Інформаційно-комунікаційне забезпечення фінансової діяльності навчальний посібник

10.2. Автоматизована інформаційна система "Казна"

Недостатній розвиток застосування інструментів управління фінансивими ресурсами не дає повною мірою ефективно здійснювати управління бюджетними коштами, особливо пов'язаними з видатковою частиною бюджету; планувати політику виконання державного боргу; позбавляє державний бюджет додаткових джерел доходів. На сьогодні вивчаються досвід інших країн, а також можливість Міністерства фінансів України, Державного казначейства України та Національного банку України за чинної діючої законодавчої бази використовувати інструменти управління Єдиним казначейським рахунком, а також забезпечити необхідний зв'язок із загальним управлінням бюджетом.

Необхідність вирішення перелічених проблемних питань стала основою для подальшого розвитку автоматизації діяльності Державного казначейства України.

Розвиток казначейської системи, її щораз вищі вимоги та фінансові можливості породжують як кількісні зміни інформаційного середовища – збільшення обсягу оброблюваної інформації, виконуваних функцій, так і якісні – розширення функціонального спектру вирішуваних завдань, зміни їх характеру тощо.

Використання автоматизованих систем забезпечує створення єдиного інформаційного простору, що охоплює всі ділянки та всіх учасників бюджетної сфери. Ядром побудови єдиного інформаційного простору бюджетної сфери є повна автоматизація процесу касового виконання бюджету, що забезпечує оптимізацію комплексного бюджетного обліку, фінансового контролю й ефективне управління державними фінансовими ресурсами.

Основним призначенням АІС казначейства є узгодження та забезпечення взаємодії казначейських органів усіх рівнів між собою та з іншими учасниками бюджетного процесу, їх оперативне інформаційне забезпечення, автоматизація основних процесів, організація систем зв'язку та передачі даних.

Структура інформаційно-обчислювальної системи органів Державного казначейства залежить від факторів:

характеру виконуваних функцій та завдань, що вирішуються; нормативно-інструктивної бази; внутрішньої організаційної структури тощо [122].

272

Державне казначейство України створене при Міністерстві фінансів України. Його слід розглядати як самостійну організаційну одиницю, яка формує власну кадрову, господарську, інформаційно-технічну політику розвитку казначейської системи.

Певною мірою на організацію АІС Державного казначейства та його територіальних органів, а також на технологію обробки даних впливає структура казначейської системи, яка включає три ієрархічні рівні:

перший рівень представлений центральним апаратом Державного казначейства;

на другому рівні розміщені головні управління Державного казначейства в АРК, областях, містах Києві та Севастополі;

на третьому рівні знаходяться управління (відділення) Державного казначейства у містах та районах.

Відповідно, АІС казначейства має ієрархічну організацію, за якої централізована обробка інформації та єдине управління ресурсами системи на верхньому рівні поєднується з відповідною обробкою даних на нижніх ланках. Таку організацію АІС називають централізованою мережею.

З моменту входження в Систему електронних платежів Національного банку України органи Державного казначейства використовували у своїй роботі різні програмні продукти: "TACK", "ІСАОД", "УНІТІ БАРС" та АІС "Казна". Такий стан справ призводив до певних ускладнень у роботі всієї системи Державного казначейства України. У процесі випробовування та тестування цих програмних продуктів виявились їх недоліки й неможливість адаптувати для розв'язання назрілих проблем та нових функцій щодо казначейського виконання державного бюджету.

Створення інформаційної системи казначейства передбачає:

знання законів, положень, інструкцій та інших нормативних актів щодо виконання бюджету;

визначення системи ведення обліку – ручної чи автоматизованої (комп'ютеризованої);

установлення переліку технічних засобів, необхідних для виконання бюджету;

наявність працівників з відповідною кваліфікацією та практичними навиками роботи;

розрахунок норми виробітку за операціями щодо виконання бюджету;

273

визначення потреби в необхідній кількості працівників або додаткових витрат часу на ведення ними податкового обліку;

створення бюджетної системи як сукупності персоналу, технічних засобів і правил ведення облікових записів та забезпечення її функціонування у часі та просторі.

