2. Корпоративная информационная система.

Заданием преддипломной практики заключалась в исследовании и перспективе развития корпоративной информационной системы предприятия АО «Казахстанский Электролизный завод».

Будет рассмотрена система планирования ресурсов предприятия ERP «SAP», а также существующие на сегодняшний день модули готового бизнес решения и модули, внедренные на промышленном предприятии АО «Казахстанский Электролизный завод».

Система SAP используется на множестве предприятий Евразийской Группы для бизнес-трансформации ключевых процессов, с целью улучшения операционных возможностей Группы и дальнейшего успешного развития предприятия, используя лучшие мировые практики реализованных проектов передовых компаний.

Рассмотрим вкратце основные преследуемые цели компании и функции внедряемых модулей системы ERP SAP.

Процессные направления:

• Управление производством

• Техническое обслуживание и ремонт оборудования

• Управление закупками

• Логистика: управление транспортом, складами и запасами

• Управление продажами

• Планирование и управление финансами

• Управление персоналом

• Управление качеством

Управление производством

Управление процессом преобразования ресурсов в продукты (от планирования до производства), в соответствии с заказами и требованиями клиентов, обеспечивающего достижение заданного конечного коммерческого результата.

Цель – повышение эффективности планирования и управления процессом производства; повышение точности планирования объемов производства и потребностей в сырье; сокращение трудозатрат на планирование и отчетность; снижение производственной себестоимости и расхода сырья в производстве, а также повышение точности определения (измерения) производственных показателей.

Управление производством (процесс преобразования ресурсов в продукты) включает в себя следующие процессы:

• Разработка планов производства

• Управление производственными мастер данными

• Регистрация производственных данных

• Анализ производственных отчетов

Основные предполагаемые изменения:

• Внедрение сквозной модели планирования (производства и сырья)

• Интеграция производственных и ремонтных планов

• Внедрение моделей многовариантного планирования с выбором оптимальных решений, в первую очередь с точки зрения экономической целесообразности

• Создание более тесной интеграции планирования производства и подготовки сырья с процессами и планами других функциональных направлений

• Реализация отдельных блоков процесса в ERP-системе

• Внедрение механизма сбора фактических данных о производственном процессе с целью оперативного мониторинга исполнения планов производства

• Агрегирование необходимой производственной информации для предоставления в удобном виде для управленческих нужд, операторов, инженеров, плановиков, технологов и др.

Техническое обслуживание и ремонт оборудования

Функциональная область бизнеса, в рамках которой осуществляется управление техническим обслуживанием и ремонтами, поддержание используемого оборудования, зданий и сооружений в рабочем состоянии.

Цель – оптимизировать затраты на техническое обслуживание и ремонт оборудования; обеспечить исправность оборудования и эффективность системы обслуживания и ремонтов; улучшить планирование и учет ремонтов, материалов и затрат; обеспечить оперативное управление ремонтными работами и способствовать оптимизации складских остатков. 

Процесс включает в себя:

• Разработку стратегии управления жизненным циклом оборудования предприятий группы ERG,

• Долгосрочное, среднесрочное и оперативное планирование мероприятий по ТОиР

• Анализ эффективности процессов ТОиР, учет состояния оборудования, зданий и сооружений

• Управление затратами материальных и трудовых ресурсов для мероприятий ТОиР

• Управление нормативно-справочной информацией

• Управление капитализируемыми ремонтами и ремонтами в составе себестоимости

Основные предполагаемые изменения:

• Формирование интегрированной технической информационной базы оборудования

• Внедрение системы регистрации неисправностей и отказов

• Планирование и учет всех операций по ТОиР с указанием конкретных единиц оборудования и сроков проведения ремонтов

• Хранение истории и анализ причин несоответствий трудоемкости работ плановым значениям, анализ отклонений в освоении заявленных ТМЦ

• Информационная связь со складскими данными, повышение прозрачности складского хозяйства

• Повышение качества планирования ТОиР, наличие информационной связи между заказами ТОРО и закупками ТМЦ

• Автоматизация ряда операций (учета наработки и регистрации дефектов, балансировки мощностей, формирования годового плана закупа, обработки заказов на вывод оборудования в ремонт)

Управление закупками

Функциональная область бизнеса, в рамках которой осуществляется управление закупками товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и различных услуг/работ.

Цель – своевременное, качественное и наиболее экономически обоснованное обеспечение потребности компании в ТМЦ и услугах/работах, с учетом минимизации/оптимизации затрат на приобретение ТМЦ и услуг/работ, минимизации/оптимизации запасов ТМЦ на складах компании.

