Семінарське заняття 14-15
Тема 8. Організаційне проектування
8.1. Концептуальні терміни у проектуванні організації.
Визначення понятійного апарату у сфері проектування організації вважаємо за доцільне розпочати з такої дефініції як структура.
У широкому розумінні структура – це впорядкованість організаційних систем і одиниць, які складаються із сукупності різних підсистем і елементів (територіальна, виробнича, галузева структура, структура управління тощо) і взаємовідносин між ними [46].
У вузькому розумнії структура організації (підприємства, установи) – це:
– внутрішній устрій, який характеризує склад підрозділів та систему зв'язків, підпорядкованості та взаємодій між ними;
• склад і співвідношення його внутрішніх ланок (цехів, ділянок, відділів, лабораторій та інших підрозділів), що становлять єдиний об'єкт.
У практиці господарювання виділяють:
– загальну структуру;
– виробничу структуру
– структуру управління.
Під загальною структурою організації прийнято розуміти комплекс виробничих та обслуговуючих підрозділів, а також апарат управління організацією (рис. 8.1.). Загальна структура організації характеризується взаємозв'язками і співвідношеннями між цими підрозділами за розміром зайнятих площ, чисельністю працівників і пропускною здатністю.
Основу діяльності кожного підприємства становлять виробничі процеси, що виконуються у відповідних підрозділах. Саме склад цих підрозділів і характеризує виробничу структуру підприємства.
На відміну від загальної, виробнича структура підприємства є формою організації виробничого процесу, вона виражається в розмірі підприємства, кількості й складі цехів та служб, їх плануванні, а також у масштабах планування виробничих ділянок та робочих місць усередині цехів.
До виробничих підрозділів належать цехи, дільниці, лабораторії, в яких виготовляється, проходить контрольну перевірку й випробування основна продукція, що випускається підприємством. комплектуючі вироби, які придбані на стороні, матеріали й напівфабрикати, запасні частини для обслуговування виробів та ремонту в процесі експлуатації, різні види енергії для технологічних цілей тощо. До підрозділів, які обслуговують працівників, належать житлово-комунальні господарства, їхні служби, їдальні, буфети, дитячі сади та ясла, санаторії, пансіонати, будинки відпочинку, профілакторії, медсанчастини, добровільні спортивні товариства, відділи технічного навчання й навчальні заклади, які займаються підвищенням виробничої кваліфікації, культурного рівня робітників, інженерно- технічних працівників і службовців. Розрізняють такі види цехів і ділянок: основні; допоміжні; обслуговуючі; побічн
Загальна структура виробничого підприємства
Рис. 8.1. Загальна структура виробничого підприємства
Зі свого боку структура управління організації (апарат управління) – це склад, взаємозв'язок і підпорядкованість самостійних управлінських підрозділів і окремих посад, які виконують функції управління. Ця структура повинна забезпечувати стійкість зв'язків між елементами управління і надійність функціонування системи в цілому
У науковій та навчальній літературі виділяють ще декілька видів структури організації (підприємства, установи). Зокрема, за змістом і функціональним призначенням структури діляться наступним чином:
1. Технологічні структури сукупність зв'язків технологічного процесу виготовлення продукції.
2. Економічні структури сукупність відносин економічної взаємодії окремих членів організації.
3. Соціально-психологічні структури сукупність зв'язків, що встановлюють соціальний статус членів організації; психологічні відносини між людьми тощо.
З огляду на об'єкт та предмет вивчення навчальної дисципліни "Теорія організації", наша увага буде прикута найбільше до структури управління організації.
Зауважимо, що структуру управління організації за горизонталлю поділяють на окремі ланки, а за вертикаллю на ступені або рівні управління. Схематично формальну (а) та неформальну (б) структуру управління організації представлено на рис. 8.2.
Ланки управління становлять організаційно відособлені структурні підрозділи (відділи, служби, групи), кожний з яких виконує визначену сукупність завдань згідно з вимогами функціонального поділу праці та її кооперації при опрацюванні, прийнятті та реалізації рішень.
Ланкою управління може виступати окремий підрозділ, що виконує частину функції управління, всю функцію управління або сукупність функцій управління.
На одному рівні можуть знаходитися декілька ланок управління. З західного менеджменту в наш професійний лексикон прийшло поняття "департаменталізація", що означає процес організаційного відокремлення виконання окремих робіт, виділення особливих підрозділів, процес розподілу компанії на окремі блоки (відділення, відділи, сектори) з чітко визначеними завданнями й обов'язками.
Ланки управління взаємозв'язані прямими і зворотними зв'язками за горизонталлю і вертикаллю.
Рівень управління це сукупність управлінських ланок, які перебувають на відповідному ієрархічному рівні управління та відображають послідовність їх підрозділів знизу доверху.
Схема формальної та неформальної структури управління організації
Рис. 8.2. Схема формальної та неформальної структури управління організації
Сукупність ланок управління (структурних підрозділів), об'єднаних за ознакою подібності виконуваних функцій, утворює службу управління (економічну, комерційну, інженерну тощо). Прийнято виділяти три рівні управління, а саме:
– найвищий рівень управління – інституційний (ректор, директор та його заступники; президент і віце-президенти та ін.);
– середній рівень управління управлінський (начальник відділу, декан та ін.);
– найнижчий рівень управління технічний (начальник дільниці, старший майстер, завідувач кафедри тощо). Відносини між ланками управління підтримуються завдяки зв'язкам, взаєминам, комунікаціям. За змістом і функціональним призначенням зв'язки і відносини, що складають структуру організації, поділяються на три групи:
• зв'язки безпосередньої взаємодії, що забезпечують формування у системи нових системних властивостей, відсутніх у окремих складових її елементів;
• відносини співпідпорядкованості, що встановлюють ієрархічну залежність в організації і визначають "поверховість" її будови;
• співвідношення, що встановлюють пропорційність будови організації і забезпечують взаємну відповідність кількісних і якісних параметрів окремих складових системи
За орієнтацією зв'язки розділяються на горизонтальні і вертикальні.