Оскільки програмний продукт АС "Казна" найповнішою мірою забезпечував функціональність системи, було прийнято рішення про використання єдиного прикладного програмного забезпечення, розробленого Дніпропетровським управлінням ДКУ, по всій країні. На сьогодні розроблено "Типову схему КТЗ УДК областей, АР Крим, Києва та Севастополя і центрального апарату Державного казначейства України", яка забезпечує підконтрольний вихід в Інтернет, захист комп'ютерних систем від несанкціонованого доступу, викривлення і знищення інформації, а також зараження комп'ютерів вірусами [84].

У системі Державного казначейства створена та функціонує Автоматизована система казначейського виконання бюджету "Казна", яка об'єднує в собі такі системи та підсистеми [84; 122]:

1) операційний день;

2) доходи;

3) видатки;

4) звітність;

5) бухгалтерський облік бюджетних організацій;

6) формування і подання податкової звітності;

7) процесинговий центр обробки комунальних та інших платежів.

У кожну із систем закладені функції виходячи зі специфіки діяльності казначейства, до яких належать:

відкриття рахунків розпорядникам і одержувачам бюджетних коштів

іїхнє обслуговування, складання звітності про розподіл і використання бюджетних коштів;

відкриття рахунків для збору доходів державного і місцевого бюджетів в аспекті видів доходів та територій, їхнє обслуговування відповідно до чинного законодавства і складання звітності про виконання бюджетів усіх рівнів за доходами;

введення мережі розпорядників бюджетних коштів, починаючи від головних розпорядників і закінчуючи одержувачами;

контроль за цільовим використанням бюджетних коштів; ведення бухгалтерського обліку.

274

10.2.1. Автоматизована інформаційна система казначейського виконання бюджетів усіх рівнів за доходами – "Казна – доходи"

АІС "Казна – доходи" – це типова автоматизована банківська система, що була спеціальним чином дороблена для задоволення специфічних потреб Державного казначейства України.

Вибір типової автоматизованої банківської системи в якості базової обумовлений насамперед не стільки складністю створення систем такого класу, скільки проблемами пов'язаними з процедурами сертифікації в НБУ і виходом у СЕП.

Облік у системі проводиться шляхом ведення залишків на аналітичних рахунках засобами Головної книги в плані рахунків ДКУ. Рух коштів на рахунках виконується за допомогою банківських операцій, що налаштовані на одночасне проведення як по грошових рахунках, так і по облікових казначейських рахунках згідно з методикою.

За допомогою автоматизованої банківської системи (АБС) "Барс" відбувається взаємодія казначейської системи із СЕП НБУ та іншими комерційними банками. Клієнт-банк системи працює із СЕП НБУ. АБС "Барс" спроектована і функціонує відповідно до вимог НБУ щодо структури системи і захисту банківської інформації.

Усі друковані звіти й аналітичні вибірки є вторинними стосовно платіжних документів і залишків на облікових рахунках, що відображає достовірну інформацію. Унаслідок цього стан рахунків можна контролювати щохвилини, тобто баланс можна одержувати в режимі реального часу, що дозволяє оперативно керувати ресурсами казначейства, виконання дохідної частини бюджету стає прозорим, а виправити помилки можна в той же банківський день, коли вони допущені.

АІС "Казна – доходи" охоплює всі ланки казначейської системи: від нижчої – районних і міських територіальних відділень казначейства до Державного казначейства України. Але при цьому територіальні відділення казначейства є пасивними учасниками даної системи, оскільки рахунки для зарахування й обліку надходжень від платників відкриваються на рівні розрахункових палат обласних управлінь казначейства на ім'я відділень казначейства. Повернення неправільно або надлишково сплачених сум платникам відбувається також у розрахунковій палаті Управління на підставі платіжних доручень, наданих відділеннями.

275

Підтвердження про зарахування або списання коштів із дохідних рахунків кожного територіального відділення надходять у вигляді щоденних виписок та оборотно-сальдової відомості, що надсилаються щоранку кожному відділенню.