В состав процессной области входит:

Стратегическое управление закупками:

• Управление категориями

• Управление стратегиями категорий

• Анализ рынка

• Управление поставщиками

Операционные закупки:

• Управление заявками

• Выбор источника поставки

• Управление договорами

• Исполнение договора

Основные предполагаемые изменения:

• Создание единого информационного пространства (баз данных, регламентов и методологии)

• Формализация процессов анализа рынка для всех предприятий Группы

• Обмен результатами анализа и информацией между предприятиями

• Регулярность проведения анализа рынка

• Разработка и внедрение принципов разделения номенклатуры между уровнями снабжения

• Формализация процесса формирования и обновления перечня разделения номенклатуры

• Централизация закупок отдельных категорий ТМЦ и услуг на уровне ENRC Kazakhstan и на уровне предприятий

• Введение практики разработки и управления закупочными стратегиями по наиболее значимым категориям

• Автоматизация процессов операционных закупок

Логистика: управление транспортом, складами и запасами

Связующая отрасль бизнеса, включающая в себя управление материальными потоками: планирование, приемку, хранение, контроль и управление запасами, транспортированием, совершаемыми в процессе обеспечения производства и отгрузки готовой продукции. Включает также внутризаводскую переработку сырья, материалов и полуфабрикатов; контроль качества и оценку соответствия требованиям сырья и готовой продукции, передачу, хранение и обработку соответствующей информации.

Цель – повышение точности и эффективности планирования сокращение ошибок при приемке и отгрузке (отпуске) материалов и готовой продукции, оптимизация запасов и повышение эффективности использования складских ресурсов. Оперативная доступность информации о качестве принятых поставок и улучшение качества, точности и полноты принимаемых поставок.

В состав процессной области входит:

• Весь спектр процессов от управления транспортом, планирования складских мощностей до управления материальными потоками

• Складские операции

• Управление запасами

Основные предполагаемые изменения:

• Планирование общих складских ресурсов (складские площади, люди, техника)

• Контроль за привлекаемыми к приемке ресурсами

• Доступность и актуальность информации об ожидаемом количестве, дате прихода и имеющихся свободных складских площадях.

• Партийный учет сырья, материалов и готовой продукции

• Внедрение функционала ППМ (MRP планирования потребностей в материалах) и моделей пополнения запасов

• Своевременное выявление несоответствующей продукции и принятие решений о дальнейшем использовании продукции (утилизация, снижение градации, реализация, переработка или возврат поставщику)

• Своевременное выявление и принятие решений по дальнейшему использованию избыточных и невостребованных ликвидных запасов

Управление продажами

Функциональная область, осуществляющая продажу произведенной продукции/оказанной услуги согласно договорам/контрактам. Целью данного процесса является отслеживание исполнения продажи (реализации) продукции и предоставление услуги от момента поступления заявки до факта оплаты.

Цель – повышение удовлетворенности клиента за счет повышения уровня сервиса; стандартизация, автоматизация и повышение прозрачности процессов всей сбытовой цепи, а также интеграция с другими процессными областями; значительное сокращение оперативных затрат при выполнении процессов продажи, обработки сбытового документа и формировании отчетности.

В состав процессной области входят:

• Прогнозирование и планирование спроса/продаж (продукты/услуги)

• Заключение сбытовых контрактов и оперативное планирование продаж

• Исполнение контрактных обязательств по продажам

• Претензионная работа

• Управление данными продаж 

Основные предполагаемые изменения:

• Отслеживание полного потока документов от запроса до инвойса

• Повышение прозрачности контрактов крупных клиентов с разными филиалами

• Фиксирование всех изменений утвержденных документов по цепочке процесса с причиной изменения; создание новых документов со ссылкой на уже существующие

• Автоматизация процесса обработки сбытовых документов

• Внедрение и повышение ключевых показателей эффективности (КПЭ)

• Отслеживание статуса выполнения сбытового документа, в т.ч. срока его действия

• Утверждение единых форм и автоматизация отчетности

• Обеспечение связи продаж со всеми смежными процессными областями

Планирование и управление финансами

Бухгалтерский учет

Контрольные процедуры, система, правила и принципы учета хозяйственных операций предприятия, включающая процессы подготовки финансовой отчетности.

