4. Роль информации в управлении

Тот, кто владеет информацией, имеет шанс управлять "с открытыми глазами"

Предпринимательский успех в значительной мере зависит от наличия необходимой и достаточной информации о состоянии контролируемых процессов, скорости ее преобразования в директивы, планы, проекты и действия.

Информация - один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность.

Как утверждают известные норвежские ученые Къелл А. Нордстрем и Йонас Риддерстрале, "проблема большинства организаций - это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают. Знания разбросаны по всей организации, и никому не ведомо, сколько их, как и куда они перемещаются, где они складируются и каков на самом деле интеллектуальный потенциал компании".

Функции информации крупных и средних компаний оформились в самостоятельную, хотя недостаточно структурированную отрасль, но, главное, слабо интегрированную в систему управления. Подразделения и персонал, отвечающие за информационное обеспечение, как правило, не представляют единого целого, как в смысле формальной структуры, так и в плане бизнес-процессов.

Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников (документов, файлов, недокументированных сообщений). Обработанные, но не использованные данные, из которых извлекли релевантную составляющую, называют информационным шумом. Очистка от "шума" - одна из важнейших задач функций информационного обслуживания. Информация и коммуникации вместе со средствами связи и программно-техническим обеспечением составляют инфраструктуру управления, т. е. каналы и способы поддержания процессов управления.

Информация уменьшает степень неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Перефразировав любимый афоризм Ротшильда, можно сказать - кто владеет информацией, тот имеет шанс управлять "с открытыми глазами".

Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может осуществляться устно или посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.

Информационные сообщения могут быть директивными⁴(рис.1) и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как правило, имеют формат официально установленных реквизитов, недокументированные - произвольную форму. Директивная информация предназначена для уведомления о том, кому, что и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Существует также смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.

Во многих российских компаниях используются информационно-технологические (ИТ) системы, с помощью которых менеджеры осуществляют текущее руководство различными сферами бизнеса: планированием ресурсов, организацией снабжения и сбыта , взаимодействием с клиентами , регулированием потребительского спроса. Объем рынка программного обеспечения, предназначенного для создания подобных систем, быстро растет, и затраты на их приобретение становятся все более важной статьей корпоративных бюджетов

Важным условием практического использования информации в управлении является ее своевременность и адекватность. Адекватность задает определенный уровень соответствия образа построенного на основе полученной информации реальному объекту. Адекватность выражают в трех основных формах:

Рис.1 Структура информационных потоков в организации

• синтаксическая адекватность – определяет сам процесс передачи ее скорость, точность, систему кодирования, наличие помех и т. п.,

• семантическая адекватность – учитывает смысловое содержание передаваемой информации, соответствие образа объекта и его реального аналога,

• прагматическая адекватность – определяет соответствие полученной информации той цели управления, которая на ее базе реализуется.

Приведём пример:

Менеджер фирмы, работающей на автомобильном рынке, получает приглашение посетить выставку автомобильной техники. Данное приглашение содержит определенную информацию о месте, времени проведения выставке составе участников и т. д. Если приглашение получено после закрытия выставки то информация будет уже не своевременной, а значит бесполезной потому, что ей нельзя воспользоваться.

Для удовлетворения требованиям синтаксической адекватности бланк приглашения должен быть целым, изготовлен из плотной бумаги, шрифт легко читаемым и т. д. То есть здесь внимание уделено лишь процессу передачи сообщения, но не тому, что напечатано на бланке.

Семантическая адекватность требует уже, чтобы содержание сообщения в приглашении соответствовало действительности. Совпадали номера павильонов, имена участников, расписание мероприятий и т. п.

Прагматическая адекватность определяется полезностью сведений в приглашении. Если, руководствуясь приглашением, приглашённый быстро найдет нужный выставочный павильон, вовремя попадет на семинар и тем самым сэкономит свое время и нервы значит это полезная информация и требование прагматической адекватности выполнено.

Заключение

«Информация» – базовое понятие в современной науке. Однако единого подхода к пониманию сущности этого явления – нет. В теории информации в наше время разрабатывают много систем, методов, подходов, идей. Однако ученые считают, что к современным направлениям в теории информации добавятся новые, появятся новые идеи. Чрезвычайно большое значение приобрел термин «информация» в связи с развитием новейшей компьютерной техники, автоматизацией умственного труда, развитием новых средств связи и обработки информации и особенно с возникновением информатики.

Сегодня в мире существует огромное количество информации. Объём информации в мире неумолимо увеличивается каждую секунду. Ориентироваться во всём этом неограниченном информационном потоке становится всё труднее и труднее.

Именно правильная ориентация руководителя в мире информации сегодня является одним из основных критериев для успешного функционирования предприятия.

КАЧЕСТВЕННАЯ И КОЛИЧЕСТВЕННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

    Психолого-педагогическая наука пока еще в основном остается описательной, эмпирической, поэтому основным видом информации в педагогическом эксперименте является качественная, содержательная.     Качеством какого-либо объекта (процесса) считаются его существенные, устойчивые свойства, благодаря которым он этим объектом и является. Таким образом, качественная информация об объекте выражает его сущность и содержание и совершенно необходима для его характеристики.     Качественными характеристиками (параметрами) описываются в педагогике все процессы и результаты обучения и воспитания, все виды деятельности, взаимоотношений участниковпедагогического процесса, все достижения в развитии личностей и коллективов. Основные закономерности и принципы педагогики имею качественную форму.     Количественная характеристика окружающего мира представляет более высокий уровень его познаний. Количество - это объективная определенность объекта познания, в силу которой егоможно разделить на однородные части. Количественные характеристики позволяют гораздо глубже, чем описательно-логические проанализировать процессы, выявить наличие и оценить величину связи различных качеств, обнаружить закономерности.     Количество и качество тесно связаны: они диалектически взаимодополняют и превращаются друг в друга (закон перехода количества в качество). В любой качественной информации всегда содержится та или иная степень количественной.     Пример: В педагогике сравнительные характеристики “способнее, воспитанее” выражают количественные отношения “больше - меньше”. Другое дело, что мы пока затрудняемся ответить, чего и на сколько больше.     Очевидным является и тот наблюдаемый факт, что компоненты, параметры психолого-педагогических явлений и процессов всегда находятся в определенных соотношениях друг с другом. И как только удается выразить, сформулировать эти параметры и соотношения количественно, так появляется возможность применения мощного аппарата математического анализа.

Список литературы

1. Граничин, О.Н./ Информационные технологии в управлении М:. Интернет-Университет информационных технологий 2008

2. Информатика/ Под ред. Кицина Л.М. - Омск, 2004.

3. Информатика/ Под ред. Лучко О.Н.- Омск, 2004.

4. Информатика/ Под ред. Симоновича С.В. - Спб., 2004.

5. Слекеничс Е.Г. Информационные технологии в экономике и управлении, Обнинск: МАСЗ, 2003