3. Моделирование процесса проведения инвентаризации материально-ответственным сотрудником «как есть»

Текущий процесс инвентаризации в отделе АСУ МБУЗ ГБ г. Армавирапротекает следующим образом (рисунок1.7, 1.8):

• ручное распечатывание на бумаге всего перечня номенклатуры;

• непосредственно на рабочих местах визуальный поиск в распечатанном перечне и проставление отметки о наличии номенклатуры;

• ручное создание и заполнение документов инвентаризации, последующая сверка полученных результатов.

Рисунок 1.7 –Текущий бизнес-процесс инвентаризации (базовый уровень)

Рисунок 1.8 –Текущий бизнес-процесс инвентаризации (детализация)

После проведения инвентаризации и создании документов в 1С, печатается инвентаризационная опись по форме ИНВ-3 и сличительная ведомость по форме ИНВ-19, как результат инвентаризации.

Ко всему этому, текущий бизнес-процесс по учету мебели и компьютерной техники на рабочих местах разрешает наносить инвентарные номера не во время поступления их на рабочее место (рисунок 1.10), а в любое другое время, удобное сотруднику отдела, отвечающего за поставку (рисунок 1.11). Поэтому при проведении инвентаризации изредка попадалась номенклатура без инвентарного номера.

Текущий бизнес-процесс инвентаризации на рабочих местах можно проиллюстрировать следующим образом (рисунок 1.9):

Рисунок 1.9 – Текущий процесс инвентаризации (базовый уровень)

Рисунок 1.10. – Текущий процесс учета мебели или компьютерной техники. Вариант 1 (детализация)

Рисунок 1.11 –. Текущий процесс инвентаризации. Вариант 2 (детализация)

Текущий бизнес-процесс не позволяет вести прозрачный инвентаризация, а так же не позволяет автоматизировать инвентаризацию с помощью терминала сбора данных, так как есть вероятность нарваться на единицу без штрихкода и весь процесс автоматизации инвентаризации сведется к нулю. В связи с этим было принято решение изменить весь бизнес-процесс инвентаризации в организации.

Поскольку при инвентаризации, стадия создания инвентаризационных документов в 1С и заполнение на основании полученных данных – это длительный и монотонный труд, то вероятность ошибки, связанные с человеческим фактором, намного возрастает. Так как в организации многорабочих мест, то процесс заполнения документа вручную и сверка результатов затягивается на долгое время, было принято решение автоматизировать этот этап инвентаризации.

4. Математическая модель процесса проведения инвентаризации материально-ответственным сотрудником «как есть»

Перейдем к построению формализованной модели процесса инвентаризации,чтобы оценить параметры и выявить «узкие места», если таковые имеют место.

По данным, полученным в ходе исследования предметной области, следует, что:

1. Инвентаризация проводится в среднем один раз в месяц;

2. Рабочий день длится с 9:00 и до 18:00;

3. На обход проведение инвентаризации отводится 5 часов;

4. По результатам инвентаризации материально-ответственное лицо обязано не позднее, чем в 15:00 предоставить заведующему хозяйством результаты работы;

5. В 17:00 письменный отчет передается начальнику;

6. Работа по сверке одного стоящего на балансе объекта оборудования, программного обеспечения и комплектующих составляет в среднем от 1 до 3 минут;

7. Ввиду последовательного перебора оборудования, программного обеспечения и комплектующих, на перемещение между их видами тратится до 1 минуты;

8. Материально ответственный сотрудник тратит в среднем 30 секунд на обработку одной записи в книге учета оборудования, программного обеспечения и комплектующих;

9. На подготовку к инвентаризации тратится не больше, чем 20 минут;

10. Инвентаризацию проводят одновременно два материально-ответственных лица.

Обобщим показатели, присвоив им буквенные обозначения.

Таблица 1.1 – Показатели математической модели

Название	Буквенное обозначение	Значение, мин. -макс.	Среднее значение
Инвентаризация	Tinv	300 минут	300 минут
Сверка одной единицы оборудования, программного обеспечения и комплектующих	Tcheck	1-3 минут	2 минут
Перемещение к следующему виду оборудования, программного обеспечения и комплектующих	Tmov	1 минута	1 минута
Ввод сведений в книгу учета	Tinp	0,5 минуты	0,5 минуты
Время подготовки к инвентаризации	Tprep	20 минут	20 минут

Теперь приступим к расчетам показателей.

Общее время, затрачиваемое в день на учет показателей согласно сценария бизнес-процессов составляет:

То есть фактически на инвентаризацию тратится время, затрачиваемое на подготовку, время осмотра и время ввода всех собранных сведений.

Построим сети Петри, чтобы понять из чего складываются данные временные оценки.

Рисунок 1.12– Граф сети Петри для процессаинвентаризации

В графе мною выделены семьсостояний ипять переходов, собранные в группыв соответствии с формулой временных затрат:

1. Подготовка к инвентаризации: состояниеp1 – начало/конецинвентаризации, переходt1 –подготовка(Суммарное время, затрачиваемое на подготовку составляет 20 минут)

2. Сбор сведений о оборудования, программного обеспечения и комплектующих: состояниеp2 –готовность к инвентаризации, переходt2 –осмотр объектов оборудования, программного обеспечения и комплектующих(время – 1-3 минуты);состояниеp3 –собраны сведения о всех оборудования, программного обеспечения и комплектующих данного типа, переходt3 –запись в книгу учета(время – 0,5 минут)состояниеp4 –осмотр данного вида оборудования, программного обеспечения и комплектующих окончен, переходt4– выбор следующего вида оборудования, программного обеспечения и комплектующих (время – 1 минута), состояниеp5 –осмотр завершен,

3. Передача сведений начальству: состояниеp6–книга учета заполнена, переходt5 – внесениесведенийв информационную систему(время – 30 секунд на одно показание);состояниеp7–инвентаризация окончена.

Теперь посчитаем в цифрах общее время процесса:

То есть фактически на процесс инвентаризации тратится почти 8 часов. На первый взгляд цифра нормальная, и не вызывает нареканий.

Проведем сопоставление временных оценок в проблемных моментах с помощью графика и выясним, на что следует воздействовать в первую очередь (см. рисунок 1.13)

Рисунок 1.13–Сравнительная оценка временных затрат

Таким образом, больше всего времени тратится на заполнение книги учета и внесение данных в целом (заполнение книги и внесение данных в ИС).