Для обліку сум оплачених платниками на рахунках платників у податкових органах і узагальнення інформації про виконання Державного та місцевого бюджетів за доходами в органи Державних податкових інспекцій передаються відомості про платежі платників за попередній день і Звіти про виконання Державного та місцевого бюджетів за доходами. Усі кошти Державного бюджету акумулюються на рівні області на транзитних рахунках і щодня в автоматизованому режимі за допомогою СЕП передаються в розрахункову палату Державного казначейства України, де після наступної акумуляції розподіляються на проведення фінансування видатків бюджетних установ, що фінансуються з Державного бюджету України.

Кошти, що надійшли на рахунки місцевих бюджетів, також підлягають акумуляції на рахунках територіальних фінансових органів, про що їм повідомляється у щоденних виписках по рахунках, і розподіляються між установами й організаціями, що одержують фінансування з місцевих бюджетів.

Технологічно ведення дохідної частини бюджетів усіх рівнів можна розподілити на кілька етапів:

зарахування надходжень податків від платників;

відшкодування надлишково сплачених сум або перезарахування на інший вид податку;

акумуляція, розщеплення і відправлення зібраних за день доходів розпорядникам.

У технологічному комплексі АІС "Казна – доходи" реалізовані наступ-ні функції, доступні органам Державного казначейства як учасникам СЕП НБУ:

- облік руху коштів на бюджетних і небюджетних рахунках, рахунках управлінського, позабалансового обліку;

- щоденне відображення виконаних операцій за розрахунковими документами і позабалансовими ордерами в регістрах аналітичного та синтетичного обліку;

- облік нез'ясованих платежів, складання та передавання виписок за бюджетними й небюджетними рахунками, відкритими в органі казначейства;

276

-роль залишків на казначейських рахунках;

-складання й передавання виписок за бюджетними й небюджетними рахунками, відкритими в органі казначейства;

-підготовка файлів для передавання через АРМ НБУ засобами електронної пошти в систему міжбанківських розрахунків;

-відкриття та закриття рахунків в управліннях Державного казначейства України для зарахування податків і зборів (обов'язкових платежів) у бюджети та в державні цільові фонди і рахунків клієнтам казначейства;

-ведення бухгалтерського обліку відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевого бюджетів, затвердженого наказом Державного казначейства України від 28 листопада 2000 року № 119, у розрізі кодів бюджетної класифікації доходів, типів операцій і територій;

-розподіл платежів у державний бюджет і місцеві бюджети всіх рівнів відповідно до нормативів відрахувань, затверджених Законом України про Державний бюджет України на відповідний рік, Бюджетним кодексом і рішенням сесії про місцевий бюджет і перерахування за призначенням розподілених коштів;

-повернення надлишково або помилково сплачених платежів у бюджет на підставі висновків органів Державної податкової служби, рішень судових органів, інших органів, які здійснюють контроль за нарахуванням і сплатою платежів тощо;

-відшкодування податку на додану вартість на підставі висновків органів Державної податкової служби і рішень судових органів;

-складання щоденної, періодичної і річної звітності за доходами відповідно до кодів бюджетної класифікації доходів і надання її відповідним органам, що здійснюють контроль за нарахуванням і сплатою платежів у бюджет і державні цільові фонди;

-складання інших вихідних форм, що відображають стан бухгалтерського обліку на звітну дату (баланс денний, місячний, річний, оборотно-сальдові відомості, перевірні відомості та інші).

У загальному вигляді всі функції щодо роботи з дохідною частиною державного і місцевого бюджетів і функціонування Казначейства в СЕП НБУ можна подати як на рис. 10.3.

На рівні районних казначейств відбувається тільки аналіз вихідних форм за доходами, що надходять з управлінь Держказначейства і обслуговування клієнтів за витратами.

