1. Способы создания главного документа

Существуют три способа создания главного документа:

• создание нового главного документа («с нуля»);

• преобразование существующего большого документа в главный окумент путем разбиения его на вложенные документы;

• сборка главного документа из существующих независимых документов

2. Работа с главным документом и вложенными документами

С главным документом можно работать в режиме просмотра структуры и в обычном режиме просмотра. В режиме просмотра структуры очень удобно просматривать и реорганизовывать структуру главного документа. В обычном режиме просмотра с главным документом можно работать как с единымдокументом. Его можно форматировать, вставлять номера страниц, формировать оглавления и указатели, и т. п.

Работать с вложенными документами можно, просто открывая их как независимые файлы. Однако гораздо удобнее работать с вложенными документами в режиме просмотра структуры главного документа. Можно открывать, переставлять, объединять, разбивать и удалять вложенные документы [2,3].

Открытие и блокировка вложенных документов

Чтобы открыть вложенный документ из главного документа, нужно в режиме просмотра структуры главного документа дважды щелкнуть по значку вложенного документа. При этом вложенный документ откроется в отдельном окне, а в окне главного документа рядом со значком вложенного документа появится значок в форме замочка, который означает, что вложенный документ заблокирован.

Заблокированный вложенный документ не может быть открыт другим пользователем на редактирование, он может быть открыт для просмотра в режиме только на чтение.

Если какой-то пользователь открыл вложенный документ на редактирование, то этот документ будет заблокирован для других пользователей независимо от того, как был открыт вложенный документ: через главный документ или непосредственно. Однако при этом другие вложенные документы не являются заблокированными и с ними можно работать. Именно блокировка вложенных документов в главном документе является тем удобным средством, которое обеспечивает одновременную работу над одним большим документом нескольким пользователям Word.

Открытие вложенного документа на редактирование может быть не единственной причиной его блокировки. Документ может быть заблокирован пользователем по различным причинам, например, из-за нежелательности внесения во вложенный документ каких-либо изменений. Аналогично заблокированный вложенный документ может быть разблокирован, если обстоятельства изменились.

7. Заключение

ЭВМ настолько прочно вошли в нашу жизнь, что без них уже невозможно представить практически ни одну сферу жизни и деятельности человека.

В дальнейшем ЭВМ будут еще более часто использоваться в связи с тем, что они позволяют повысить удобство работы, производительность труда и уменьшить трудозатраты.

С расширением областей деятельности человека для них будут разрабатываться наиболее удобные, необходимые и многофункциональные программы, поэтому разнообразие возможностей, пусть даже в рамках Word, будет постоянно расти.

Подводя итог вышесказанному, хотелось бы отметить следующее. Все новации, требующие дополнительных организационных усилий, мероприятий по повышению квалификации сотрудников, отрыва опытных специалистов от повседневной работы встречаются без большого энтузиазма, особенно если результат неочевиден, а оцениваемые затраты достаточно высоки. Тем не менее, создание интегрированной информационной системы, обеспечивающией возможность управления предприятием на основе оперативных, аналитических и достоверных данных это не дань моде, а настоятельная необходимость.

В качестве простого примера можно привести распространенные ныне практически везде системы офисного документооборота и электронной почты и, без которых сотрудники уже не могут обойтись: офисная культура не предполагает такой организации, когда по каждому требующему того поводу нужно обзванивать коллег, писать записки секретарям, отрывать время у руководства и сотрудников и т.д., если имеется информационная система группового использования, позволяющая выполнить все необходимое без отрыва от производства.

Чем раньше руководство предприятия начинает проводить работу по обучению и подготовке персонала к внедрению современных информационных технологий управления, тем быстрее будут выработаны согласованные позиции у представителей различных направлений деятельности, тем меньшие временные и денежные затраты понесет предприятие в процессе внедрения, тем раньше руководство предприятия будет обладать эффективным инструментом для принятия управленческих решений.