3. Внедрение бизнес-процесса инвентаризации с применением терминала сбора данных

Для внедрения бизнес-процесса потребовалось согласование с руководством организации-заказчика измененного бизнес-процесса. В ходе согласования были обсуждены вопросы:

• в какой последовательности проводить поступление мебели и компьютерной техники на рабочие места;

• на каком этапе проводить штрихкодирование мебели и компьютерной техники;

• мотивация сотрудников исполнять бизнес-процесс;

• система контроля за исполнением бизнес-процесса.

В результате обсуждения были приняты решения по каждому из перечисленных выше вопросов. Был разработан и утвержден соответствующий регламент, утверждающий разработанный бизнес-процесс к применению в организации-заказчике.

Последовательность этапов утверждена регламентом в соответствии со схемой бизнес-процесса и не может быть нарушена. Для каждого этапа назначены ответственные сотрудники. В частности, штрихкодирование производит старшие инженеры по обслуживанию офиса и специалисты по хозяйственному обеспечению на этапе поступления мебели либо техники в отдел. Для сотрудников, в обязанности которых входит контроль за наличием и движением мебели и компьютерной техники, были разработаны и утверждены соответствующие инструкции.

Для того, чтобы обеспечить выполнение разработанного регламента, было решено ввести систему штрафов. Штрафы будут применяться не только для сотрудников, но и для их руководителей. Помимо назначения ответственных исполнителей для каждого этапа бизнес-процесса, были определены ответственные лица, контролирующие выполнение инструкций и отвечающие за исполнение регламента в целом. Поскольку бухгалтерия проводит инвентаризацию мебели и компьютерной техники, функции контроля были возложены на отдел бухгалтерии.

Сотрудники должны понимать, что порядок этапов бизнес-процесса не должен быть нарушен ни при каких обстоятельствах – это одна из главных составляющих всего инвентаризации. Поэтому обязательным этапом внедрения бизнес-процесса является обучение персонала. При обучении сотрудников отделов, ответственных за поставку мебели или компьютерной техники, были рассмотрены следующие темы:

• порядок этапов поступления мебели и компьютерной техники;

• этап штрихкодирования мебели и компьютерной техники;

• механизмы штрихкодирования;

• оформление операций движения мебели и компьютерной техники (передача другому сотруднику, выбытие, замена и т.д.).

Было произведено первичное штрихкодирование уже имеющихся в наличии активов. В первичном штрихкодировании принимали участие сотрудники бухгалтерии, СОКК и ОМТСиХО, что позволило выполнить данную работу за 45 часов.

Внедрение измененного бизнес-процесса позволило вести оперативный и прозрачный инвентаризация на рабочих местах. Ситуации, при которых на рабочих местах будут находиться единицы без инвентарного номера, должны быть сведены к минимуму. Штрихкодирование позволяет автоматизировать процесс инвентаризации при помощи терминала сбора данных, что заметно сокращает время на инвентаризацию и практически исключает ошибки, связанные с человеческим фактором.

Ввод системы штрихкодирования в опытную эксплуатацию показал эффективность мероприятий по внедрению измененного бизнес-процесса. Так, на момент проведения инвентаризации спустя 28 дней, не было выявлено расхождений между учетными данными и фактическим наличием мебели и компьютерной техники.