Раздел 12. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-информационных документов

Лекция 4

Телеграмма – вид документа, предназначенный для передачи информации по каналам телеграфной связи. Телеграмма составляется в целях срочной передачи информации.

Телеграммы подразделяются на внутренние и международные. Порядок составления и оформления телеграмм установлен Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 15.04.2005 №222. Внутренние телеграммы в зависимости от сроков передачи информации подразделяются на категории: «вне категории», «внеочередная», «Президент Российской Федерации» – не более 2-х часов, «высшая правительственная», «правительственная», «срочная» - не более 4-х часов, «обыкновенная» - не более 8 часов. Право подачи и перечни лиц, за подписью которых подаются телеграммы категорий «вне категории», «внеочередная», «Президент Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» определяются Президентом и Правительством РФ. Кроме того, в Правилах указаны виды телеграмм: «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. Впервые введены в Правила телеграммы с отметками: «криптограмма», « криптограмма перфоленте», «переводная», «схемная». Право подачи телеграмм с отметкой «криптограмма» и «криптограмма перфоленте» предоставляется юридическим лицам, и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензию на эксплуатации. Шифровальных (криптографических средств)или оказание услуг с их использованием., а также лицам, заключившим договоры на оказание услуг по шифрованию информации с указанными лицами.

Право подачи телеграммы вида «схемная» имеют юридические лица и индивидуальные предприниматели. Порядок подачи таких телеграмм, в том числе список адресов и присваеваемый ему номер схемы определяется в договоре между оператором связи и отправителем. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые.

Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, адресат, текст, подпись.

Телеграмма оформляется на лицевой стороне телеграфного бланка, или на светлой бумаге. Допускается подача телеграмм на бланках организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц. При этом реквизиты бланков не передаются.

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

-отметка о категории телеграммы ( за исключением телеграмм категории «обыкновенная»;

- отметка о виде телеграммы;

- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма с указанием наименования адресата;

- текст телеграммы;

- подпись отправителя.

При адресовании телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус», и «квартира» пишутся полностью или сокращенно – «стр», «кор», «кв». Слова «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок», и «дом» можно писать полностью или сокращенно – «кр», «обл.», «рн», «с», «дер», «ул», «пер», «д». Номера домов, строений, квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака «» или словами « номер три дробная черта один». Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами. В адресах организаций, размещенных в жилых домах, допускается указание дополнительных данных ( например, подъезд, подвал, чердак и др.). По желанию отправителя в адрес может быть включен номер телефона адресата.

Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации, имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Он определяется самой организацией и регистрируется оператором связи. Организация, имеющая условный или сокращенный адрес, обязана ежегодно перерегистрировать его у оператора связи. Например, «Москва, КОЛОС, Козлову», «Иваново, ТЕКСТИЛЬ, Петрову» и др.

К телеграмме, направляемой в несколько адресов, прилагается список адресов ( не более 20).

При оформлении международных телеграмм адресные данные указываются в следующей последовательности:

- наименование адресата ( в именительном падеже);

- местонахождение (жительства) адресата;

- пункт назначения и название страны ( отдельная строка реквизита «адресат»).

Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если количество слов больше, телеграмма делится на несколько частей по 300 слов каждая, которые передаются как отдельные телеграммы. При этом отметка о категории указывается на каждой части телеграммы, а отметка о виде – только на первой.

Текст и подпись телеграммы пишутся буквами русского или латинского алфавита. Цифру пишутся либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте числовые значения, точность которых важна, пишутся словами. Знаки препинания могут писаться полностью словами или с использованием сокращений 6 «тчк», «зпт», «квч», «скб» и т.д. Знаки «вопросительный», «тире», «плюс», «минус»,»дробная черта» могут быть написаны словами, либо символьными знаками. Знаки «номер», «двоеточие», «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно «нр», «двтч», «вскл». Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

В нижней части бланка телеграммы указывается фамилия и адрес отправителя, которые в содержание телеграммы и в состав оплачиваемых слов не входят.

Служебная телеграммы составляется в двух экземплярах. Первый, подписанный отдается для передачи, второй остается в организации и подшивается в дело.

Подача телеграммы должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи. Телефонограмма используется для решения оперативных вопросов в тех случаях, когда передаваемое по телефону сообщение требует документального оформления. С помощью телефонограммы передаются несложные тексты, такие, как приглашения на совещания, заседания и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В нем не должно быть более 50 слов, труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать текст. После передачи телефонограммы следует попросить записавшего прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи.

Обычно телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги. Юридическую силу ей придают реквизиты: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы, номера телефонов передавшего и принявшего сообщение сотрудников, время приема телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресам, к ней должен быть приложен их список и номера телефонов, по которым она должна быть принята.

Факс – любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать любую текстовую, изобразительную и графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемые к виду отправляемого документа: приказа, протокола, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию. Документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой как подлинник документа или его заверенная копия.

Электронными сообщениями (письмами) называют документы, передаваемые по каналам электронной почты. Электронная почта позволяет осуществлять обмен данными, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронное сообщение) на экране или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера). Такой способ коммуникации используется для пересылки сообщений как внутри организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, являющимися абонентами информационных сетей. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и присваивается код пользователя. Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, текста, подписи. Подпись может быть электронно-цифровой. К электронному сообщению могут присоединяться и другие электронные документы, содержащие знаковую, изобразительную или звуковую информацию.