Создание оглавления
Автоматизированное создание оглавления обычно основано на использовании стилей заголовков (Заголовок1 (Heading 1),..., Заголовок9- (Heading9)). Поэтому при форматировании документа следует назначить соответствующие стили тем заголовкам, которые предусматривается включить в состав оглавления. Стили заголовков разделов (глав), подразделов, пунктов, подпунктов и т. д. следует назначать в порядке возрастания цифр в составе наименований соответствующих стилей.
Наглядное представление о внешнем виде создаваемого оглавления можно получить в режиме Структура (Outline). В этом режиме удобно определять, какие уровни заголовков следует учитывать при создании оглавления. По умолчанию учитываются заголовки первых трех уровней. При меньшем числе уровней оглавление может быть неинформативным, при большем — может оказаться слишком громоздким.
Кроме стилей заголовков, оглавление может использовать и другие стили, например, Название (Caption), ВерхКолонтитул (Header), НижКолонтитул (Footer) и даже Обычный (Normal). В оглавлении им можно назначать произвольный уровень в диапазоне от 1 до 9.
Создание оглавления выполняется с помощью вкладки Оглавление (Table of Contents) диалогового окна Оглавление и указатели (Index and Tables). Вызов окна выполняется командой Оглавление и указатели... (Index and Tables...) меню Вставка (Insert) [3,4].
Рисунок 4.1
В результате будет выполнено автоматическое создание оглавления, возможный вид которого показан на рис. 3.3.
По умолчанию в поле Уровень: (ТОС Level:) элементам оглавления со стилями Заголовок1 (Headingl), Заголовок2 (Heading2) и Заголовок3 (Heading3) назначены значения 1, 2 и 3 соответственно.
Исправления, версии, примечания
Исправления
Работа с большими документами, как правило, носит коллективный характер и продолжается достаточно долго. Рассмотрим важные средства эффективной работы с большим документом – исправления, версии, примечания.1
Исправления позволяют отслеживать те изменения, которые делаются в документе. Каждый удаленный или добавленный фрагмент текста помечается датой, временем и инициалами автора. Пометки исправлений фактически фиксируют протокол правки документа.
Версии позволяют фиксировать определенные состояния документа в процессе работы над ним. Даже если документ не содержит пометки исправлений, их можно создать, сравнив текущую версию документа с исходной.
Примечания позволяют добавлять вопросы и замечания к тексту которые отображаются в специальном окне. Примечания не искажают исходный текст, а только присоединяются к документу. Каждое примечание помечается инициалами автора [2,4].
Работа с исправлениями
Средства для выполнения исправлений позволяют увидеть, какие исправления внесены в документ. Если несколько человек просматривают документ, то можно отмечать эти исправления разным цветом текста. Чтобы использовать указанные средства и сделать исправления видимыми, необходимо выбрать команду “Сервис, Исправления, Выделить исправления”. Появится диалоговое окно “Исправления”. Чтобы добавить отметки исправлений, нужно установить флажок “Записывать исправления” и щелкнуть по кнопке “ОК”. По умолчанию введенный текст подчеркивается, а удаленный текст зачеркивается, все исправления отмечаются на полях вертикальной линией.
Чтобы принять исправления и удалить отметки исправлений из документа, необходимо выбрать команду “Сервис, Исправления, Принять/Отклонить исправления” и щелкнуть по кнопке “Принять все”. Чтобы отказаться от всех исправлений, внесенных в документ, надо щелкнуть по кнопке “Отказ от всех”. Чтобы просмотреть каждое исправление, нужно щелкнуть по кнопке “Найти”. Возможно использование соответствующих кнопок на панели инструментов Рецензирование
Рисунок 5.2
Панель инструментов Рецензирование
В документе выделяется исправление, при этом в диалоговом окне “Просмотр исправлений” в секции “Описание” выводится описание данного исправления. Для того чтобы принять исправление, необходимо нажать кнопку “Принять”, в противном случае — кнопку “Отказаться”. С помощью кнопок “Найти” можно перемещаться от исправлений к исправлению как вперед по документу, так и назад. По окончании работы с исправлениями нужно нажать кнопку “Закрыть”, чтобы вернуться к работе со всем документом.
Если над документом работают несколько человек, то каждый из них может сохранить свою версию документа под другим именем (не выделяя своих исправлений). Чтобы просмотреть исправления, внесенные каждым пользователем, можно открыть исходный файл, затем выбрать команду “Сервис, Исправления, Сравнить версии” и выделить все версии файла. Все изменения будут выведены описанным выше способом. Чтобы их просмотреть, следует воспользоваться приведенными ранее инструкциями.