27. (14)Облік персоналу та використання робочого часу

Облік персоналу — важлива складова кадрового менеджменту та кадрового діловодства. На практиці дані зазначеного обліку широко використовуються під час розроблення поточних і перспективних планів розвитку персоналу, а також при обчисленні стажу роботи для призначення пенсій, оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, видачі довідок працівникам тощо.

Як заповнюються облікові документи, які існують особливості оформлення особових справ державних службовців, на підставі чого заповнюється та ведеться особова картка типової форми П-2 та багато іншого — у статті. Крім того, в матеріалі подано приклад обчислення стажу роботи за записами у трудовій книжці.Документи, за якими здійснюється облік персоналу, визначено нормативно-правовими актами, зокрема Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 (далі — Перелік). Відповідно до Переліку обов’язковими обліковими документами є, зокрема, особові картки типової форми П-2, затвердженої наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. № 277, і типової форми П-2 ДС, затвердженої наказом Мінстату України від 26 грудня 1995 р. № 343 (для державних службовців), та особова справа.Облікові документи заповнюються так:особова картка за типовою формою П-2 — на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від строку та виду трудового договору (крім працівників, котрі підпадають під дію Закону України «Про державну службу» від 16 грудня 1993 р. № 3723-XII);особова картка за типовою формою П-2 ДС — на працівників органів, установ, організацій, на яких поширюється Закон України «Про державну службу»;особова справа — на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних осіб підприємств, установ, організацій.Зауважимо, що оформлення особових справ державних службовців має свої особливості і здійснюється відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.Заповнення та ведення особової картки типової форми П-2Особова картка заповнюється на підставі опитування працівника та відомостей, які містяться у відповідних документах (паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.) по розділах у такій послідовності

Для обліку використання робочого часу працівників підприємства застосовується табель обліку робочого часу — поіменний список усіх працівників відділу, служби чи іншого структурного підрозділу підприємства з відмітками навпроти кожного прізвища про використання працівником робочого часу протягом облікового періоду. У табель вносяться відомості про відпрацьований час, надурочні години, запізнення та неявки на роботу…Робочий часРобочим часом вважається період, коли працівник, відповідно до укладеного трудового договору та правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства, виконує покладені на нього трудові обов’язки.Згідно зі статтею 50 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 год. на тиждень.Табель обліку використаного робочого часу типової форми № П-13 адаптований до різних умов організації виробництва і може бути доповнений іншими необхідними даними, які мають значення для нарахування заробітної плати при роботі в особливих і специфічних умовах.

На практиці табелі, перед їх здаванням у бухгалтерію, звіряються з наказами та розпорядженнями щодо особового складу у відділі кадрів, у табелі вносяться необхідні зміни, доповнення, поправки, потім переписуються в чистовому варіанті, підписуються та візуються відповідальними працівниками підприємства і лише тоді передаються в бухгалтерію. У зв’язку з тим, що табель є однією з головних підстав для нарахування з