33. Назначение и состав информационно-справочной документации

33. Назначение и состав информационно-справочной документации.

План: - информационно-справочные документы как подсистема УС ОРД. - роль информационно-справочных документов в организации управления. - понятие «официальная деловая переписка» и ее виды. - разновидности писем; письмо-оферта и письмо-акцепт при заключении договорных отношений.

Среди большого разнообразия видов служебных документов, образующихся на предприятиях и в организациях организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Под организационно – распорядительной документацией понимают - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Одной из подсистем УС ОРД является информационно-справочные документы. Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения.

Особ. место в системе инф-нно-справоч. док-ции у переписки-обобщенное назван. различ. по содерж-ю док-тов, выст-щих в кач-ве инструмента оператив-го инф-го обмена между организац-ми.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

  Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Телеграмма - обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу. Этот вид документов используют н случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений.

Телефакс (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них. Ком-е письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов. Оферта — письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обяз-но указываются конкретные условия заключения договора

Акцепт — письмо, выражающее согласие заключить договор. В акцепте должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить.