3. Понятие о ,комплектовании АФ РФ,. Источники пополнения состава гос-ых, ведомс-ых архивов и архивов местного самоуправления

3. ПОНЯТИЕ О «КОМПЛЕКТОВАНИИ АФ РФ». ИСТОЧНИКИ ПОПОЛНЕНИЯ СОСТАВА ГОСУДАРСТВЕННЫХ, ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ И АРХИВОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ.

План: - определение понятия «комплектовании АФРФ»; определение понятия «источник комплектования», «фондообразователь»; критерии источников комплектования; этапы работы по комплектованию государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральным архивным агентством РФ.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию состоит из нескольких этапов: установления профиля архива; определения источников комплектования; определения состава документов, подлежащих хранению в архиве.

Под профилем архива понимается установленный для архива состав док-ов, подлежащих хранению. В соответствии с профилем определяют компетенцию архива, которая в целом и определяет генеральную линию в процессе комплектования. Когда определен профиль архива, составляют списки организаций-источников комплектования.

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Фондообразователь – это Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критерии источников комплектования:

- Функционально целевое назначение учреждения; уникальность деятельности; конкурентоспособность; участие в различных программах.

- Масштаб деятельности; много профильность; объем уставного фонда; численность работников; состав учредителей.

- Вид организации; структура; организация деятельности.

- Полнота отражения в документах ценной информации; степень повторение информации.

Для того, чтобы включить организацию в список источников-комплектования проводят ряд работ: письменно согласуют с ним организационные аспекты работы, анализируют нормативные, распорядительные, организационные док-ты, относящиеся к организации; изучают постановку делопроизводства в организации; полноту и качество документирования деятельности организации. В результате составляется экспертное заключение об организации как источнике-комплектования.

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов – это государственные органы, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются: структурные подразделения организации; подведомственные организации и физические лица.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

- в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

Таким образом, комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.