Раздел 1

1. ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Некоторые особенности языка личных документов

Язык личных документов как жанровой разновидности офи­циально-делового стиля должен соответствовать требованиям Единой государственной системы документов. Нормы составле­ния документов закреплены в ГОСТах, различных справочни­ках, словарях и руководствах.

Основными особенностями языкового оформления текстов личных документов являются нейтральный тон изложения ма­териала, лаконичность и краткость текста, точность и ясность выражения мысли, использование речевого стандарта — клише.

Следует помнить, что в деловых бумагах, в том числе лич­ного характера, не употребляются слова и выражения:

а) вышедшие из употребления — архаизмы (например, не сего года, а этого года, текущего года; не означенный, а названный);

б) имеющие эмоционально-оценочный оттенок (например, взвинтить, сговор, насаждать);

в) относящиеся к ограниченной сфере употребления: про-­ сторечные слова, имеющие отрицательную эмоциональ-­ ную окраску (например, балбес, скувырнуться); диа­- лектизмы — слова местных, территориальных говоров (например, бурак {свекла), кочет {петух)); жаргониз­- мы — слова, характерные для определенных соци­ альных групп (например, баранка {руль), замести {арестовать)).

Новые слова (неологизмы) или заимствованные слова ис­пользуются только в том случае, если они получили устойчивое признание в языке, т.е. кодифицированы, закреплены в слова­рях или справочниках.

6

Имена числительные обычно пишутся цифрами (в некото­рых случаях прописью в скобках после указанных цифр). Окончания порядковых числительных — через черточку, ест числительные обозначены арабскими цифрами (например, 2 я научная студенческая конференция). После римских цифр окончания не пишутся (например, XI Международная научно практическая конференция).

Глагольные выражения типа прошу разрешить, необходимо улучшить заменяются словосочетаниями, в состав которых вхо­дят отглагольные существительные: прошу разрешения, необхо- димо улучшение.

Широко используются конструкции с причастными и дееп­ричастными оборотами, краткие страдательные причастия (на­пример, принят на работу, направлен на учебу и т.п.).

Таким образом, владение языком делового стиля во многом зави­сит от умения употреблять языковые формулы, модели речевых обо­ротов, что обеспечивает точность и однозначность понимания теиста адресатом, сокращает время па составление текста документа.

Также существуют определенные нормы и правила указания наименования адресата и адресанта, даты документа, подписи составителя, оформления печатного текста, нумерации страниц, сокращения слов и словосочетаний в тексте документов, скло­нения фамилий в русском языке.

1.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверж­дения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Существуют два способа оформления дат в документах: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе дату документа оформляют арабски­ми цифрами, отделенными друг от друга точками, в указанной последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и ме­сяц оформляют двумя парами арабских цифр; год — четырьмя арабскими цифрами (например, 03.06.2007). Слово год опуска­ется при его цифровом обозначении на титульном листе, облож­ке, а также в выходных данных библиографического описания.

7

Словесно цифровой способ допускает обозначение числа меся­ца двумя парами арабских цифр, года — четырьмя арабскими цифрами, названия месяца — слоном. Для обозначения слова год используется как сокращенный, так и полный вариант написания слова (например, 03 июня 2007 г. или 03 июня 2007 года).

Слова год, годы сокращаются (год — г., годы — гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца и года, квартала и года, полугодия и года (например, в ноябре 2007 г.; в октяб­ре ноябре 2007 г.; в I квартале 2007 г.; в II— III кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.). Квартал обозначается рим­ской цифрой, слово полугодие пишется полностью. Падежные окончания при римских цифрах не ставятся (например, во II квартале, но не во II-м квартале).

Период, ограниченный пределами двух лет или года и деся­тилетия, указывается следующим образом: в 1992—1993 гг., в период 1985-1995 гг.

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчет­ный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту (например, в 2001/2002 учебном году, отчетный 2006/2007 год). В остальных случаях между годами ставится тире (например, освободить от взима­ния налога в 2006—2007 гг.).