Горизонтальні зв'язки це зв'язки кооперації і координації рівноправних ланок управління. Вони носять характер погодження, їхнє основне призначення сприяти найбільш ефективній взаємодії підрозділів, що знаходяться на одному рівні при вирішенні виникаючих при цьому проблем.
Вертикальні зв'язки це зв'язки керівництва і підпорядкування, це субординаційні, ієрархічні зв'язки. Необхідність в них виникає при наявності декількох рівнів управління. Ці зв'язки служать каналами передачі розпорядчої і звітної інформації.
Вертикальні зв'язки можуть носити лінійний або функціональний характер.
Лінійні зв'язки це зв'язки підпорядкування з усього кола питань. Це відносини, які передбачають, що керівник реалізує владні повноваження і здійснює пряме і одноосібне керівництво підлеглими з всіх функцій управління.
Функціональні зв'язки це зв'язки підпорядкування в межах реалізації певної функції управління. Залежно від прийнятих в організації принципів управління та виду організаційної структури вони можуть носити дорадчий, рекомендаційний або інформаційний характер.
Інваріантні зв'язки – це зв'язки, які можуть залишатися практично незмінними при будь-яких умовах, що обумовлено сутнісними характеристиками системи, її цільовою орієнтацією та функціональним призначенням, специфікою реалізації зв'язків в даній організації.
Варіативні зв'язки – це зв'язки, які при зміні ситуації змінюють свої характеристики. Варіативність зв'язків може проявлятися у зміні їх змістовної насиченості, а також у переході зв'язків з одних класифікаційних груп в інші.
Можна також розглядати наступні основні типи зв'язків в організації, на основі яких може бути побудована безліч структур (рис. 8.3.) [48].
Отож, як ми бачимо з рисунку 8.3., взаємозалежність робіт в організації формує чотири типи зв'язків, підсумкові, послідовні, пов'язані та групові (обопільні).
Основні типи зв'язків в організації
Рис. 8.3. Основні типи зв'язків в організації
При підсумковій взаємозалежності робіт та відповідних зв'язках в організації кожен підрозділ є відносно автономним і робить свій внесок у загальну справу. Так, центри обслуговування комп'ютерної фірми, як правило, не дуже пов'язані один з одним. Але сума виконаних ними робіт дає фірмі помітні результати.
Послідовна взаємозалежність робіт виникає тоді, коли один підрозділ повинен закінчити свою роботу раніше, ніж вона надійде до іншого підрозділу (механічний цех повинен надіслати деталі в цех складання).
Пов'язана взаємозалежність необхідна тоді, коли кінцевий результат роботи одного підрозділу є початком роботи іншого й навпаки. Без цього не обійтися під час розроблення нової продукції (виробничі підрозділи та відділи НДДКР поетапно беруть у цьому участь) [48].
Групова взаємозалежність є найскладнішою з наявних. Вона необхідна, коли робота характеризується високим ступенем невизначеності та для її виконання потрібні постійні консультації, наради всіх учасників.
Наявність великої кількості пов'язаних і групових взаємозалежностей у роботі вимагає від організації (підприємства, установи) великих зусиль для інтеграції роботи її підрозділів, ускладнення загальної структури аж до переходу до цільових чи проектних груп.
Сучасні інформаційні технології істотно змінили будову багатьох успішних організацій, давши змогу їм ефективно вирішувати проблеми взаємозалежності робіт. Особливо це стосується організацій, де переважають послідовна та пов'язана взаємозалежність робіт, які вимагають обміну великою кількістю інформації. Інформаційні технології створюють можливості для впровадження гнучких виробничих систем, які сприяють поєднанню в межах одного виробничого процесу всіх типів виробництв дрібносерійного, масового, експериментального.
Підкреслимо той факт, що усі структури управління різних організацій (підприємств, установ), незалежно від сфери, цілей та масштабів функціонування, існуючих та необхідних зв'язків і залежностей між підрозділами мають певні спільні риси, що притаманні їм усім. Зокрема:
– регламентування діяльності підприємства;
– розподіл завдань, що мають бути виконані для втілення різних функцій;
встановлення ієрархії персоналу, причому кожному працівникові доручається лише окрема функція;
– покладання відповідальності та надання прав і ресурсів, необхідних для виконання функції;
– встановлення координації різних відділів і функціональних рівнів у рамках організаційної моделі або проекту;
– організація системи інформації як засобу забезпечення координації;
– формування системи стимулювання.
У підсумку зауважимо, що структура організації є важливим інструментам управління, оскільки:
• забезпечує поєднання його складових, стійке існування і стабільне функціонування організації
• відображає просторово-часове розміщення частин організації: відділів, секторів, рівнів управління, лінійних підрозділів;
• фіксується у графічних схемах, штатних розкладах персоналу, положеннях про підрозділи організації, посадових інструкціях окремих виконавців;
• за допомогою відповідної структури здійснюється перехід від стратегічних планів до координованих дій співробітників щодо їх виконання;
• дає змогу працівникам усвідомити своє місце в організації, завдяки чому вони спільно працюють над досягненням її цілей.