3.2. Вдосконалення системи управління інформаційно-рекламною діяльністю

На нашу думку, одним з основних недоліків в організації рекламної діяльності на досліджуваному підприємстві є неефективне організаційне забезпечення рекламної зокрема, та маркетингової взагалі діяльності в рамках існуючої організаційної структури управління.

Провівши аналіз діяльності підприємства, я вважаю, що побудова організаційної структури управління повинна враховувати необхідність управління і контролю відразу декількома об'єктами. Тому діючий лінійно-функціональний тип побудови організаційної структури є для ВАТ «Укрнафта» менш ефективним, чим організаційна структура, що має проектні ланки.

Трансформування організаційної структури вимагає введення посад, що відповідають за виконання якогось визначеного проекту, зв'язаних з функціональними службами і лінійними керівниками. При цьому контроль за виконання кожного визначеного проекту підсилюється, і одночасно збільшується ефективність роботи функціональних служб, оскільки вони не розсіюють свою увагу на приватних питаннях виконання окремих проектів.

Нами була розроблена організаційна структура для досліджуваного підприємства, схема якої представлена на рис. 3.2.

У пропонованій структурі я пропоную змінити сам принцип побудови організаційної структури. З одного боку, зберегти вже діючі лінійно-функціональні зв'язки, але організаційна структура управління діяльністю підприємства має бути, на мою думку, перетворена в матричну.

На мою думку, повинний бути змінений принцип побудови служби маркетингу ВАТ «Укрнафта».

Організація маркетингу - це структурна побудова для управління маркетинговими функціями, що встановлюють підпорядкованість і відповідальність за виконання тих або інших завдань, а також регламентацію видів діяльності маркетингу.

Для досліджуваного підприємства найкраще створити відділ маркетингу з функціональною організаційною структурою, представленою на рис. 3.3 де відповідальність розподіляється по сферах постачання, виробництва продукції, збуту, просування, розподілу і т.д.

Основними напрямками діяльності відділу маркетингу будуть:

маркетингова комунікація;

аналіз інформації;

розробка нових товарів і послуг;

маркетингові дослідження.

Сектор маркетингової комунікації буде відповідати за рекламу і зв'язок із громадськістю. Задачею цього сектора є інформування існуючих і потенційних клієнтів, а також громадськість про нові продукти і послуги, зміни у тарифах, про діяльність ВАТ «Укрнафта» в області спонсорства і добродійності, про ролі підприємства в суспільстві.

Сектор розробки нових послуг буде відповідати за впровадження і супровід нових продуктів та послуг.

Рис. 3.1 Організаційна структура відділу маркетингу для ВАТ «Укрнафта»

Сектор аналізу і маркетингових досліджень буде займатися внутрішньою статистикою використання пропонованих послуг і продуктів, а також зовнішнім аналізом стану ринку, розробляти прогнози і готувати пропозиції по розвитку тарифної політиці, просуванню продуктів і послуг на ринок.

Нова, удосконалена організаційна структура підприємства ВАТ «Укрнафта» представлена на рисунку 3.2.

Директор

Відділ організації, нормування та оплати праці

Відділ внутрішньої безпеки

Бухгалтерія

Відділ IT

Заступник директора з юридичних питань

Техвідділ

Відділ обліку, аналізу, прогнозу та руху кадрів

Відділ протидії економічної різвідці

Начальник консультаційної групи при керівництві

Диспетчерська служба

Бюро з підготовки кадрів

Група технічного захісту інформації

Служба охорони праці

Рис. 3.2 Рекомендована організаційна структура управління ВАТ «Укрнафта»

Група оперативного управління

Відділ організації продажу

Група реклами

Група взаємодії з постачальниками

Група захисту майна

Служба пожежної безпеки

Відділ маркетингу

Сектор досліджень та аналізу

Сектор нових продуктів

Сектор комуникацій

Відділ по работі із споживачами

Група контролю якості

Наведена структура дозволяє, на мій погляд, значно покращити функціональну взаємодію окремих підрозділів підприємства, врахувати проектний характер діяльності окремих підрозділів підприємства.

Одним з ключових співробітників сектору комунікацій має стати менеджер з ПР.

Нижче, наведемо його основні задачі та функції:

PR-менеджер повинен знати:

Основи ринкової економіки, підприємництва та ведення бізнесу.

Основи маркетингу.

Загальну методологію PR.

Місце PR-менеджера в структурі підприємства.

Методи визначення цільових аудиторій.

Основні PR-засоби роботи (засоби масової інформації, корпоративний бюлетень, асоціації, антураж, інформація й т.д.).

Принципи планування PR-кампаній.

Методи організації й проведення PR-кампаній.

Структуру й функції засобів масової інформації.

Методику роботи із засобами масової інформації.