Процессная область включает:

• Выполнение ручных проводок

• Учет доходов и дебиторской задолженности, расходов и кредиторской задолженности

• Учет финансовых активов и финансовых обязательств

• Учет банковских и кассовых операций

• Учет заработной платы и расчетов с подотчетными лицами

• Учет оценочных, условных обязательств и гарантий

• Учет запасов, инвентаризация активов и обязательств

• Закрытие периода и составление финансовой отчетности

Основные выгоды и предполагаемые изменения:

• Сокращение срока закрытия периода

• Использование консолидационного плана счетов для целей отчетности Группы и единого операционного плана счетов (финансового и управленческого план счетов) всеми компаниями Группы

• Централизованная поддержка и управление гармонизированного операционного плана счетов

• Использование единой модели «линейной» (одношаговой) консолидации как для финансовой, так и для управленческой отчетности

• Повышение автоматизации процессов бухгалтерского учета и интеграции с процессами других служб

• Стандартизация, унификация и автоматизация формирования отчетности (внутренней и внешней)

• Создание методологического центра(-ов) экспертизы, ответственного(-ых) за регулярное обновление и поддержание единого плана счетов Группы, методологии ведения бухгалтерского учета, учетных политик и процедур

• Ввод и обработка первичной документации службами, ответственными за инициацию операции, проверка правильности отражения операций - со стороны бухгалтерской службы

Управленческий учет

Координация, мониторинг и оптимизация процессов предприятия, учет и оценка потребления ресурсов и реализации товаров и услуг. Отражение фактической информации для планирования и принятия управленческих решений, оценка прибыльности и эффективности производства продукции на различных этапах.

Процессная область включает:

• Поддержка основных данных в управленческом учете

• Формирование прогнозов/бюджетов

• Оперативный контроль исполнения бюджета

• Формирование полной себестоимости

• Формирование управленческой отчетности

Основные выгоды и предполагаемые изменения:

• Сокращение сроков формирования бюджетов и прогнозов

• Сокращение затрат на бюджетирование

• Повышение качества аналитики, предоставляемой для управленческих целей

• Повышение точности и скорости планирования и сбора управленческой информации

• Обеспечение взаимосвязи бюджетирования со стратегией и процессом стратегического планирования

• Улучшение качества управление переменными и постоянными затратами, входящими в состав себестоимости

Казначейство

Эффективное управление ликвидностью и финансовыми потоками (как отдельного предприятия, так и Группы), управление финансовыми рисками, работа с финансовыми институтами и отчетность. 

Процессная область включает:

• Финансовое планирование

• Управление ликвидностью

• Управление платежами

• Управление финансовыми сделками

• Управление финансовыми рисками

• Управление взаимоотношениями с финансовыми институтами

Основные выгоды и предполагаемые изменения:

• повышение качества прогноза платежей за счет интеграции с модулями закупок, продаж, учета и единого источника данных

• возможность стандартизаций условий оплат

• повышение качества и регулярности прогноза денежных средств на краткосрочный период

• автоматизация процедуры согласования платежей

• оперативность определения денежной позиции предприятий и Группы в целом

• улучшение качества управления финансовыми рисками (валютными, кредитными рисками) и ликвидностью

• возможность регулярных отчетов план-факт для улучшения качества прогноза

• автоматизация определенных бизнес-процессов и сокращение трудозатрат

• сокращение времени на сбор и обработку данных, оперативная отчетность, потенциальное сокращение операционных расходов

• применение SWIFT и обеспечение надежности, безопасности, скорости передачи сообщений и их эффективности

• прозрачность и возможность оперативного отслеживания истории по платежным документам

Учет основных средств

Составная часть бухгалтерского учета, отражающая жизненный цикл основных средств (ОС) и нематериальных активов (НА): поступление, перемещение, выбытие, оценка, учет затрат на обслуживание и ремонт, начисление амортизации, вывод из эксплуатации, инвентаризация.

Процессная область включает:

• Ведение основных записей ОС и НА

• Учет поступления ОС и НА

• Обработка и учет операций по перемещению ОС и НА

• Учет выбытия ОС и НА

• Амортизация ОС и НА

• Инвентаризация ОС и НА

• Оценка ОС и НА в целях бухгалтерского учета

• Учет изменения по выводу активов из эксплуатации

• Подготовка к закрытию участка – учет ОС и НА

Основные выгоды и предполагаемые изменения:

• Автоматизация рутинных операций по учету ОС и НА, сокращение ручных проводок и бумажного документооборота

• Интеграция модуля учета ОС и НА с другими модулями ERP-системы (закупки, логистика, инвестиционные проекты, ремонты, планирование, налоговый учет)

• Стандартизация и унификация учета ОС и НА во всех компаниях Группы путем внедрения и применения единой методологической базы по учету

• Разделение функций исполнения операции и контроля правильности ее отражения

• Ведение параллельного учета ОС и НА, согласно необходимым стандартам и требованиям учета (МСФО, национальные стандарты и налоговое законодательство)

• Автоматизированное формирование отчетов

Налоговый учет

Система, правила, контрольные процедуры и принципы учета налогов, сборов и платежей, предусмотренных налоговым законодательством страны (региона).