277

Рис. 10.3. Структура АІС "Казна – доходи"

Платежі з районів обробляються в розрахунковій палаті монітором "Банк-Клієнт". Потім файли з платежами надходять на обробку монітором "ВПС", що працює безпосередньо з базою даних. Монітор "СЕП НБУ" формує файли для відправлення в НБУ через АРМ-3, що шифрує інформацію. Монітор "ОДК" приймає файли F зі списком відкритих у АІС "Казна – видатки" рахунків. За допомогою електронних таблиць формуються аналогічні файли з відкритими дохідними рахунками для передавання їх в АІС "Казна – видатки" [122].

278

10.2.2. Автоматизована інформаційна система казначейського виконання бюджетів усіх рівнів за видатками – "Казна – видатки"

До створення АІС "Казна – видатки" облікова інформація про виконання державного бюджету за видатками була розподілена між робочими станціями і серверами органів казначейства (управлінь і відділень), а облік частини документації взагалі проводився тільки в паперовому вигляді в ручному режимі. Водночас практично всі роботи, що проводилися в органах казначейства, передбачали обмін документтами й даними в електронному вигляді.

Відсутність єдиної бази даних бухгалтерського обліку виконання видаткової частини державного бюджету призводила до:

втрати часу для пошуку документів або даних; величезної кількості копій документів; помилок у процесі обробки документів;

спотворення інформації, втрати або пошкодження документів; доступу небажаних осіб до документів; відсутності можливості швидкого відбору й аналізу накопиченої

інформації за різними показниками.

Користувачі непов'язаних робочих станцій не мали можливості спільно працювати з розрізненою інформацією. Для зберігання, пошуку й обробки інформації використовувалось різнорідне, не повнофункціональне програмне забезпечення або стандартні неефективні навігаційні засоби операційних систем. Потрібне було залучення великої кількості кваліфікованого персоналу для супроводу програмного забезпечення і оновлення версій. Така організація бюджетного процесу призводила до збільшення термінів обробки документів, затримки коштів, відсутності своєчасної та достовірної інформації про хід виконання бюджету.

АІС "Казна – видатки" є суто казначейською обліковою системою, яка була розроблена з метою:

заміни різнорідного, не повнофункціонального програмного забезпечення єдиною комплексною системою контролю над виконанням бюджету на центральному й регіональному рівнях з використанням нових інформаційних технологій, швидкісних автоматизованих процедур і можливістю централізованого супроводу;

279

автоматизованого обліку виконання витратної частини державного бюджету в аспекті діючої бюджетної класифікації в режимі реального часу з централізованим зберіганням інформації на регіональному (обласному) рівні;

скорочення часу затримки засобів у процесі їх розподілу між розпорядниками й оплати витрат до одного дня (за наявності підтверджувальних документів);

передачі врахованих даних, пов'язаних з виконанням витратної частини бюджету, по всій мережі органів держказначейства як мінімум протягом одного дня;

отримання протягом одного дня детальної, повної і достовірної інформації керівництвом органів Державного казначейства і фінансових органів, Міністерством фінансів України, статистичними відомствами, податковими органами для підготовки й ухвалення ними управлінських і економічних рішень, планування, оцінювання та контролю за використанням бюджетних коштів, ефективного управління бюджетними ресурсами і оцінювання ризиків, що загрожують фінансовому становищу бюджетів;

постійного контролю відповідності виконання бюджетних операцій за витратами встановленими правилами й повноваженнями виконавців;

гарантованого забезпечення цілісності, збереження, достовірності даних про бюджетні операції за витратами й захисту їх від несанкціонованого доступу від початкової до кінцевої точки мережі органів держказначейства;

можливості контролю шляхом дослідження історії проведення операцій;

скорочення часу складання фінансової звітності про виконання витратної частини бюджету на будь-який момент часу протягом бюджетного року до одного календарного дня, у тому числі зведеної звітності про виконання бюджету в цілому за системою Державного казначейства України з урахуванням підвідомчих управлінь і відділень.

Автоматизована система обліку виконання видаткової частини бюджетів призначена для ведення бухгалтерського обліку виконання видаткової частини державного бюджету в органах Державного казначейства і складання на основі його даних фінансової та управлінської звітності відповідно до чинних нормативних документів і законодавства України.

280