Порядок організації й підготовки прес-релізів, інформаційних повідомлень, проведення брифінгів, прес-конференцій, бекграундів.

Основні принципи клієнтського PR, внутрішньокорпоративного PR, кризового PR, інших видів PR.

Основні принципи роботи з конкурентним середовищем.

Принципи адміністративного керівництва.

Основи менеджменту.

Законодавство про рекламу.

Комп'ютерні технології й програмне забезпечення з автоматизованої обробки інформації (текстів, бази даних і т.д.).

Основи етики, соціології, психології, філології.

Правила ведення ділової переписки.

Склад інформації, що є державною, службовою й комерційною таємницею, порядок її захисту й використання.

PR-менеджер:

1. Організує роботу зі зв'язків із громадськістю й засобами масової інформації.

2. Керує штатом PR-фахівців або інших підлеглих йому працівників підприємства, розподіляє між ними завдання, контролює виконання поставлених перед ними завдань.

3. Розробляє: стратегію спілкування із представниками громадськості й засобами масової інформації; загальні контури фірмового стилю підприємства; план заходів щодо формування або коректування іміджу корпоративної культури підприємства; проект тематико-фінансового плану роботи PR-фахівців.

4. Розробляє план проведення PR-кампаній, складає прогнози впливу на імідж підприємства тих або інших планованих акцій.

5. Визначає бюджет PR-кампаній.

6. Розробляє способи подання: ставлення підприємства до економічних, політичних, екологічних і соціальних питань; інформації про основні напрямки розвитку підприємства, соціально-економічного положення підприємства в галузі і в цілому, досягнень підприємства в наукових дослідженнях, захисті навколишнього середовища та ін.

7. Організує прес-конференції, брифінги, бекграунди, інтерв'ю керівників підприємства в засобах масової інформації.

8. Організує підготовку прес-релізів про діяльність підприємства, корпоративних бюлетенів, інших інформаційних матеріалів про діяльність підприємства для засобів масової інформації, аудиторій "фахівці" й "спостерігачі", готовить публічну звітну документацію підприємства.

9. Аналізує зовнішнє середовище на предмет вивчення ставлення до діяльності підприємства, організує опитування, анкетування й інтерв'ювання громадськості з метою виявлення реального відношення до іміджу й політики підприємства.

10. Організує взаємодію із центрами вивчення суспільної думки й складає власні програми по вивченню й визначенню думки громадськості про діяльність підприємства.

11. Інформує керівництво підприємства про результати опитувань суспільної думки (споживачів, засобів масової інформації, представників владних структур, партнерів і клієнтів підприємства, ін.).

12. Аналізує соціальні, економічні й політичні аспекти життя суспільства, розробляє прогнози на майбутнє й завчасне виявлення несприятливих тенденцій.

13. Аналізує запити засобів масової інформації й інших представників громадськості про діяльність підприємства, дає рекомендації РR-спеціалістам по висвітленню й інтерпретації тих або інших подій на підприємстві.

14. Використовує інформаційні нагоди (виставки, презентації, події, ін.), щоб отримати користь для іміджу підприємства від залучення суспільної уваги через пресу без прямої реклами.

15. Аналізує пропозиції по участі підприємства в організації різноманітних акцій (виставок, прес-конференцій, презентацій, "круглих столів", фестивалів, благодійних акцій й ін.), дає висновок про можливості спільної участі в PR-акціях, проведених сторонніми організаціями.

16. Використовує у своїй роботі будь-які необхідні засоби доведення інформації про всі успішні акції підприємства до потенційної аудиторії (споживачів, акціонерів, інвесторів і т.д.), від якої залежить процвітання підприємства.

17. Аналізує ефективність проведених PR-кампаній.

18. Узагальнює, аналізує й доводить до відома керівництва підприємства матеріали засобів масової інформації про підприємство, не ініційовані підприємством й PR-персоналом підприємства.

19. Реагує на висловлення на адресу підприємства критичних зауважень (підготовляє відповідні виступи, прес-конференції, організує роз'яснення й коментування критики в інших формах).

20. Організує тренінги керівництва підприємства по взаємодії із засобами масової інформації, представниками громадськості.

21. Аналізує PR-стратегії конкурентів, виявляє їх сильні й слабкі сторони.

22. Організує опитування всередині підприємства, які слугують для одержання матеріалів по необхідності проведення внутрішньокорпоративних PR-акцій (для вдосконалення кадрової політики підприємства, запобігання внутрішніх конфліктів і т.д.).

23. Розробляє пропозиції по вдосконаленню структури взаємодії PR-персоналу з іншими структурними підрозділами підприємства.

24. Організує роботу PR-архіву підприємства (куди включаються всі запити від громадськості, відповіді, матеріали здійснених акцій і т.д.).

25. Представляє звіти про виконану роботу керівництву підприємства.