31. Основные принципы учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. Система учетных документов в архивах

31. Основные принципы учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. Система учетных документов в архивах.

План: определение понятия «учет архивных документов»; принципы учета документов; основные этапы учетной деятельности; единица учета архивного документа; система основных учетных документов государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления.

Учет архивных документов - установле­ние количества и состава архивных документов в единицах уче­та, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Государственному учету подлежат все документы АФ РФ – гос. и негос. части постоянного срока хранения.

Основные принципы учета:

Централизация учета – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими док-ты гос. части АФ РФ и собственниками док-ов негос.части АФ РФ.

Унификация учета – преемственность учета архивных док-в на всех этапах работы с ними (единство учетных док-в).

Динамичность учета – любое движение док-в архива должно быть своевременно отражено в учетных формах.

Полноты и достоверности гос. учета – док-ты, давно уничтоженные и которые, якобы поступили на комплектование не должны числиться хранящимися.

Учет складывается из следующих этапов:

• подсчет количества документов в архиве;

• регистрация сведений о количестве документов во «внутрен­них» учетных документах архива;

• заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управле­ния архивным делом субъектов федерации;

• составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представ­ление их в Росархив.

Единица учета арх.док-та - это единица изме­рения количества документов в архиве. Единицы учета АФ РФ - архивный фонд (или приравненная к нему арх.коллекция); единица хранения; отдельный обособленный док-т.

Учетный документ - документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­став и состояние архивных документов в единицах учета.

К внутренним документам относится:

• книга поступлений – фиксирует все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание.

• список фондов - перечень официальных наименований и номеров хранилищ, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров.

• лист фонда - содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о документах.

• архивная опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

• дело фонда - ведется на каждый фонд

Документы централизованного государственного учета

• паспорт архива органи­зации - содержит сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива за год.

• паспорт государственного архива

• карточка фонда - содержит название, сведение о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения.