Раздел 17. Система плановой и отчетной документации

Лекция 13

1.Назначение и состав отчетной документации.

Сведения о результатах деятельности организации фиксируются в отчетных документах. Отчетные документы составляются за определенный период: год, полугодие, квартал, месяц. Отчетные документы взаимосвязаны с плановыми, так как содержат сведения об их выполнении.

Отчетные документы являются важной информационной основой для принятия управленческих решений по вопросам совершенствования деятельности организации или отрасли в целом.

Отчетные документы можно классифицировать по группам:

Документы государственной отчетности

Документы ведомственной отчетности

Документы внутриучрежденческой отчетности.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются федеральными органами государственной статистики и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий.

Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 года № 130.

Документы государственной статистической отчетности являются унифицированными. Они входят в состав унифицированной системы отчетно-статистической документации, которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

В состав УС отчетно-статистической документации входит:

Документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

Документация по статистике труда;

Документация по статистике материальных ресурсов;

Документация по статистике финансов;

Документация по социальной статистике;

Документация по статистике промышленности;

Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

Документация по статистике капитального строительства;

Документация по статистике внешнеэкономических связей;

Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

Документация по статистике транспорта и связи;

Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Документы государственной статистической отчетности представляются в установленные сроки территориальным органам статистики.

По срокам представления государственная статистическая отчетность может быть месячной, квартальной, полугодовой, годовой.

В органы государственной статистики представляется первый экземпляр подготовленного отчета и его электронная копия.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций, предприятий. Так, например, Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба, Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях.

Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для учреждений, организаций и предприятий отрасли. Ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим органам. По срокам представления она также может быть месячной, квартальной, полугодовой, годовой. В заинтересованные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и его электронная копия.

В каждом учреждении, организации, предприятии составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, плановых заданий, поручений вышестоящих организаций или руководства данной организации. Такие отчеты оставляются специалистами структурных подразделений и представляются руководству организации или вышестоящего органа. Внутриучрежденческие отчетные документы составляются в виде отчетов или справок отчетного характера.

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах деятельности структурных подразделений, организации в целом, о результатах производственной, научно-исследовательской, рекламной деятельности, о командировках, о выполнении отдельных мероприятий или поручений руководства.

2. Составление и оформление отчетных документов.

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящего органа.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется в виде унифицированных форм документов. Формы заполняются в соответствии с нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутриучрежденческая отчетность составляется в произвольной форме или в формах документов, принятых в данном учреждении, организации, предприятии.

Отчеты оформляются на общем бланке организации. Отчеты структурных подразделений – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

В заголовке к тексту отчета указываются:

наименование структурного подразделения, должностного лица, о результатах деятельности которых составляется отчет, и отчетный период.

Например:

ОТЧЕТ

О работе отдела маркетинга за 2006 год

Или

за период с января по июнь 2007 года

В отчете приводится описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги, высказываются замечания. Делаются выводы и предложения.

Если в отчете содержится информация о выполнении ранее принятого планового документа (программы, плана и др.), то последовательность изложения текста отчета должна соответствовать последовательности записи мероприятий или видов работ, зафиксированных в плановом документе.

Текст отчета может быть оформлен в виде таблицы, связанного текста, в смешанной форме.

К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочно-информационные документы. В этом случае в тексте отчета делается ссылка на приложения. А на документах, являющихся приложениями к отчету, делается отметка в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Например:

Приложение 1

к отчету о работе отдела маркетинга

за 1 квартал 2007 года

Отчет о работе сотрудника подписывается составителем. Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителями структурных подразделений. Утверждаются руководителем организации. Отчеты о работе организации подписываются руководителем организации или его заместителем. Утверждаются руководителем организации. При наличии вышестоящей организации отчет о работе организации утверждает руководитель вышестоящей организации. Датой отчета является дата его утверждения.