5. Организация как открытая система. Цикл трансформационного изменения.

Организации взаимодействует с внешней средой, должна приспосабливаться к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать, и в силу этого должна рассматриваться как "открытая система".

Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды. Любая организация является открытой системой, так как всегда зависит от внешней среды.

С точки зрения системного подхода, организация как открытая система - это механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию (в соответствии со своими целями).

Основные разновидности ресурсов входа: материалы, оборудование, капитал, рабочая сила. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой решение в любой ситуации определяется внешними и внутренними факторами и обстоятельствами. Таким образом, менеджер до принятия решения должен обязательно проанализировать все имеющиеся факторы, воздействующие на данную проблему, для успешного ее решения.

Взаимодействия между организацией и средой включают «входы» (input) и «выходы» (output) этих взаимодействий. «Входом», или началом взаимодействия, обычно являются информация, энергия, капитал, персонал, материалы и оборудование, которые поступают в организацию извне,

«Выходы» взаимодействия организации со средой могут иметь различные формы, зависящие от характера ее деятельности. Большинство «выходов» являются результатом трансформации «входов»: получив сырье, энергию, информацию или другие ресурсы, организации преобразуют их в товары и услуги, прибыль и т. п.

Таким образом, цикл «вход — трансформационный процесс — выход» многократно повторяется. Организации, которые не продают свои продукты и услуги, например, государственные учреждения, школы, музеи, библиотеки и т. д., должны опираться на регулярные «входы» из других источников (например, государственный бюджет, дотации, спонсорство).

Подобно биологическим организмам, выживание и рост организаций зависят от благоприятного соотношения между «входом» и «выходом». Для поддержания своего существования организация должна получать на «выходе», по крайней мере, столько же, сколько она расходует на входные ресурсы, трансформационный процесс и поддержание функционирования организации как таковой.

Если на «выходе» обеспечивается превышение упомянутых затрат (т. е. организация получает чистую прибыль), то полученный прирост может быть использован или как резерв на трудное время, или для расширения и роста организации.

Если же продукция или услуги на «выходе» не позволяют воспроизводить новые трансформационные циклы, организация может выжить только за счет поддержки извне. Помимо денежных средств она должна регулярно получать «входы» другого рода: человеческие ресурсы, энергию и материалы для поддержания своего существования как единого целого.

6. Организация и влияние внешней среды.

Многие политические, экономические, культурные и научные фак­торы внешней среды могут влиять на цели организации и ее трансформа­ционный цикл.

Ключевыми детерминантами рыночных требований к товарам и ус­лугам организаций являются потребители и конкуренты. Поставщики и конкуренты за источники сырья и рабочую силу являются принципиаль­ными детерминантами на «входе» организации.

Государственные служ­бы, акционеры, кредиторы и профсоюзы оказывают противоречивое давление на организацию и также модифицируют ее цели и деятельность.

И, наконец, цели в той или иной мере связаны с ценностями и поведени­ем членов Организации, которые могут рассматриваться как ее внутрен­няя среда, детерминированная в значительной мере национальными и культурными факторами..

Из-за столь многомерной зависимости от среды организация, чтобы выжить и преуспеть, должна адаптироваться ко всем изменениям среды. Поэтому организация не может быть статичным и инвариантным обра­зованием. Ей необходимо контролировать внешние события и формировать планы к ожидаемым изменениям. Чем менее стабилен и предсказуем элемент внешней среды, тем важнее неустанный контроль за ним, в особенности если последствия таких влияний имеют решающий характер. Так, промышленная компания с динамичным, непредсказуе­мым рынком сбыта должна неустанно следить за реакцией потребителей

и действиями конкурентов.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из окружающей среды. Это помогает им приспособиться и позволяет пред­принимать корректировочные действия по исправлению принятого курса. Выживание большинства организаций, которые не находятся на дотации, зависит в значительной мере от эффективности их трансформа­ционного процесса. Такие организации стараются предельно рациона­лизировав все производственные циклы, минимизировать затраты и использовать людей, оборудование и другие ресурсы с максимальной эффективностью.

Наибольшая эффективность может быть достигнута в тех случаях, когда имеются стабильные поставки сырья и комплектую­щих, а потребность в товарах и услугах хорошо прогнозируема. В лю­бом случае, организации пытаются обезопасить свои ключевые транс­формационные процессы от серьезных колебаний на «входе» и «выходе». С этой целью они стараются овладеть контролем над внешни­ми событиями, минимизировать свою зависимость от непредсказуемых поставщиков и потребителей и сформировать буферную защиту от вне­шних факторов, которые не могут быть предсказаны и которых нельзя

избежать.

Так, например, энергетическая компания может попытаться обеспе­чить более надежное снабжение углем путем покупки его у нескольких угольных компаний, заключив долгосрочные контракты на будущие по­ставки или даже путем создания своей собственной угольной компании.

Степень открытости и, следовательно, зависимости системы от вне­шних факторов непостоянна. Если организация растет, то возрастает ее дифференциация и сложность; создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые отделы сбыта. При этом нередко организация вырастает настолько, что становится монополис­том, т. е, сама приобретает возможность влиять на многие факторы внеш­ней среды.