических знаний и овладение практическими умениями в области документационного обеспечения управления.

В результате изучения дисциплины студент должен уметь оформлять в электронном виде документацию в соответствии с требованиями ДОУ.

Особое внимание в практической работе уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД), как базовому процессу в реализации всех управленческих функций и информационно-справочной документации.

Практические занятия выполняются в компьютерной аудитории с использованием ПЭВМ.

Правила выполнения практических работ

1. При подготовке к выполнению практической работы студентам следует:

• повторить теоретические вопросы, изложенные в методических указаниях;

• ознакомиться с техникой безопасности при работе в компьютерной аудитории;

• получить у преподавателя задание на выполнение практической работы, которое выдается после проверки теоретической подготовки студента.

2. Результатом практической работы должен быть документ, составленный по всем нормам и правилам оформления управленческих документов.

Общие теоретические сведения из области документационного обеспечения управления

Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями.

Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодатель­ством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется Системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, создан­ный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

• создание организации, предприятия;

• реорганизация организации, предприятия;

• ликвидация организации, предприятия;

• приватизация государственных и муниципальных организаций, предпри­ятий;

• распорядительная деятельность организации, предприятия;

• организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

• оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций организационно-распорядительную документацию (ОРД) классифицируют на следующие группы:

• организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание);

• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

• информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.);

• по личному составу (заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу.

Состав реквизитов ОРД.

Правила оформления организационно-распорядительной документации регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Несмотря на то, что в стандарте описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями соз­дания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов :

Код реквизита	Наименование реквизита
01	Государственный герб Российской Федерации
02	Государственный герб субъекта Российской Федерации
03	Эмблема предприятия, организации
04	Код организации
05	Основной государственный регистрационный номер
06	Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
07	Код формы документа
08	Наименование организации
09	Справочные данные об организации
10	Наименование вида документа
11	Дата документа
12	Регистрационный номер документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14	Место составления или издания документа
15	Адресат
16	Гриф утверждения документа
17	Резолюция
18	Заголовок к тексту
19	Отметка о контроле
20	Текст
21	Отметка о наличии приложения
22	Подпись
23	Гриф согласования документа
24	Визы согласования
25	Оттиск печати
26	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе
28	Отметка об исполнении документа и направлении в дело
29	Отметка о поступлении документа в организацию
30	Идентификатор электронной копии документа

Общие нормы и правила оформления управленческих документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое 10 мм - правое 20 мм - верхнее 20 мм – нижнее.

Левое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее ос­тавлено на случай износа бумаги. Верхнее - для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое - не менее 20 мм.

При составлении многостраничного документа вторая и последующая страницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

• одинарный интервал - 12 т;

• полуторный интервал - 18 пт;

• двойной интервал - 24 пт.

Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1-1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печа­таются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал)

Технический директор

ЗАО «ТЕРМИКА»

(межстрочный интервал)

личная подпись К.В. Воробьев

(межстрочный интервал)

дата

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 пунктов (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 пунктов через 1-2 интервала. В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение.

Условно предусмотрено восемь стандартных положений от границы левого поля.