Открытие существующего документа

Для открытия уже существующего документа воспользуйтесь одним из следующих способов:

• Выберите команду «Файл > Открыть»

• Нажмите Ctrl+О на клавиатуре

• Нажмите кнопку «Открыть» на стандартной панели инструментов.

Рисунок 13. Окно открытия документа

С помощью окна диалога «Открытие документа» (рис. 2) можно:

• Осуществить поиск файла

• Открыть документ

• Переместить файл

• Вырезать файл

• Скопировать файл

• Создать ярлык

• Удалить файл

• Переименовать файл

• Просмотреть свойства файла

• Осуществить быстрый просмотр файла без его открытия

• Открыть только для чтения

• Напечатать файл

• Упорядочить файлы, хранящиеся в папке

Фактически средства, предоставляемые в ваше распоряжение окном диалога «Открытие документа», выполняют функции поисково-информационной системы.

Представление списка папок и документов в табличном виде осуществляется с помощью кнопки «Таблица». Этот способ может оказаться полезным в том случае, если вы помните, когда последний раз работали с требуемым документом. Кроме того, в табличном виде указывается объем файлов. Эти сведения могут облегчить поиск документа.

Если вам окажется недостаточно информации о файле, полученной с помощью табличного представления, воспользуйтесь кнопкой «Вывод свойств». С помощью этого средства вы сможете просмотреть дополнительные сведения и определить, является ли этот файл тем, который вы ищете.

С помощью кнопки «Вывод содержимого» можно просмотреть документ, не открывая его. Это средство может оказаться полезным при поиске файла, когда поисковая система обнаружила несколько файлов со сходным содержанием или с общими ключевыми словами.

Построение формул.

Для этого используется редактор формул – программа, входящая в состав Word. Для этого выполнить пункт меню «Вставка», подпункт «Объект», в списке объектов выбрать «Microsoft Equation». Появится поле для ввода формулы и меню редактора формул, содержащее множество шаблонов для ввода различных математических символов и конструкций и позволяющее построить формулу в обычном для математики виде, подобно показанной ниже.

Формула представляет собой встроенный объект и его можно перемещать, менять размер и повторно редактировать как любой встроенный объект.

В редакторе формул не работает клавиша «ПРОБЕЛ», поскольку необходимые интервалы между символами создаются автоматически. Вставить пробел можно, если в строке меню редактора формул выбрать команду «Текст» в пункте «Стиль».

Специальные средства редактирования

Помимо простейших средств, описанных выше, в процессе редактирования можно использовать инструмент поиска и замены, который позволяет найти в документе нужное место или формат, а также осуществить контекстную замену всех вхождений указанных символов. Для этого необходимо войти в пункт меню «Правка», выбрать команду «Найти» и в окне «Найти и Заменить» ввести нужное слово или фразу или символ». В случае замены указать на что желаете заменить.

Текстовый процессор Word имеет в своем наборе Тезариус. Тезариус – это словарь смысловых синонимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловые синонимы к используемым значениям. Тезариус удобно вызывать через пункт «Синонимы» контекстного меню.

Контекстным меню называется меню, содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстного меню щелкните объект правой кнопкой или нажмите клавиши (SHIFT+F10). Для команд этих меню допускается изменение значков, отображение значка и/или текста и переименование. Кроме того, команды контекстных меню можно перемещать и копировать так же, как и команды любого другого меню в Office.

Немаловажным вопросом редактирования является проверка орфографии, грамматики и стиля

Как правило, на заключительном этапе редактирования выполняется перенос слов, позволяющий более компактно разместить текст в документе.

Обязательным требованием, предъявляемым к мощным современным текстовым редакторам, является наличие средства проверки орфографии. Задача проверки орфографии заключается в том, чтобы облегчить редактирование, и от того, сколь полно эта задача решена, зависит качество текстового редактора.

Проверка орфографии в Word может осуществляться в процессе ввода текста. Для включения проверки орфографии следует воспользоваться вкладкой «Орфография» окна диалога «Параметры», где нужно установить флажок «Автоматически проверять орфографию».

В том случае, если Вы согласны с замечанием и намерены исправить ошибку, поступите следующим образом:

• Установите курсор на слове, подчеркнутом волнистой линией.

• Нажмите правую кнопку мыши. При этом открывается контекстное меню проверки орфографии.

Word предлагает слова для замены из встроенных словарей. Если вам подходит одно из предложенных Word слов, выберите его, тогда подчеркнутое слово будет заменено на указанное.

Если Word подчеркнул правильно написанное слово, выберите «Добавить», в результате чего Word внесет это слово в имеющийся словарь, а если оно встречается несколько раз, но вы не хотите включать в его словарь, выберите Пропустить все

Если не хотите отвлекаться на исправления текста в процессе ввода, то можете отключить автоматическую проверку орфографии. Вы всегда можете проверить орфографию уже введенного текста или его фрагмента, выполнив одно из следующих действий:

• Выберите команду «Сервис > Орфография»

• Нажмите кнопку «Орфография» на панели инструментов

• Нажмите F7 на клавиатуре

Современные версии Word предлагают, кроме орфографии, проверку пунктуации, а также средства автоввода.