Процессная область включает:

• Налоговый учет и отчетность

• Определение правил и механизмов учета налогов и трансфертного ценообразования

• Налоговый учет и отчетность

• Планирование налогов

• Трансфертное ценообразование

• Налоговое структурирование

Основные выгоды и предполагаемые изменения:

• Реализация параллельного налогового учета при расчете налога на прибыль

• Максимальная стандартизация и автоматизация расчета налога на прибыль, косвенных и прочих прямых налогов

• Единый подход к входящей информации в процессах бюджетирования и фактического учета, и расчета налогов, создание единой методологической базы

• Расширение инструментария контроля (с пост-контроля на превентивный контроль)

Учет проектов и инвестиций

Инструмент эффективного ведения и стратегического развития бизнеса ENRC. Определяет принципы, методики и инструменты управления инвестиционными проектами, осуществляет управление инвестиционными проектами от момента появления инвестиционной инициативы до оценки эффекта уже реализованных проектов.

Процессная область включает:

• Инвестиционное планирование

• Оперативное управление инвестиционными проектами

• Оценка эффективности реализованных инвестиционных проектов

Основные выгоды и предполагаемые изменения:

• Увеличение связи инвестиционного планирования со стратегией, планированием поставок материально-технических ресурсов (МТР) и услуг, бюджетированием и прогнозированием

• Сокращение доли проектов, реализованных с превышением бюджета и сроков

• Разделение ответственности за планирование и мониторинг инвестиционных проектов с одной стороны, и выполнение инвестиционных проектов – с другой

• Эволюционное внедрение скользящего планирования и проектного подхода к реализации проектов, внедрение принципов соответствия инвестиционных проектов стратегии ENRC

• Повышение точности планирования инвестиционных проектов и сокращение доли внеплановых инвестиционных проектов

• Повышение информативности по капиталоотдаче инвестиционных проектов

Управление персоналом

Направление по управлению персоналом поддерживает процессы других направлений и покрывает организационную структуру (единицы, разделение полномочий и авторизация), моделирование организационной структуры, исторические данные, стандартизация орг. структур согласно шаблону, орг. структур, стандартизация позиции, прозрачность процессов и деятельности, взаимодействие со структурами мест возникновения затрат (MB3).

Процессная область включает:

Модуль HR-OM

• Создание и ведение орг. единиц и штатных должностей

• Иерархическое строение организационных единиц

• Взаимодействие орг. единиц и штатных должностей

• Утверждение орг. структуры и моделирование (структура управления, линейное подчинение, функциональное подчинение, и так далее)

• Связь МВЗ с организационными единицами и штатными должностями

• Ведение классификаторов и справочников (список штатных должностей, профессий, (управляющий, технический, офисный, ремонтный и т.д.))

Модуль HR-PA

• Учет личных данных и табельных номеров сотрудников

• Группа сотрудников (списочный состав, внешние совместители, внутренние совместители, практиканты, несписочный состав, другие)

• Категории сотрудников (руководители, специалисты, служащие, квалифицированные работники, операторы т.д)

• Расчет стажа работников

• Учет воинской службы

• Мероприятия по управлению персоналом: прием на работу, перевод сотрудников, увольнение, изменения персональных данных, ведение договоров гражданско-правового характера и так далее.

• Приказы и отчеты

• Присвоение сотрудников к штатной должности и МВЗ

Основные выгоды и предполагаемые изменения:

• Ведение и отображение организационной структуры Компании

• Стандартизация процессов

• Прозрачность процессов

• Создание единой и прозрачной базы данных по персоналу

• Отслеживание движения персонала и результатов работы

• Получение отчетности в режиме реального времени

• Гармонизация данных и учета

• Уменьшение рутинных задач

• Работники службы управления персоналом должны быть обучены системе SAP

Управление качеством

Управление качеством продукции представляет собой совокупность мероприятий, методов и средств, направленных на установление и поддержание оптимального уровня качества продукции и полноценное ее использование на протяжении жизненного цикла.

Цель – мониторинг и измерение продукции с целью установления соответствия требованиям, своевременного выявления и устранения дефектов

Процессная область включает:

• Контроль качества

• Управление несоответствиями

• Управление данными по качеству

Основные выгоды и предполагаемые изменения:

• Автоматизация процессов планирования контроля качества.

• Ведение основных данных для упрощения и стандартизации планирования и проведения операций контроля качества.

• Автоматизация операций контроля качества: управление физическими пробами, оценка результатов контроля; принятие решения об использовании продукции, ведение каталогов.

• Постоянный мониторинг статуса контроля и испытаний продукции.

• Автоматическая регистрация дефектов, создание сообщений по качеству, в том числе по жалобам клиентов.

• Аналитическая отчетность в разрезе материалов, поставщиков, клиентов для целей системы менеджмента качества по ISO 9001.

• Интеграция модуля QM с другими компонентами в системе SAP Закупки, Логистика, Сбыт, Планирование и управление производством.